Em tempos de transformação digital, o mínimo que as empresas precisam fazer é trabalhar com a automação de processos. Prerrogativa básica para qualquer negócio que deseje se destacar no mercado, a ideia é deixar softwares realizarem tarefas rotineiras para a equipe ter tempo para pensar na estratégia.

Esse é o primeiro passo para digitalizar o seu negócio e alcançar um retorno significativo. Apesar de ser apenas o início, é fundamental, porque a automação é a peça-chave para iniciar a mudança na sua empresa. Além disso, essa prática oferece vários benefícios, os quais apresentaremos ao longo deste artigo.

Mais que as vantagens, também veremos o conceito, como aplicar essa ideia na sua empresa e quais impactos serão alcançados. Continue lendo!

Neste artigo, você vai ler:

• O que é automação de processos;
• Qual a importância dessa estratégia;
• Quais os principais benefícios da automação de processos para as empresas;
• Quais as principais tecnologias utilizadas;
• Quais processos podem e devem ser automatizados na área da tecnologia
• Demais áreas e a automatização;
• Qual o momento certo para implementar a automação;
• Hiperautomação: um passo além;
• Como a Softline pode ajudar nesse processo;
• Consultoria gratuita e especializada.

Para iniciar: o que é a automação de processos?

O Dicionário Michaelis define automatização como:

Sistema constituído por dispositivos mecânicos ou eletrônicos, utilizados em fábricas e estabelecimentos comerciais, em telecomunicações, em instituições hospitalares e bancárias, por exemplo, destinado à operacionalização e controle dos processos de produção, que dispensa a intervenção direta do homem.

Ou seja, consiste no uso de equipamentos e softwares para simplificar e agilizar os processos internos da organização.

Esse conceito é bastante claro e tem tudo a ver com inovação. Quando novas tecnologias são agregadas aos processos operacionais, as metodologias de trabalho ultrapassadas são substituídas.

Com isso, deixam de ser lentas e burocráticas para se tornarem ágeis e simples de manusear. O resultado é a capacidade de lidar com um grande volume de dados com facilidade.

Para chegar a esse patamar, é fundamental que as tecnologias sejam mais que inseridas no processo produtivo. Elas devem ser integradas de maneira efetiva, porque, assim, auxiliam gestores e colaboradores a executarem suas funções de modo eficiente.

Você entende a importância dessa estratégia?

Com o auxílio da automação, os processos repetitivos e burocráticos são simplificados. O tempo de realização é diminuído de maneira significativa, assim como os erros e os retrabalhos. Os profissionais também ficam menos sobrecarregados, porque deixam de perder tempo com tarefas exaustivas e repetitivas.

Da mesma forma, os dados e as informações são estruturados, e subsidiam a tomada de decisões, porque estão acessíveis e são úteis para a estratégia corporativa. Com esses benefícios, há um alinhamento maior da rotina produtiva e as demandas do mercado são atendidas.

Tudo isso se reflete em aumento da competitividade organizacional. Isso acontece porque a empresa faz mais com menos, ou seja, é mais produtiva e eficiente. Esses resultados são obtidos sem deixar de lado os objetivos estratégicos da organização, que devem balizar as ações executadas.

Por isso, a automação dos processos ajuda a empresa a crescer. Com o controle dos dados, a confiabilidade no processamento das informações é melhorada.

• Para ler mais: Planejamento de TI para 2023: saiba por onde começar e qual o caminho seguir 

Ao mesmo tempo, os gestores têm acesso a dados precisos. Eles permitem identificar o melhor caminho a seguir e quais são as tendências dos próximos meses para se preparar para o futuro.

Quais são os principais benefícios da automação de processos para as empresas?

A explicação do que é a automação e de sua importância evidencia as vantagens dessa prática. Além de preparar a empresa para a transformação digital, ela contribui para a simplificação de todas as atividades, inclusive das complexas.

Esse pilar garante a eficiência das operações e traz relevância e competitividade organizacionais. Porém, ainda existem outros benefícios para os negócios.

Veja quais são eles!

Controle e rastreabilidade dos processos

A organização dos processos é uma das consequências da adoção de sistemas de gestão. Isso leva ao conhecimento do workflow e a um detalhamento mais claro das operações, que estão documentadas nos softwares.

Como resultado, há uma padronização dos fluxos de atividades. Os setores trabalham com o mesmo nível de performance, medida que evita desequilíbrios e a redução do fluxo produtivo.

Desse modo, as etapas se tornam mais simples e contribuem para uma tomada de decisão estratégica e ágil.

Monitoramento corporativo

A automação torna os processos escaláveis e organizados. As informações estão disponíveis a qualquer momento, especialmente porque o armazenamento em nuvem é uma medida indispensável.

Como os dados e os sistemas estão integrados a uma plataforma, há um controle maior sobre as atividades executadas.

• Por exemplo: uma indústria é capaz de integrar estoque, compras e logística com a linha de produção. O objetivo é repassar informações válidas de um setor para o outro para evitar a interrupção no trabalho.

Com isso, também é possível rastrear os processos para saber qual é seu status e o que precisa ser realizado na próxima etapa.

Redução do tempo de trabalho

Uma das principais vantagens da automação é diminuir o tempo de trabalho, porque a mão de obra humana é substituída, pelo menos em partes, por equipamentos e sistemas.

As equipes têm uma produtividade maior, porque executam suas funções de maneira potencializada, sem se preocupar com as tarefas operacionais.

Da mesma forma, a comunicação interna é aprimorada. Os processos se tornam mais fluidos e ágeis. Tudo isso gera um diferencial competitivo valioso devido à melhoria dos fluxos de trabalho e da reputação organizacional perante concorrentes e clientes.

• Para ir além, baixe agora: A comunicação e os novos modelos de trabalho 

Diminuição de custos

A redução de gastos é uma consequência normal da automação. Mesmo que seja necessário fazer investimentos num primeiro momento para acrescentar tecnologias à empresa, os colaboradores aperfeiçoam suas funções e atuam de maneira estratégica.

Além disso, os sistemas ajudam a identificar falhas e evitam retrabalhos. Esse benefício resulta em eficiência, ganho de produtividade e uso otimizado de recursos e insumos.

Quais são as principais tecnologias utilizadas?

Trabalhar a automação de processos exige uma série de ferramentas para colocar essa ideia em prática. É dessa forma que a eficiência e a inovação são asseguradas. De um lado, a substituição de processos lentos e manuais — a exemplo do preenchimento de planilhas e formulários — aperfeiçoa as funções executadas.

De outro, a empresa tem a chance de testar novas estratégias e até explorar outros segmentos por meio de conceitos alinhados às exigências do mercado atual.

Esse é o caso das centrais de atendimento automatizadas, que diminuem o tempo de resposta, e do conceito omnichannel, que prevê a integração dos canais de contato com o usuário para aumentar a satisfação e solucionar os problemas dos clientes.

De acordo com essa explicação, fica claro que várias tecnologias podem ser utilizadas para efetivar a automação no seu negócio. No entanto, existem algumas tecnologias principais que precisam ser consideradas.

Continue a leitura e veja mais sobre elas!

1. Enterprise Resource Planning (ERP)

Contar com softwares ERP é a melhor forma de automatizar a gestão e potencializar o monitoramento de dados. Por meio desse sistema, as informações de diferentes setores — como vendas, marketing, RH, estoque, compras, financeiro e entre outros —  centralizadas em uma única plataforma.

Assim, o acesso e o gerenciamento dos dados são facilitados, porque é desnecessário ter vários programas para fazer um controle qualificado.

2. Cloud computing

Utilizar a computação em nuvem favorece o acesso remoto e o trabalho colaborativo e simultâneo das equipes. Um gestor consegue, por exemplo, visualizar os dados de que precisa para explicar um orçamento para os clientes.

Ao mesmo tempo, um ou mais profissionais podem editar as informações quando necessário, sem correr o risco de duplicidade ou mesmo de erros e inconsistências.

Essas características facilitam o trabalho home office, de empresas que operam com matriz e filiais ou que contam com equipes alocadas em outras cidades.

Além disso, o cloud computing traz mais segurança para os arquivos, porque o acesso é feito somente por meio de login e senha.

Os documentos são criptografados e, também, permitem determinar níveis de acesso para evitar a visualização de pessoas sem autorização.

3. Business Process Management (BPM)

Implementar os softwares de BPM contribui para a estruturação dos processos organizacionais para identificar gargalos e oportunidades de adotar a melhoria contínua.

Entre os benefícios estão a transparência em todas as etapas do processo produtivo, o aumento da produtividade e do controle da gestão, além da redução de custos.

4. Gestão Eletrônica de Documentos (GED)

São tecnologias que simplificam o controle, o armazenamento, o compartilhamento e a busca de arquivos que estão em meio digital.

Essas ferramentas contribuem com o cloud computing, porque facilita a recuperação e o acesso dos dados, além de implementar níveis de segurança e controles de backup.

É claro que, como já indicamos, cada empresa está em um contexto diferente e, em alguns casos, umas ferramentas são mais necessárias que outras.

De toda forma, essas ferramentas que apresentamos contribuem de maneira significativa para o seu negócio, especialmente por conta dos benefícios à organização, sistematização e acesso de dados e informações, que geram insights corporativos valiosos.

Quais processos podem e devem ser automatizados na área de tecnologia?

A área de TI costuma ser a primeira a passar pela mudança da automação de processos. Isso acontece por ser um setor estratégico e que trabalha diretamente com as ferramentas lançadas.

O cloud computing também favorece essa transformação. Porém, como isso acontece na prática? Veja alguns exemplos a seguir:

Sistemas de dados

A automação do database torna os processos mais eficientes, com capacidade maior de visualização e qualidade das informações. O monitoramento constante permite reconhecer problemas com antecedência para serem solucionados. A consequência são correções e aumento da estabilidade.

Servidores

O processo torna os servidores mais rápidos e consistentes. As ferramentas são utilizadas para monitorar as demandas. Com isso, a equipe de TI tem mais autonomia para produzir e perde menos tempo com o monitoramento manual.

No caso dos servidores em nuvem, esse benefício é otimizado. Os relatórios geram dados de desempenho importantes, que são bem aproveitados pelas auditorias.

Suporte

O help e o service desk são aperfeiçoados, porque há um nível máximo de report. A automação ocorre pelo acompanhamento de logs periódicos, que fornecem um suporte mais rápido e melhor.

À equipe cabe trabalhar em demandas urgentes e pontuais, e fornecer diagnósticos exatos para melhorar o trabalho da TI.

Backup

As cópias de segurança automatizadas — especialmente quando executadas na nuvem — evitam a perda de dados e permitem monitorar o trabalho das equipes.

Ao mesmo tempo, reduzem custos, elevam a escalabilidade e diminuem o tempo gasto com a manutenção de hardwares e data centers.

Desse modo, a coleta, o armazenamento e a acessibilidade das informações estão práticos e acessíveis.

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Gestão de ativos

Essa ideia consiste em utilizar práticas que facilitem o gerenciamento, o controle e a proteção dos ativos de TI. Quando automatizada, são implementados processos comprovados, que aumentam a segurança da rede corporativa.

Ao mesmo tempo, o licenciamento dos softwares é organizado a fim de adequar os recursos à estratégia do negócio.

As demais áreas da empresa também podem ser automatizadas?

A resposta é sim! Da mesma forma que a TI, os processos administrativos são passíveis de automação.

 Aliás, é bastante recomendado executar essa atividade, porque essa é uma maneira eficiente de lidar com uma grande quantidade de informações e conseguir implementar uma verdadeira integração entre os sistemas.

Para entender como essa prática funciona, veja como alguns setores podem ser automatizados.

1. Financeiro

A gestão financeira e orçamentária ajuda a organizar as tarefas, mas também centraliza os dados em uma ferramenta, como o ERP. O sistema funciona como um banco de dados, que padroniza os processos e fornece acesso fácil às informações. Além disso, os números de receitas e despesas estão disponíveis em tempo real.

Isso significa que é possível acompanhar o fluxo de caixa e questões fiscais e tributárias. Com isso, o trabalho desenvolvido é facilitado, sem contar que os dados não correm o risco de serem esquecidos, apagados ou perdidos.

Com recursos de Business Intelligence (BI), ainda há possibilidade de coletar, analisar, divulgar e controlar um grande volume de dados.

Por fim, os sistemas que automatizam os serviços financeiros trazem um ponto de vista mais estratégico do futuro, com antecipação de tendências e oportunidades.

2. Vendas

O setor de vendas é automatizado por meio de soluções que agilizam a coleta de pedidos e a melhoria do faturamento, por exemplo.

No entanto, há mais o que fazer nessa área. É possível ver a automação em uma situação simples: a venda de um sapato em uma loja. O vendedor recebe o pedido, vai até o estoque para verificar a disponibilidade, leva ao cliente, que experimenta o calçado e assim acontece até a compra ou sua desistência.

Com a automação, o vendedor tem um tablet, por exemplo, e mostra ao cliente as opções disponíveis com a ajuda de fotos. Também são apresentados os modelos e as cores para ter certeza de que o cliente terá acesso exatamente ao que deseja.

Ao escolher os itens que comprará, o pedido é lançado para o caixa. De modo automático, é atualizado o estoque, calculado o valor de compra com possíveis descontos e, se for necessária a reposição do sapato, o setor de compras é notificado.

Com essa integração, o setor de vendas faz um atendimento com mais qualidade e menos erros e insatisfações. O controle de estoque é melhorado e as comissões de vendas são gerenciadas com precisão. Junto a isso, a performance dos vendedores é mensurada.

3. RH

No setor de Recursos Humanos, a automação de processos é estratégica, assim como em outros setores. O fluxo de trabalho é totalmente passível de melhoria, desde o recrutamento até as avaliações e realização de treinamentos. Um exemplo simples é a contratação de um colaborador que, quando executada de maneira errada, gera prejuízos.

Pela automação, é possível integrar o setor de RH e o gestor da área responsável pelo processo. Assim, é feita a solicitação de contratação.

A pesquisa interna de currículos é automatizada, com abertura de vaga externa. Ferramentas específicas fazem a triagem dos candidatos e selecionam aqueles que devem ir para a entrevista.

A etapa de entrevista com os selecionados pode ser realizada até mesmo à distância. Por fim, o processo de contratação exige o levantamento de documentos e procedimentos corretos. Os próprios softwares também fazem essa análise para, então, iniciar o onboarding.

Marketing

A automação favorece as ações de marketing por facilitar a coleta de informações e permitir traçar campanhas mais acertadas.

Um exemplo simples é o e-mail marketing, que utiliza uma base de dados pré-formatada e envia os e-mails de forma automática com a configuração previamente estabelecida.

Assim, é possível determinar o perfil dos destinatários, a frequência de envio e verificar a avaliação dos resultados.

Qual é o momento certo para implantar essa estratégia?

Se você ainda não iniciou esse processo, a hora é agora! Essa é uma forma de sua empresa crescer, ganhar vantagem competitiva e se tornar mais eficiente. No entanto, existem algumas situações que incentivam essa decisão.

Uma delas é a demanda pela automação de atividades, por exemplo, porque os gestores identificaram a ocorrência constante de erros cometidos pela equipe, divergência nos dados ou informações desencontradas.

Desse modo, a automação dos processos leva a um crescimento sustentável que evita:

• Geração de falhas constantes na realização das tarefas;
• Desatualização das informações;
• Dificuldades de analisar os dados;
• Ocorrência de erros em solicitações de pedidos e entregas;
• Falhas na gestão de documentos e no compartilhamento de dados.

É importante perceber que os sistemas integrados de gestão — prerrogativa fundamental para a automação — ajudam a antecipar e prevenir os riscos. Por isso, além de essas falhas serem evitadas, o seu negócio ganha vantagem competitiva e se destaca em meio à concorrência.

O resultado é uma visão holística dos negócios, mais ampla e que permite tomar decisões mais acertadas. Ao mesmo tempo, é mais fácil oferecer experiências de consumo melhores e com mais qualidade, que satisfaçam os consumidores e gerem fidelização.

Como aplicar a automação de processos na sua empresa?

O processo de implementação exige a realização de várias etapas a fim de que haja um aproveitamento máximo das operações e dos recursos. Para isso, é preciso seguir algumas dicas. Veja quais são elas:

Planeje a automação

A empresa precisa ter planejamento para garantir a implantação dessa prática. Primeiro, analise todos os processos que fazem parte do negócio e veja a real necessidade da automação.

Detalhe todas as atividades e considere as demandas atuais, o porte da companhia, sua disponibilidade financeira e o prazo de retorno do investimento para comprovar que é a melhor saída.

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Mapeie as operações

Os processos devem ser mapeados de modo detalhado para identificar os que apresentam um grande potencial de melhoria ou que exigem mudanças urgentes.

Conte com a ajuda dos colaboradores para decidir os pontos em que é possível aperfeiçoar a produtividade ou reduzir os erros.

Inicie a automação pelas atividades simples

As tarefas menos complexas da sua empresa devem ser as primeiras a receberem a automação, porque são as mais fáceis e demandam menos etapas para sua concretização. Alguns exemplos são as atividades burocráticas e repetitivas, que são facilmente reproduzidas por softwares.

Faça um monitoramento constante

Os resultados devem ser monitorados com frequência para saber como está a automação de processos, entender as dificuldades existentes e os impactos gerados.

Esse controle deve ser feito com a ajuda de indicadores de desempenho — índices relevantes para a organização e que evidenciam se os objetivos estratégicos estão sendo seguidos.

Registre todas as ações

As atividades realizadas devem ser registradas, assim como quanto foi investido, quais obstáculos foram enfrentados e os resultados obtidos.

Dessa forma, além de ter mais precisão ao medir o desempenho, você também tem a chance de determinar padronizações, que valem para todos os setores e garante um verdadeiro alinhamento e integração dos processos.

Hiperautomação: um passo além da automação

Podemos considerar esse conceito como o futuro da automação de processos. De acordo com a Gartner, a hiperautomação é uma das principais tendencias de tecnologia para a próxima década.

Esse é um conceito que se refere à automação de quaisquer processos das empresas e que utiliza RPA (Automação de Processos Robóticos) combinadas com outras tecnologias, incluindo Machine Learning, Big Data e Inteligência Artificial, por exemplo.

Além disso, a hiperautomação é peça importante para a transformação digital, eliminando o envolvimento humano em processos menos importantes, ao mesmo tempo que traz dados importantes para insights de negócios.

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Assim, ela é capaz de ser um fator chave no desenvolvimento de empresas, as tornando mais fluídas e capazes de se adaptarem mais rapidamente às mudanças do mercado.

A hiperautomação também é capaz de trazer diversos benefícios, incluindo:

1. Aumento de produção;
2. Maior agilidade nos processos;
3. Redução de custos;
4. Análise de dados mais ágil e assertiva.

Como a Softline ajuda a automação dos processos?

Para colocar em prática a automação, torna-se necessário contar com um parceiro estratégico. A Softline conta com um rol de soluções e serviços de TI, que permitem otimizar os processos na sua empresa e alcançar resultados melhores.

Entre as opções estão os serviços de computação em nuvem, como:

• Infrastructure as a Service (IaaS);
• Platform as a Service (PaaS);
• Software as a Service (SaaS);
• Virtualização.

Além disso, a Softline contribui para a gestão de ativos de TI, além de implementação, terceirização, suporte técnico, treinamento e serviços gerenciados. Por fim, o licenciamento de softwares é otimizado, inclusive para sistemas operacionais, segurança, CAD, criatividade, produtividade comercial, virtualização e outros.

Em suma, contratar a Softline é uma maneira de colocar em prática todas as ações especificadas ao longo deste artigo. A consequência é a automação de processos de modo estruturado e inteligente.

Com isso, sua empresa tem mais chance de se tornar competitiva e alcançar seu lugar perante a concorrência.

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