Uma comunicação ágil e estável é um dos grandes objetivos das corporações hoje. Isso contribui para um maior investimento em soluções avançadas de comunicação, como a Telefonia IP no Microsoft Teams, que consiste em um sistema de telefonia em nuvem com foco em segurança e colaboração unificada.

A busca por um desempenho mais expressivo, com certeza, exige um investimento estratégico em ferramentas tecnológicas de ponta. Esse aspecto se tornou ainda mais evidente com a aceleração da transformação digital nos últimos anos, que é uma das consequências da crise sanitária instaurada em 2020.

Neste artigo, vamos apontar 4 benefícios relacionados à implantação da Telefonia IP no MS Teams, cuja análise atenta dos gestores é fundamental para usá-lo com inteligência

O objetivo deste conteúdo é te ajudar a compreender melhor o potencial desse recurso tecnológico. Confira!

Conheça a Telefonia IP no Microsoft Teams

A telefonia IP no Microsoft Teams, conhecida também atualmente como Teams Phone, trata-se de um serviço do Microsoft 365 que permite habilitar um sistema telefônico (similar a um PABX) para os usuários que fazem parte de uma organização.

Com isto, a empresa pode centralizar todas as suas comunicações, sejam estas realizadas por meio de chamadas telefônicas externas, chamadas de áudio e vídeo internas, mensageria instantânea, reuniões, compartilhamento de arquivos, tudo, em uma única interface para os seus colaboradores.

A solução conta com mecanismos para os colaboradores serem mais produtivos em qualquer lugar com acesso à internet. Além disso, qualquer ramal de uma corporação pode ser direcionado para um dispositivo de trabalho com extrema simplicidade. 

Em virtude de se tratar de uma solução em nuvem, é possível integrar em diversos cenários, com uma solução de telefonia IP existente, permitindo desta forma que os usuários possam ser migrados gradativamente para a telefonia IP no Microsoft Teams.

Além disto, a Microsoft disponibiliza através do serviço conhecido como SIP gateway, a possibilidade de reaproveitar diversos aparelhos telefônicos SIP de mercado, permitindo desta forma que as empresas possam preservar em diversos casos os seus respectivos investimentos com os devices.

Outro ponto a ser considerado, é que para os usuários que já utilizam o Microsoft Teams em outros tipos de serviços, a implementação da telefonia IP no Microsoft Teams torna-se mais fácil, não havendo a necessidade da instalação nos computadores dos usuários e outros softwares de clientes.

Assim, a ferramenta pode ser implantada em curto prazo e gerar uma série de vantagens.

Para você entender melhor o potencial da telefonia IP no Microsoft Teams, vamos abordar 4 vantagens que ela proporciona aos clientes. Acompanhe!

1- Colaboração e comunicação unificada (incluindo telefonia IP) em qualquer lugar

Com o Microsoft Teams, as empresas podem consolidar a estratégia de padronização de todas as suas respectivas comunicações unificadas. Os usuários podem estar conectados em qualquer lugar com acesso à Internet (com a qualidade mínima de banda de rede necessária) e realizar suas respectivas tarefas do dia a dia, incluindo, chamadas telefônicas para a rede pública (PSTN).

Sob este aspecto, muitas empresas, com o intuito de disponibilizar a telefonia IP para os seus colaboradores remotos, através de softphones, utilizam VPNs (Virtual Private Networks) para autenticação de maneira segura na rede de dados.

Contudo, muitos usuários podem ter dificuldades de utilizar os recursos de telefonia através de uma autenticação pela VPN, seja por conta da dificuldade de utilização em dispositivos móveis (como celulares) como também, por conta de restrições previamente configuradas em firewalls.

Por este aspecto, o Teams dispensa a utilização de VPNs, permitindo que os colaboradores possam acessar facilmente suas respectivas extensões de ramais, mantendo a segurança nas comunicações unificadas.

Isto permite que a empresa possa adotar um ambiente de colaboração híbrido, isto é, com colaboradores trabalhando de suas respectivas residências ou nos escritórios da própria empresa.

Se por um lado, os usuários são beneficiados por utilizar uma solução amigável e de fácil manuseio, por outro, a equipe técnica de TI também é, pois terá a convicção de que a solução adotada, possui diversos tipos de mecanismos de segurança proteção contra ataques de hackers.

2- Segurança nas comunicações unificadas (incluindo telefonia IP)

O fator Segurança, sem dúvidas, é imprescindível para qualquer organização no mercado atual. Neste aspecto, as comunicações unificadas necessitam também possuir recursos que propiciem aumentar os mecanismos de segurança e defesa da organização.

O Microsoft Teams, como parte dos serviços do Microsoft 365 e do Office 365, segue todas as melhores práticas e procedimentos de segurança.  Vejamos a seguir alguns dos mecanismos de Segurança que o Microsoft Teams adota:

• Criptografia das chamadas de voz e vídeo – O Teams utiliza o protocolo SRTP para a criptografar o fluxo da mídia, voz e vídeo, o que propicia um mecanismo de segurança no estabelecimento de chamadas.
• Proteção contra ataques do tipo DDoS – Um ataque de negação de serviço (DDoS) ocorre quando um invasor tenta impedir o uso e a utilização normal da rede de dados da empresa.

Neste tipo de ataque, caso o invasor obtenha êxito,  poderá realizar diversos tipos de ações que poderão impactar na utilização de serviços e aplicações que estejam funcionando, fazendo com que fiquem completamente ou parcialmente indisponíveis, bem como, podendo impedir que determinados usuários possam acessar os recursos da rede

Através do Azure DDoS Network Protection, o Teams permite reduzir estes tipos de ataques, limitando as requisições do cliente dos mesmos pontos endpoints, subnets e entidades federadas.

• Proteção contra ataques do tipo Eavesdropping – Este tipo de ataque ocorre quando um invasor tenta obter acesso ao caminho de dados na rede e possui a capacidade de monitorar e ler todo o tráfego.

Para aumentar a proteção contra este tipo de ataque, o Teams utiliza o TLS mútuo (MTLS) e o Server to Server (S2S) OAuth, entre outros protocolos para as comunicações.

3 - Controle eficiente das despesas

O Microsoft Teams disponibiliza todas as informações relativas as chamadas de voz realizadas externamente para a operadora (PSTN), através de registros de chamadas (de maneira similar a um PABX).

Entretanto, para um controle eficiente das despesas, se faz necessário ter uma visibilidade não apenas dos registros das chamadas realizadas no Teams, mas também de relatórios que evidenciem os custos relativos das chamadas realizadas, e que também sejam capazes de indicar de maneira amigável e fácil, outras informações que auxiliem no controle da eficiência e produtividade da organização.

Neste aspecto, com o intuito de complementar a solução de telefonia IP no Microsoft Teams, a Softline possui em seu portfólio de UcaaS - Unified communication as a Service, uma aplicação, cujo nome é Total Voice, que permite ser integrada ao Tenant do Microsoft Teams de qualquer organização e trazer diversos de informações úteis, como:

• Custo total das chamadas realizadas na empresa.
• Custo total das chamadas realizadas por usuário.
• Custo total das chamadas realizadas por centros de custos.
• Top 10 das chamadas mais caras (realizadas pela empresa).
• Top 10 dos usuários que mais consumiram minutos em chamadas realizadas.

Além das informações acima, o Total Voice traz diversas informações úteis, que auxiliarão a sua empresa a estreitar o relacionamento com os seus respectivos clientes, e melhorar a qualidade do seu atendimento.

Um relatório que evidencia justamente isto, é o relatório de “chamadas não completadas” que faz parte da aplicação Total Voice.

Neste relatório, a sua empresa poderá consultar informações sobre quais foram os números externos que entraram em contato podendo ser potenciais clientes, porém, não foram atendidos.

Com isto, a sua empresa poderá rever estratégias, que visem garantir uma melhor qualidade de atendimento.

4 - Implantação flexível com preservação de investimentos realizados.

Muitas empresas podem imaginar que a migração para a telefonia IP no Teams, acarretará uma substituição integral do parque de telefonia IP existente, entretanto, tal afirmação não é unânime em diversos cenários.

Vejamos a seguir ver algumas possibilidades de implementação do Microsoft Teams, com a preservação de recursos previamente existentes:

• Reaproveitamento dos telefones SIP – Como vimos no início deste artigo, a Microsoft permite reaproveitar diversos modelos de aparelhos telefônicos (padrão SIP) através do serviço SIP Gateway.
• Reaproveitamento do sistema de telefonia IP existente – É perfeitamente possível integrar um sistema de telefonia IP existente com o Microsoft Teams, utilizando uma solução de Session Border Controller para tal. Com isto, a empresa pode além de preservar os investimentos realizados em outrora, também realizar uma migração gradativa dos seus respectivos ramais, para o Microsoft Teams.

O que a sua empresa necessita para implementar o Microsoft Teams, como sua solução respectiva de telefonia IP?

Além do licenciamento necessário do Teams Phone, a implementação do Teams Phone requer que sejam analisados outros elementos adicionais, principalmente, no que se refere a conexão com a rede pública.

A Microsoft possui atualmente as seguintes opções para implementar a rede pública no Microsoft Teams:

• Phone System (Teams Phone) with your own PSTN carrier by using Operator Connect – Nesta opção, a empresa seleciona (de acordo com o seu respectivo país) uma Operadora (PSTN) que esteja disponibilizada na lista da Microsoft para o Operator Connect. Para tal, a Operadora gerenciará os serviços de chamadas PSTN e Session Border Controllers (SBCs).
• Phone System (Teams Phone) with your own PSTN carrier by using Direct Routing – Nesta opção, a sua empresa poderá integrar uma Operadora existente, através de uma solução de Session Border Controller - SBC com certificação. Para tal, a sua empresa necessitará contratar uma solução de SBC, bem como uma rede de telefonia pública (PSTN).

Apesar de tecnicamente ser a opção que requer mais elementos, uma vez implementada, ela poderá disponibilizar diversos tipos de benefícios para a sua empresa, como:

• Integração com sistemas de telefonias IPs existentes;
• Utilização de mais de uma Operadora (PSTN), permitindo criar rotas de chamadas alternativas;
• Flexibilidade nos planos a serem contratados com as Operadoras (PSTN), tendo em vista que existirá um leque maior de opções de Operadoras para escolha, ao contrário da opção “Calling Plan” onde a Microsoft exerce o papel de Operadora e da opção “Operator Connect” onde já são determinadas as Operadoras que fazem parte.

Desta forma, vejamos a seguir quais são os pré-requisitos para implementação da telefonia IP no Microsoft Teams, considerando a opção “Direct Routing”:

• Licenciamento de Teams Phone – O licenciamento de Teams Phone é necessário para cada usuário que fará parte do sistema de telefonia IP do Microsoft Teams. Este licenciamento poderá ser contratado através de uma licença do Office 365 do tipo E5, ou também, poderá ser contratado como um “Add-on”. Para tal, o parceiro de licenciamento Microsoft deverá avaliar qual é a melhor opção para o cliente, em conformidade com o seu respectivo cenário.
• Solução de Session Border Controller certificada pelo Teams – Para que o Microsoft Teams, possa ser utilizado como uma solução de telefonia IP para os colaboradores, permitindo que tais estejam aptos para realizar e receber chamadas oriundas da PSTN, se torna obrigatória a solução de Session Border Controller - SBC com certificação pelo Teams.

Esta solução de SBC fará a ponte entre o Microsoft Teams, e uma rede de telefonia pública SIP (PSTN). O SBC também poderá ser utilizado para dispor de outros recursos adicionais, como por exemplo para a integração entre o Microsoft Teams e uma solução de telefonia IP existente (através do protocolo SIP), disponibilizar recursos de transcodificação de codecs, dentre outros recursos.

A Softline possui em seu portfólio de UcaaS - Unified Communication as a Service - uma solução de Session Border Controller certificada para o Microsoft Teams, em nuvem, totalmente gerenciável, que permite que as empresas possam contratá-la, sem a necessidade de realizar um alto investimento na aquisição definitiva de servidores ou softwares.

• Sistema de Tarifação e Adoção – Apesar de não ser um elemento obrigatório para a implementação de telefonia IP no Microsoft, o Sistema de Tarifação é muito importante para que a sua empresa possa ter visibilidade de informações relativas ao controle de custos com a telefonia, eficiência, ociosidade e produtividade dos colaboradores. Para tal, caso estas informações sejam imprescindíveis para a sua empresa, a utilização de um Sistema de Tarifação, é extremamente recomendada.

Neste aspecto, é essencial que esta solução esteja respaldada por parte da Microsoft para utilização com o Microsoft Teams,  para garantir que ela será utilizada corretamente.

A Softline possui em seu portfólio de UCaaS - Unified Communication as a Service -, uma aplicação chamada de Total Voice,  que atende os requisitos explicados nesse artigo e que, com certeza, aumentará a produtividade e comunicação da sua equipe.
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