Um inventário é um documento. Nele, devem estar especificados todos os elementos que precisam ser controlados para garantir que determinada atividade esteja em ordem.

Assim, o inventário de hardware e software nada mais é do que uma declaração na qual constam os diferentes ativos de TI que a empresa tem e as informações mais importantes sobre eles.

Por meio do inventário é possível conferir dados referentes às licenças dos produtos, suas atualizações, os números de série e as datas de garantia, por exemplo.

Quer saber como fazer um inventário de TI e como ele pode ser importante para o crescimento da sua empresa? Continue a leitura deste post!

Qual é a importância do inventário de hardware e software?

Um inventário de TI oferece uma série de benefícios para a empresa por permitir um controle mais rigoroso de seus recursos. Isso facilita a organização e, consequentemente, sofistica a ação dos profissionais.

Entre outras vantagens que esse tipo de procedimento oferece, podemos citar a identificação dos diferentes ativos disponíveis para o setor de TI, a possibilidade de antecipação de eventualidades e até a redução de custos.

Essa redução acontece porque, com o inventário, sua empresa tem como se planejar melhor para procedimentos como atualizações de licenças e substituições de equipamentos, evitando ser pega de surpresa com o surgimento de problemas.

Como fazer o inventário?

Na prática, o inventário é o levantamento das informações mais relevantes em relação aos recursos que a sua empresa reúne. Ele pode ser feito da maneira como você julgar mais conveniente. Para facilitar o seu trabalho, apresentamos algumas sugestões sobre o tema. Confira na sequência.

Tenha em mente o que deve ser registrado

Algumas informações precisam constar no inventário de TI. Elas dizem respeito à infraestrutura da sua empresa e permitem um entendimento mais claro de seu potencial.

São elas:

•  a quantidade de computadores presentes;
•  os sistemas operacionais usados em cada um desses computadores e suas versões;
•  os softwares utilizados;
•  os antivírus instalados;
•  o tamanho do HD;
•  a memória;
•  o processador;
•  a idade dos hardwares, entre outras.

O ideal é que você se preocupe em definir essa lista de acordo com as prioridades da sua empresa para, então, começar a agir.

Defina a ferramenta a ser usada

Você pode fazer o seu inventário de TI até no papel — algo que é mais comum entre companhias de pequeno porte —, mas é recomendável usar recursos mais avançados para ganhar em organização e gestão de tempo.

Entre as opções mais conhecidas estão as planilhas, úteis para gerir um volume bastante limitado de informações. Existem também ferramentas mais completas, que costumam representar um investimento interessante para as empresas, dando a elas mais controle e sofisticação nesse tipo de trabalho.

Mantenha o registro atualizado

Uma vez que você criou uma lista completa e reuniu todas as informações relevantes sobre os softwares e hardwares da sua empresa a partir do levantamento preciso da sua infraestrutura atual, a missão passa a ser manter o documento atualizado a cada nova aquisição.

Lembre-se que uma boa estrutura precisa estar sempre em dia com o que há de mais moderno no mercado, por isso, garanta a qualidade dos recursos da sua empresa investindo em inovações. Cada vez que isso acontecer, registre.

Para tanto, não deixe de criar uma checklist para atualização. Isso permite que você mantenha um padrão e simplifique o entendimento do documento por quem o atualiza.

Seja preciso

O seu inventário deve ir além de identificar a localização de cada recurso. Quanto maior for o grau de detalhamento presente no documento, maiores serão as suas possibilidades de agir em função das informações obtidas.

Assim, registre informações a respeito de elementos como a versão do produto, sua data de instalação, o dia em que ocorreu a última atualização, além da natureza dos suportes realizados.

É nesse ponto que o trabalho exige soluções mais avançadas. Sistemas destinados a esse tipo de atividade oferecem benefícios muito maiores do que fazer o inventário manualmente ou por meio de planilhas.

Faça o monitoramento constante

É fundamental que o acompanhamento seja periódico. Você pode fazer com que os dados gerados sejam convertidos em relatórios gerenciais. Isso facilita o acompanhamento do desempenho e mantém os recursos de TI em dia com suas necessidades.

Quando você identifica, por exemplo, um elevado índice de chamados de suporte para determinada ferramenta, pode fazer uma avaliação e, em função disso, identificar problemas nos sistemas ou no mau uso dos responsáveis por eles.

Trabalhe com um documento de gestão do conhecimento

Sua empresa não pode depender demais de um único colaborador. Isso vale para os diferentes setores do empreendimento e, em especial, para o trabalho com o inventário.

Sendo assim, é preciso criar o processo e detalhar seu funcionamento para que novos responsáveis sejam capazes de conduzi-lo da melhor maneira possível. Nessa lógica, oferecer um documento de gestão do conhecimento é fundamental para instruir o funcionário em relação aos procedimentos.

Qual é a melhor forma de fazer a sua gestão de inventários?

Independentemente do porte da sua empresa, o recomendável é contar com uma ferramenta.

O trabalho manual ou o uso de planilhas pode até parecer viável para companhias menores, mas mesmo para elas essa alternativa pode se tornar ineficiente à medida que prosperam. Na realidade de médias e grandes empresas isso se torna ainda mais complicado.

Assim, uma possibilidade mais interessante é contar com uma solução para a gestão de inventários de hardware e software. É nessa lógica que o Softline 360º aparece como uma ferramenta útil para simplificar a organização da sua empresa e fazer dela um dos seus diferenciais.

O inventário de TI é um documento que permite ter mais controle sobre os recursos destinados à área dentro da sua empresa. Mais do que criar um, investir em uma solução mais moderna pode ajudar você a fazer uma gestão de recursos mais qualificada e gerar benefícios.

Entendeu a importância de fazer um inventário de hardware e software? Então não deixe de entrar em contato conosco para que possamos ajudar você a transformar a sua empresa!