Você sabe o que esperar de um compromisso de Gestão de Ativos de Software? Pois saiba que, com a importância da transformação digital nas empresas, é cada vez mais comum encontrar organizações com complexas estruturas de TI, com uso de diversos sistemas, softwares, hardwares e outras soluções que ajudam o negócio a funcionar e atingir seus objetivos no mercado.

Entretanto, esse cenário traz a necessidade de um cuidado especial com todas essas soluções em TI, para que elas sejam usadas da maneira correta e a organização não desperdice dinheiro em softwares e dispositivos não aproveitados, ou tenha problemas com licenças desatualizadas e roubo de informação.

Como solução, muitas organizações estão adotando um processo de Gestão de Ativos de TI, com o objetivo de gerenciarem melhor todo o investimento feito nessa área.

Dentro desse processo, é necessário fazer a Gestão de Ativos de Software — parte focada no cuidado dos softwares empresariais do negócio.

Essa etapa normalmente é feita com a ajuda de um parceiro especializado no assunto, por meio de um compromisso de Gestão de Ativos de Software.

Dessa forma, o negócio garante as melhores práticas. Como esse compromisso é feito com a ajuda de um parceiro especializado no assunto, é comum ficar com dúvidas sobre a real necessidade do investimento, seus benefícios e, principalmente, como encontrar uma empresa qualificada para o serviço.

Pensando nisso, criamos este guia completo com as principais informações sobre o compromisso de Gestão de Ativos de Software, esclarecendo qualquer dúvida que você possa ter sobre o assunto e te mostrando que esse é um ótimo investimento para sua empresa. Confira!

1. O que é o compromisso de Gestão de Ativos de Software?

O compromisso de Gestão de Ativos de Software — ou SAM (Software Asset Management) — é um conjunto de práticas de TI comprovadas para controlar e otimizar o uso de software de uma empresa. As práticas envolvem tanto pessoas como processos e tecnologia.

Desse modo, o compromisso de SAM ajuda a organização a controlar custos, gerenciar riscos legais e de negócio, otimizar processos e uso de soluções, bem como o controle de licenças e facilitar a expansão dos sistemas de TI com mais eficiência, seguindo as necessidades da organização.

Existem diferentes tipos de compromissos de SAM que uma empresa pode realizar. Entre eles, estão:

• análise básica;
• migração para nuvem;
• segurança virtual;
• virtualização;
• gerenciamento de dispositivos móveis;
• otimização do ambiente SQL;
• ambiente de desenvolvimento.

Apesar de serem diferentes em objetivos, cada um deles apresenta as mesmas etapas: planejamento, coleta de dados, análise de dados e apresentação final. Abaixo, explicaremos como cada uma funciona para que você entenda o processo.

Planejamento

Essa etapa envolve a coleta de informações do histórico e infraestrutura da empresa para que sejam definidas metas e planos para o compromisso, bem como a definição do cronograma para realizar as demais etapas do processo.

Coleta de dados

Na segunda etapa, a empresa fará a descoberta e inventários dos ativos de software do negócio, usando ferramentas automatizadas para esse fim.

Todos os dados serão mapeados, desde a identificação dos softwares usados, como eles são utilizados e quais são os direitos de licenças da organização.

Dados relacionados aos objetivos da empresa e suas estratégias também podem ser coletados, como informações para construção de roadmaps e políticas de cibersegurança mais eficientes.

Análise de dados

Nessa etapa, é feita a análise de todos os dados coletados, o que inclui o exame e a validação das licenças de utilização da empresa.

Também é feita a análise do nível de maturidade e procedimentos do SAM atual da organização ou do caso específico de análise (cibersegurança, backup de dados, cloud ready etc.).

O ambiente atual de TI também é mapeado e avaliado com o objetivo de encontrar formas de otimização dos processos, melhorando-os conforme os objetivos e metas definidos no planejamento.

Apresentação final

Ao final do compromisso de SAM, são apresentados pelo parceiro os resultados obtidos pelas mudanças realizadas. Também são entregues documentos com recomendações para o futuro, etapas que devem ser feitas para manter o SAM funcionando e relatórios que auxiliam na tomada de decisão e coleta de informações estratégicas.

2. Como fazer uma boa Gestão de Ativos de Software?

A Gestão de Ativos de Software pode ser feita de forma interna, sem o uso de um compromisso com uma empresa especializada, porém, esse processo é mais arriscado e pode representar maiores investimentos, uma vez que o time de TI não tem a experiência e conhecimento para lidar com essas atividades.

Caso essa seja sua decisão, é preciso seguir alguns passos para ter sucesso. Listamos abaixo as melhores dicas para te ajudar!

Comece com um inventário

O primeiro passo para realizar sua Gestão de Ativos de softwares é justamente mapear todos as soluções contratadas pela empresa. Esse levantamento pode ser feito de forma manual ou por meio de ferramentas que fazem a varredura nos sistemas da organização.

Nesse momento, também é indicado observar a forma de uso de cada solução, identificando o que não é utilizado, o que está obsoleto ou até mesmo softwares piratas sem licença.

Compare seu inventário com seus contratos

Com o levantamento feito, é preciso comparar o uso dos softwares com seus contratos, avaliando se tudo está dentro dos acordos estabelecidos.

É possível identificar se os softwares estão sendo bem explorados, se todos os sistemas estão de acordo com a legislação e se é necessário fazer mudanças.

Corrija inconsistências e desperdícios

Esse é o momento de corrigir todos os problemas identificados na etapa anterior. Portanto, é o momento de cancelar licenças não usadas, adquirir as que são necessárias para atender à legislação e mudar processos para otimizar o ciclo de vida dos softwares contratados.

Atualize seu inventário

Uma vez que as mudanças foram feitas, é indicado realizar um novo inventário, atualizando as informações e criando um histórico para a Gestão de Ativos de TI. Dessa forma, as próximas análises serão mais eficientes.

Conscientize os funcionários

Também é indicado conscientizar os funcionários sobre as mudanças e apresentar as novas políticas de utilização dos softwares. Treinamentos podem ser usados para mostrar a importância da Gestão de Ativos de Software e a aplicação das novas regras.

Mantenha um monitoramento contínuo

Como os softwares tendem a ser atualizados constantemente, é indicado que o processo seja feito de forma contínua. Tendo isso em vista, além de garantir que nenhuma licença será usada da forma errada, é possível otimizar o uso da solução, aproveitando, por exemplo, novas funcionalidades criadas pelo distribuidor.

Emita relatórios

Um dos principais benefícios de melhorar a Gestão e Ativos de TI da empresa é contribuir com as estratégias do negócio. Para isso, é indicado emitir relatórios de desempenho, mostrando como os processos estão funcionando e podem ser otimizados pelos decisores.

Essas dicas ajudam você a implementar um processo de SAM dentro do processo de Gestão de Ativos de TI da empresa, garantindo melhores resultados para ela.

3. Como gerenciar ambiente de desenvolvimento SAM?

Como falamos, o gerenciamento de SAM pode ser feito com objetivo em processos e áreas específicas dentro da TI, entre eles, o ambiente de desenvolvimento da empresa.

Nesse caso, o parceiro de compromisso de Gestão de Ativos de Softwares fornecerá informações para entender e definir o ambiente de desenvolvimento da organização, quem tem acesso a ele e como os softwares usados nesse local são licenciados, definindo as melhores práticas para otimizar o ambiente.

O procedimento apresentado anteriormente é usado com o objetivo de ajudar a empresa na definição de um roadmap para desenvolvimento, otimização do ambiente na nuvem e na definição de políticas de SAM para ele. Confira nos próximos tópicos como cada um desses processos é feito.

Definição de roadmap para desenvolvimento

Compreender o roadmap é fundamental para colocá-lo no caminho correto. As melhores práticas de SAM ajudam você a encontrar os processos e estrutura de gerenciamento mais eficientes para seus projetos.

Os dados coletados e fornecidos pelo compromisso facilitam a tomada de decisão e aumentam as chances de que os objetivos de longo prazo sejam alcançados.

Um exemplo simples seria perceber que a ferramenta usada tem muitas funcionalidades não usadas e uma versão mais barata já é suficiente para atender às necessidades dos projetos.

Além disso, é possível identificar que apenas 20% dos funcionários precisam de licenças, reduzindo esse gasto desnecessário.

Otimização do ambiente de desenvolvimento e teste em nuvem

Usar um ambiente na nuvem permite que os projetos sejam mais eficientes, rápidos e seguros. Mesmo em situações de nuvem híbrida, é possível fazer a Gestão de Ativos de Softwares, reduzindo custos e melhorando o controle geral.

Inclusive, o processo de SAM ajuda a compreender como os licenciamentos necessários para o seu ambiente de desenvolvimento funcionam, uma vez que existem procedimentos e regras específicas para esse tipo de uso.

O parceiro de SAM pode fornecer informações que otimizam a escolha das soluções, garantindo que as assinaturas e licenças adquiridas sejam otimizadas.

Criação de políticas de SAM para o ambiente de desenvolvimento

Por fim, um compromisso de Gestão de Ativos de Software ajuda na criação de políticas de SAM mais eficientes para o ambiente de desenvolvimento de uma empresa.

Para isso, é conduzida uma análise das políticas, regras e procedimentos atuais e uma avaliação das exigências e modelos externos de qualidade, definindo o modelo final para a organização.

As práticas desenvolvidas garantem que os novos projetos serão feitos com qualidade e dentro dos padrões exigidos pelo mercado. O ideal é que elas sejam apresentadas aos funcionários e alteradas sempre que necessário.

4. Quais os benefícios do gerenciamento de SAM?
Eliminação de desperdícios e redundância

O principal objetivo do SAM é otimizar e aprimorar os processos de uso de softwares pela empresa. Para isso, são identificados e eliminados desperdícios como sobreposição de aplicações, itens não integrados, não usados e ultrapassados. Dessa forma, toda a infraestrutura é modificada para funcionar da melhor forma, sem custos desnecessários.

Aumento da segurança financeira

Um bom plano de SAM ajuda a organização a ter o controle total de seus investimentos em software, assegurando que não há desperdícios. Além disso, esse acompanhamento ajuda na previsão de investimentos, seguindo o ciclo de vida de cada solução.

Desse modo, é possível otimizar o processo de escolha de softwares, selecionando os que apresentam maior custo-benefício ao longo do tempo.

Descontos por volume

O plano de SAM também permite identificar quando é possível adquirir softwares por volume e ter descontos na operação.

Com uma análise correta da quantidade necessária de licenças para o uso da empresa, bem como a previsão de uso ao longo do tempo, essa decisão se torna mais simples e eficiente.

Maior controle de responsabilidades

Um dos maiores problemas ao usar softwares é garantir que a prática segue as responsabilidades estabelecidas nas regulamentações governamentais, bem como nos contratos estabelecidos. Ao adotar a Gestão de Ativos de Software, esse problema é eliminado, uma vez que as novas políticas seguem exatamente essas regras.

Boa governança corporativa

Uma boa governança corporativa é capaz de identificar riscos e controlá-los antes que o impacto negativo ocorra.

O plano de SAM faz exatamente isso com as soluções de software contratadas pela empresa, estabelecendo as práticas necessárias para evitar os possíveis riscos e garantir a boa gestão dos ativos em toda a organização.

Maior satisfação dos funcionários

Outro benefício de uma boa Gestão de Ativos de Software é o aumento da satisfação dos funcionários que lidam com essas ferramentas.

Os softwares e sistemas passam a funcionar de forma mais eficiente e os colaboradores estarão mais preparados para lidar com suas obrigações, promovendo um ambiente mais agradável e produtivo para todos.

Suavização das operações

O SAM busca as melhores formas de otimizar e reduzir a complexidade da infraestrutura de TI da empresa, suavizando as operações. Além disso, a segurança também aumenta, pois é garantido que as normas e exigências legais dos contratos estão sendo seguidas, reduzindo essa preocupação dos gerentes.

Maior valor de negócios em longo prazo

Com essas mudanças, a agilidade e eficiência da organização aumenta como um todo, o que resulta em valoração de seus negócios no longo prazo.

Isso ocorre porque as práticas de SAM permitem que a empresa responda de forma rápida às mudanças do mercado. Adicionalmente, os gestores contam com mais informações para tomarem decisões inteligentes de investimentos em ativos de software, evitando erros e desperdícios.

Flexibilidade para o futuro

Por fim, o plano de SAM proporciona uma melhor avaliação do cenário da organização, identificando as necessidades futuras em relação à mudanças e investimentos em software. Assim, a empresa ganha mais flexibilidade para lidar com esses momentos, o que resulta em vantagem competitiva.

5. Como escolher a melhor ferramenta?

Fazer um compromisso de Gestão de Ativos de Software é um investimento estratégico, portanto, é necessário escolher seu parceiro com cuidado. O ideal é que a empresa seja reconhecida pelos bons resultados e processos de SAM.

Outro fator a avaliar é o padrão de qualidade do serviço oferecido. Por meio de seus parceiros, por exemplo, a Microsoft oferece a seus clientes um programa de Gestão de Ativos de Software com padrões ISO/IEC 1977-1, que é padrão para outros processos SAM. Um investimento desse tipo não pode ser feito de qualquer forma, certo?

Ademais, é importante não escolher apenas pelo preço e sim pelo custo-benefício do serviço contratado, considerando o quanto será feito pelo valor pago.

Benefícios como acompanhamento no processo de implementação do SAM, frequência de relatórios gerados, disponibilidade de suporte e treinamentos são importantes para o sucesso do seu processo.

6. Como usar os dados de maneira estratégica?

Como falamos, o compromisso de Gestão de Ativos de Software fornece dados para que a empresa tome decisões estratégicas de forma mais inteligente e acertada, evitando custos desnecessários e problemas que comprometem seus resultados.

A base de um bom plano de SAM é o acesso a informações, portanto, é fundamental que a empresa priorize a coleta e armazenamento de dados da TI. Assim, as análises realizadas serão mais poderosas e os resultados ainda melhores.

Ao realizar um compromisso de SAM, a empresa receberá uma série de relatórios e informações para sua tomada de decisão. É importante saber lidar com esses documentos para otimizar os resultados. Abaixo, listamos os principais itens recebidos e como lidar com cada um deles. Confira:

relatório geral: apresenta um resumo geral do escopo da TI da empresa, os resultados das análises, recomendações de mudanças e próximas etapas do compromisso para chegar aos resultados esperados pela organização;
análise de posições de softwares: permite avaliar quais são os softwares contratados, suas licenças, lacunas e mudanças necessárias para atender às regras e contratos;
relatório de avaliação: apresenta a avaliação do ambiente de TI em comparação com os objetivos estabelecidos no planejamento;
relatório de recomendações de otimização de licenciamento: apresenta dicas de como otimizar o uso dos ativos de software da empresa em termos de riscos de licenciamento e objetivos do negócio;
relatório de usos adicionais de dados: apresenta sugestões de como usar os dados coletados no processo de SAM em outras frentes do negócio.

Caso você decida fazer a Gestão de Ativos de Software sem um compromisso com uma empresa especializada, é preciso atentar para que sua coleta e análise de dados seja feita da forma correta. Confira a seguir algumas dicas que separamos para te ajudar nessa tarefa.

Inventário de ativos

O primeiro passo do seu plano de SAM é realizar um inventário de ativos, processos e pessoas. Para isso, é indicado recorrer ao gestor responsável pela TI, identificando quais dispositivos e máquinas devem ser inventariadas e como esse processo será feito sem prejudicar as atividades da área.

Além disso, é necessário decidir como a varredura será feita e preparar um ambiente para armazenar e analisar os dados com segurança. O ideal é usar uma ferramenta automatizada para o processo, capaz de encontrar os dados menos visíveis da infraestrutura.

Interpretação de dados e requisitos técnicos

Nessa etapa, é o momento de analisar os dados coletados. Para isso, é indicado adotar uma metodologia padrão de avaliação, estabelecendo quais fatores serão considerados e quais os objetivos de cada método usado.

Um exemplo seria avaliar os navegadores com o objetivo de comparar seu uso com a migração para o Office 365 em questão de eficiência e custo-benefício para a empresa. Também é o momento de comparar as licenças encontradas com o uso do software e estabelecer os problemas encontrados.

Considerações sobre a implementação

Agora é o momento de avaliar o cenário de forma holística e identificar oportunidades de otimização conforme os objetivos da empresa. Para isso, é preciso pensar em longo prazo e ter conhecimento sobre as opções que o mercado oferece para fazer sugestões inteligentes.

Um exemplo de recomendação seria migrar o desenvolvimento de soluções para a nuvem, considerando custos e eficiência do processo.

Considerações sobre o licenciamento

Aqui, é o momento de fazer as mudanças nos processos de uso de software, garantindo que todos estão seguindo os padrões e regras estabelecidas em contrato. É necessário indicar quais as mudanças devem ser feitas e criar um passo a passo para que isso ocorra.

Também é preciso avaliar as previsões de crescimento e ciclo de vida dos ativos de software, identificando se a empresa está preparada para atender aos planos futuros da organização ou se é necessário fazer alterações no curto, médio e longo prazo.

Melhoria de políticas

Por fim, todo plano de SAM deve resultar em práticas e políticas que garantam o melhor uso e segurança dos ativos de software. Para estabelecer essas recomendações, é necessário ter conhecimento sobre os processos internos do negócio, bem como as boas práticas estabelecidas em mercado.

7. Quando adotar a Gestão de Ativos de Software?

Fica evidente que a realização de um plano de SAM é uma ótima estratégia para empresas com infraestruturas complexas e grandes investimentos em softwares e novidades tecnológicas empresariais. Porém, uma dúvida comum é: quando começar esse processo?

Mesmo com estruturas menores de uso de software e outros ativos de TI, o ideal é que você tenha essa prática em mente e instrua os responsáveis da área para que ela seja feita de forma periódica, mantendo um histórico e inventário atualizado dos ativos da empresa.

Dessa forma, quando sua infraestrutura crescer e se tornar muito complexa, será mais simples otimizar os processos e adotar um compromisso de Gestão de Ativos com um parceiro especializado no assunto, uma vez que você já conta com uma gestão de inovação.

Ao procurar por uma empresa para fazer seu compromisso, lembre-se de que é importante avaliar custo-benefício do serviço e contratar um parceiro que ofereça garantias de bons resultados para o seu negócio.

Gostou de saber mais sobre o que é e como fazer um compromisso de Gestão de Ativos de Software na sua empresa? Então, não deixe de assinar nossa newsletter para receber mais conteúdos como este direto no seu e-mail!