A transformação digital e os novos hábitos dos consumidores fizeram com que as empresas aumentassem o foco na redução de custos e na agilidade das entregas, sem deixar de lado a qualidade dos serviços. Para atingir esse patamar de excelência, é imprescindível contar com uma gestão de tarefas estratégica.

À medida que as atividades são devidamente organizadas e distribuídas com equilíbrio, maiores são as chances de os empregados serem mais produtivos e capazes de inovar e propor ideias para agregar valor ao negócio. Esse fator não pode ser ignorado em hipótese alguma pelos gestores.

Neste artigo, vamos mostrar como o Microsoft 365 contribui para a administração das demandas ser executada de acordo com as melhores práticas. Confira!

Por que sua empresa precisa de uma gestão de tarefas eficiente?

Não há dúvidas de que uma companhia tem mais condições de suprir as exigências do público-alvo quando estima corretamente a capacidade de atendimento. E para isso se tornar realidade, um bom caminho é apostar no gerenciamento dos trabalhos.

É muito importante que esteja claro para os funcionários os responsáveis pelas ações e o prazo de conclusão das demandas. Dessa forma, o fluxo dos serviços se torna mais eficiente, o que evita ruídos entre os colaboradores, algo que afeta negativamente o ambiente organizacional e a produtividade.

Com uma boa gestão de tarefas, as lideranças podem delegar os serviços de maneira mais inteligente. Isso é fundamental para proporcionar mais agilidade e reduzir consideravelmente a sobrecarga, fator que eleva o nível de estresse e o risco de equívocos.

A administração eficiente dos trabalhos também mostra que existe uma comunicação adequada na empresa. Ao ter consciência das demandas e do prazo para concluí-las, um funcionário tem um ambiente mais favorável para atuar com mais foco em resultados e bater metas.

Outro benefício marcante da gestão de tarefas é inserir a tecnologia de maneira mais inteligente no negócio. Por meio de uma ferramenta de gerenciamento das atividades, é possível centralizar as informações sobre as demandas (responsável, objetivo a ser cumprido, prazo de entrega, entre outras).

Outra vantagem de apostar em uma solução para administrar as demandas é verificar o desempenho dos funcionários e da equipe com mais precisão. Dessa forma, o gestor identifica gargalos com mais facilidade, o que ajuda a adotar medidas para resolver os problemas com mais rapidez e assertividade. 

Qual o papel da tecnologia nesse contexto?

Por mais que uma empresa conte com funcionários talentosos e esforçados, é crucial que as informações sobre a gestão de tarefas estejam devidamente estruturadas. Um líder não pode se limitar a passar os serviços por e-mail, bilhete ou conversando com o colaborador. Na conjuntura atual, esse comportamento não agrega nenhum valor ao negócio.

Isso porque é necessário acompanhar e medir com sabedoria o andamento das atividades. E para essa ação ser concretizada, uma boa alternativa é estabelecer parâmetros de desempenho que possam ser mensurados e avaliados com facilidade.

Em razão disso, é recomendado apostar em uma ferramenta de gestão capaz de disponibilizar informações sobre a execução dos trabalhos de maneira simples para os líderes. Assim, fica mais fácil não apenas definir as métricas mais relevantes para analisar os serviços, mas também verificar como o investimento em tecnologia pode ser feito para elevar a produtividade e reduzir erros.

Uma solução de gerenciamento inteligente também colabora para uma avaliação mais precisa do orçamento. Esse aspecto é crucial para uma empresa constatar se tem possibilidades de investir em novos projetos e em recursos de Tecnologia da Informação mais avançados. Um bom controle das finanças ainda impacta na gestão de tarefas, porque ajuda a dimensionar a mão de obra corretamente, minimizando os riscos de sobrecarga.

Um recurso de gestão de tarefas de ponta contribui para analisar como os serviços podem ser automatizados. Em outras palavras, permite identificar as ações que podem ser executadas pela automação. Ao fazer isso com maestria, uma empresa torna o fluxo dos processos mais rápido e eficiente, viabilizando a redução de custos e a capacidade de suprir a demanda, mesmo em períodos de maior procura pelos consumidores. 

Atualmente, há diversas ferramentas tecnológicas que ajudam no gerenciamento dos trabalhos. Uma delas é a Microsoft 365 que apresenta uma série de recursos para os gestores acompanharem o desempenho da equipe e terem condições de usar os dados para uma tomada de decisão mais precisa.

Descubra as funcionalidades do Microsoft 365 para sua gestão de tarefas

Vale destacar que o Microsoft 365 consiste em um conjunto de ferramentas com diversos recursos para o gerenciamento dos trabalhos e a gestão de equipes. Além disso, conta com programas que permitem executar várias tarefas no ambiente corporativo. Com a intenção de mostrar o potencial desse software, vamos abordar as principais funcionalidades. Acompanhe!

Reuniões online e agendamento de demandas

Pelo Microsoft Teams, é possível realizar videoconferências com várias pessoas. Essa prática se consolidou a partir do início da pandemia e permite dar um maior dinamismo aos trabalhos, evitando perda de tempo com o deslocamento para as reuniões. Nessa ferramenta, também é possível listar os serviços a serem executados durante um período.

Planejamento eficiente

Para uma gestão de tarefas ser de alto nível, é indispensável contar com um acompanhamento das demandas. Com o Microsoft To-Do, o gestor e os funcionários podem ter informações diárias sobre as demandas a serem concretizadas pelos dispositivos móveis. Isso colabora bastante para organizar os serviços com eficiência.

Acompanhamento mais abrangente

Uma visão ampla sobre o trabalho da equipe é muito relevante para atingir resultados dentro ou acima das expectativas. Por isso, é válido contar como o Microsoft Planner, ferramenta capaz de inserir tarefas e oferecer um quadro geral das ações desempenhadas por toda a equipe. Assim, o gestor tem um ambiente mais favorável para tomar decisões com foco na agilidade e na redução de equívocos.

Mais potencial para executar vários serviços

Uma das grandes facetas do Microsoft 365 é possibilitar a execução de várias atividades pelo Office, que tem recursos para edição de textos, apresentações institucionais e organização de planilhas. Esse fator mostra como esse software tem um grande dinamismo e pode colaborar para a execução mais ágil e eficiente das tarefas.

Otimize a produtividade da sua equipe com a Softline

Com certeza, a tecnologia tem um peso decisivo para melhorar a gestão de tarefas. Para isso se tornar uma realidade, a recomendação é apostar nos serviços da Softline, que atua com as melhores soluções corporativas do mercado, como o Microsoft 365.

Se pretende expandir a produtividade da sua equipe, entre em contato conosco agora mesmo! Estamos à disposição para ajudar a sua empresa a superar metas com inteligência!