A tecnologia hoje é essencial para a competitividade das empresas. Tendo isso em vista, existem soluções em TI moldadas para atender a todo tipo de necessidade de diversos tipos de negócio.

E com as ferramentas certas, uma organização consegue otimizar seus processos, reduzindo custos e ampliando a produtividade, ao mesmo tempo em que entrega uma experiência formidável aos seus clientes.

Efetivamente, a tecnologia precisa ser encarada como um investimento fundamental em qualquer tipo de empresa que pretenda ser competitiva no seu mercado.

Neste artigo, vamos explicar qual a importância dela para o sucesso do negócio e como escolher as melhores soluções de TI para potencializar seus resultados. Boa leitura!

A importância de investir em tecnologia na empresa

Deixar de investir em tecnologia é algo que fica caro para qualquer negócio. Segundo uma pesquisa da consultoria Aberdeen Research, empresas que utilizam um software especializado em gestão são 73% mais produtivas que aquelas que não o fazem, além de reduzirem os custos operacionais em 18% e os administrativos em 16%.

Chamado de Enterprise Resource Planning (ERP), esse tipo de sistema é um pilar fundamental da aplicação da tecnologia para a gestão, mas não é o único tipo de solução de TI capaz de transformar a administração do negócio. Veja mais algumas delas a seguir:

Business Intelligence

Ferramentas poderosas de Business Intelligence (BI) são capazes de coletar, processar e analisar dados para fornecer uma visão ampla e precisa do mercado em que as empresas atuam, seu público-alvo e o desempenho dos seus produtos, sendo decisivas para o processo de tomada de decisões.

Big Data Analytics

Outro tipo de tendência em alta quando se fala em inteligência de negócio é o Big Data Analytics, que são as tecnologias envolvidas na análise, coleta e armazenamento de grandes volumes de dados complexos, estruturados ou não.

As empresas que já utilizam soluções de Big Data conseguem extrair informações úteis e cruzar esses dados para direcionarem melhor seus negócios e projetos. Além disso, conseguem lidar com uma quantidade maior de informações para entregar os produtos certos aos seus clientes.

CRM

Mesmo quando o assunto é o relacionamento com clientes e potenciais consumidores, é possível encontrar tecnologias que maximizam o trabalho humano de aproximação e conquista dessas pessoas.

Nesse sentido, os populares softwares de CRM (ou Customer Research Manager) são uma categoria de sistema especializado em gerenciamento de clientes. Com a ferramenta, é possível centralizar tudo sobre o cliente e antecipar suas demandas, bem como fortalecer um relacionamento de longo prazo e assegurar sua fidelidade recorrente.

Um CRM se torna ainda mais poderoso quando combinado com o poder de plataformas de automatização de marketing, que simplificam e estruturam os processos dessa área com o mínimo de esforço e o máximo de eficiência.

Assim, um potencial consumidor só passa para as mãos do time de vendas quando a conversão está praticamente feita. Capazes de mensurar a eficácia de campanhas em tempo real, as ferramentas de marketing digital são fundamentais para um time vender mais.

Mas para conseguir utilizar todas as tecnologias citadas até agora e possivelmente muitas outras, é fundamental que a empresa tenha o suporte de uma equipe qualificada de TI, além de uma infraestrutura técnica bem estruturada.

É responsabilidade da tecnologia da informação implementar e se responsabilizar pela manutenção desses sistemas, garantindo sua disponibilidade e funcionalidade. Um sistema fora do ar, mesmo que por um período relativamente curto de tempo, pode significar um prejuízo imenso para a empresa. O mesmo vale para lentidão e sobrecargas.

Por que adotar soluções de TI

A tecnologia deve ser encarada como um investimento para a empresa, ou seja, não apenas uma despesa regular, mas sim uma solução que permitirá recuperar o valor investido nela e mais ao longo de sua vida útil.

Por isso, é fundamental que a empresa faça esse investimento em soluções de TI para maximizar sua competitividade comercial. Afinal, com uma tecnologia de alto nível, ela será mais rápida, produtiva, econômica e eficiente.

Se a empresa consegue reduzir suas despesas com o apoio de um ERP, por exemplo, ela também será capaz de entregar valor para seus clientes por um custo bem menor e com isso ter uma oferta superior no mercado.

Mesmo que o preço dos produtos e serviços da organização já estejam competitivos, essa economia significa um lucro maior e a possibilidade de investir mais no operacional e acelerar o crescimento da organização.

A tecnologia também pode intensificar a produtividade da empresa significativamente. Assim, quando os processos são estruturados e organizados em um sistema que automatiza parte da burocracia e otimiza sua execução, tanto as atividades operacionais quanto as administrativas são realizadas com mais velocidade e menor esforço.

Portanto, uma empresa deve adotar soluções de TI para conseguir uma performance melhor e gerar mais valor. Para fazer isso, vale a pena contar com o suporte de parceiros especializados na prestação de serviços de tecnologia da informação.

Como identificar as necessidades de tecnologia de uma empresa

O primeiro passo para escolher as melhores soluções de TI para uma empresa consiste na identificação das demandas e oportunidades da utilização da tecnologia dentro da organização. Isso é algo feito em conjunto pela gestão, pelos colaboradores operacionais e por especialistas em TI que conheçam as tendências e possibilidades da área.

Para fazer isso, é muito importante que a empresa tenha uma compreensão profunda da sua proposta de valor.

É fundamental que ela saiba quem é o seu público, quais os desejos e dores dessas pessoas e como os seus produtos e serviços podem atender a essas questões e serem verdadeiramente importantes para os seus consumidores.

Por que a proposta de valor da empresa é tão importante

Com uma visão objetiva da proposta de valor da empresa, é mais fácil entender como a tecnologia pode ser aplicada diretamente nesse propósito. Muitas vezes, inclusive, a forma como as atividades atuais da organização são realizadas e outros elementos organizacionais podem turvar a visão real do que é valor para os clientes.

Um exemplo histórico foi o caso da Kodak. A empresa foi gigantesca na área de fotografia e uma das mais inovadoras do mundo, mas entrou com um pedido de falência em 2012 e hoje mal sobrevive com uma mínima parcela de um mercado pequeno.

Fundada por 1888 por George Eastman nos Estados Unidos, a Kodak chegou a ter 90% das vendas de filmes fotográficos no país.

Mas, apesar de ter começado a investir no digital, não foi capaz de se adaptar em um cenário de disrupção tecnológica. Com a popularização dos telefones celulares com câmera, um império que se ergueu em mais de um século de história virou pó em poucos anos.

O grande erro da Kodak foi falhar em perceber qual era sua real proposta de valor: não era vender filmes fotográficos, mas sim dar aos seus clientes a possibilidade de registrar visualmente momentos marcantes.

Se tivesse notado isso antes, certamente a Kodak teria sido mais ágil em criar aplicativos como o Instagram e aparelhos como o iPhone. Mas quando insistiu em seus produtos e não na sua proposta de valor, perdeu seu público.

Uma vez que a proposta de valor da empresa esteja clara, fica mais simples para os especialistas em tecnologia compreenderem quais tipos de soluções podem maximizar seus resultados, mesmo que elas envolvam uma reorganização qualitativa dentro da corporação que vá muito além da simples troca de computadores e softwares.

Como a estruturação de processos ajuda a identificar essas necessidades

Além da proposta de valor da empresa, outro elemento crucial que auxilia na identificação das necessidades e possibilidades tecnológicas em uma empresa é a estruturação formal dos seus processos.

Na verdade, isso é algo que será útil por diversas razões para a organização e especialmente para a gestão, portanto, independentemente da tecnologia, é um tipo de documentação que vale a pena.

A estruturação de processos consiste na descrição formal de todas as atividades realizadas na empresa e como elas se relacionam com a proposta de valor dela. Isso significa escrever quais são as entradas de um processo, o que é feito em suas etapas e quais serão as saídas ao final dele.

Além disso, é interessante conectar todos esses processos para ter uma visão holística do trabalho realizado na empresa e de como os diversos setores interagem entre si.

Um exemplo básico disso seria, por exemplo, a estruturação de um processo de fritar pastéis em uma lanchonete. As entradas seriam os ingredientes como a massa e os recheios, além da força de trabalho do profissional que vai fritá-los.

O processo seria descrito em etapas como rechear o pastel e imergi-lo no óleo quente, constando também as ferramentas e a técnica utilizada para isso. Ao final, a saída seria o pastel frito.

Essa documentação simples pode parecer até pouco importante para um leigo, afinal, o profissional que frita pastéis sabe muito bem fazer seu trabalho e não precisa de um guia para isso.

Mas quando o processo é bem estruturado e descrito de forma clara, fica mais fácil tanto para a alta administração como para as demais áreas compreenderem a geração de valor no negócio e a forma como o trabalho é realizado.

Com isso, um especialista em tecnologias que não domine tão bem a arte de fritar pastéis poderia enxergar como uma solução avançada de TI poderia ser aplicada ali para maximizar os resultados e impactar a geração de valor da empresa.

Com a proposta de valor bem definida e os processos estruturados, cabe ao time de tecnologia — com o devido suporte da gestão e do operacional — detectar quais são os processos que podem ser aprimorados com as soluções de TI do mercado e como isso será feito.

Além disso, é possível descobrir oportunidades em que a tecnologia possa ser utilizada para transformar as atividades da empresa, eliminando algumas que ficariam obsoletas e desenvolvendo outras totalmente novas.

Como escolher as melhores soluções em TI

Assim que as necessidades e oportunidades de aplicação de ferramentas tecnológicas em uma empresa tenham sido identificadas, é hora de começar a pesquisar e conhecer quais são as soluções e fornecedores capazes de atender a essa demanda e elaborar comparativos entre eles. Existem diversos critérios que podem ser avaliados para que ao final seja feita a melhor escolha possível. Conheça os mais importantes:

Descubra quais serão os custos envolvidos

Preço não é tudo, mas é um elemento muito importante na hora de tomar uma decisão de aquisição de nova solução de TI. Se ela for cara demais, pode estar além da capacidade financeira da empresa ou simplesmente não valerá o investimento ao fim da sua vida útil.

Para descobrir todos os custos envolvidos na implementação de uma nova solução de TI, não se limite apenas ao valor da licença.

Considere os gastos com treinamentos de colaboradores, novos equipamentos que precisarão ser adquiridos, manutenção e qualquer outro custo relacionado. Por fim, compare as soluções disponíveis no mercado utilizando esse custo total de aquisição.

Considere a curva de aprendizado dos colaboradores

É natural que nos primeiros dias após a implementação de um novo sistema ou tecnologia, os resultados iniciais não sejam tão bons assim, pois os colaboradores precisam de tempo para se adaptar à novidade e descobrir como extrair o máximo dela.

Quando for escolher uma solução nova de TI, considere essa curva de aprendizado e quanto tempo será necessário para que o time explore todo o potencial da ferramenta.

Avalie a possibilidade de cursos de treinamento para suavizar ao máximo esse período e evite uma ferramenta complexa demais em favor daquelas com interface mais amigável.

Pesquise o histórico de sucesso das soluções consideradas

Tente pesquisar sobre os casos de sucesso das ferramentas que estão sendo consideradas pela empresa. Se possível, converse com pessoas de outras organizações que já trabalharam ou ainda utilizam essas soluções para saber mais sobre elas.

Quando um software tem uma lista de clientes reconhecidos em seus mercados, isso certamente significa que ele é parte importante desse sucesso e pode ser uma boa escolha.

Verifique se os softwares possuem SLAs aceitáveis

Um SLA (Service Level Agreement) é um acordo que define as responsabilidades do fornecedor para com o software. Isso é especialmente importante quando a escolha é um SaaS (Software as a Service), forma de licenciamento cada vez mais comum e utilizada. Com isso em mente, verifique se os termos do SLA atendem às necessidades da empresa e se todas as garantias importantes estão presentes.

Conheça a forma de licenciamento do software

Um software pode ser distribuído e licenciado de diversas maneiras. Algumas vezes, ele será uma compra única da licença, mas em outras pode ser que o pagamento seja feito em mensalidades ou anuidades regulares. Além disso, existem ainda as opções em que a licença é gratuita.

É crucial conhecer qual o modelo de licenciamento e distribuição adotado pela solução que será escolhida e quais as limitações e possibilidades que cada tipo de licença oferece.

Hoje, uma das formas mais interessantes de distribuição é o já citado SaaS, em que o fornecedor oferece o software como um serviço e não um produto.

Estime uma vida útil dessas soluções de TI

A tecnologia está em constante evolução e não existe software ou equipamento de TI com durabilidade ilimitada. Quando for adquirir uma nova solução, portanto, estime uma vida útil para ela, definindo assim o melhor o custo total de aquisição e o tempo que esse investimento tem para trazer um retorno.

Não é preciso bola de cristal para fazer uma previsão aproximada da vida útil de uma solução tecnológica. Com base em dados históricos sobre os ciclos de produção dos fornecedores, é possível formar uma estimativa razoável de quanto tempo vai demorar até que esse equipamento ou software se torne obsoleto.

Avalie o que será gasto com customizações

As soluções de TI disponíveis no mercado nem sempre vão se encaixar perfeitamente com as demandas de uma empresa. O mais usual na verdade é que seja necessário pelo menos um pouco de customização para que determinado software ou equipamento alcance seu potencial máximo na organização.

Quando for escolher uma solução, compare entre elas o que será gasto com as personalizações que cada uma delas exigirá. Sobretudo, conheça a flexibilidade da solução e verifique se é possível realizar as alterações desejadas.

Conquiste o aval da equipe operacional antes de fechar o contrato

Jamais escolha uma solução de TI sem antes conseguir a aprovação do time operacional, que é quem de fato trabalhará com a ferramenta. É muito importante ter o aval dos profissionais da empresa para ter certeza que a novidade será verdadeiramente útil e abraçada pelo time.

Por isso, faça com que os colaboradores participem do processo de escolha da melhor ferramenta e, antes de fechar o negócio, exija que o fornecedor realize testes com algumas pessoas da equipe.

Além de eliminar a chance de comprar algo errado e que não será útil na prática, a aprovação antecipada dos colaboradores reduz a resistência que eles teriam à mudança de sistema e alterações nas suas rotinas de trabalho.

Por que buscar o suporte de uma empresa especializada em serviços de TI

É fundamental também buscar a parceria de uma empresa que seja especializada em serviços de TI, para contar com especialistas em tecnologia na hora de escolher e implementar uma nova solução.

Afinal, para conseguir o melhor desempenho no seu mercado, uma empresa normalmente tem um foco, o seu core business — que são as atividades que geram valor no negócio. Assim, ao buscar um parceiro especializado em serviços de TI, sua empresa não perde o foco nelas e consegue atingir a excelência também na tecnologia.

Dessa maneira, a organização consegue contar com expertise de profissionais de alto nível da área de TI sem precisar se comprometer com os investimentos imensos exigidos para montar uma equipe tão capacitada.

Como escolher o melhor fornecedor de serviços de TI

Para ter sempre as melhores soluções em TI disponíveis, é muito importante contar também com os melhores fornecedores.

Vale ressaltar que o processo de escolha de um bom fornecedor é muito similar ao que foi descrito aqui em relação às soluções de TI. Comece conhecendo as reais necessidades da sua empresa e quais parcerias poderiam cobrir esses buracos.

Quando estiver conhecendo as possibilidades de fornecedores no mercado, pesquise sobre a reputação deles e tente saber a avaliação de outros clientes que já trabalharam com cada fornecedor.

E claro, converse bastante com as empresas que considera contratar para atender às demandas de TI da sua empresa. Um relacionamento com um fornecedor precisa ser construído com diálogo e acordos em que os dois lados saiam satisfeitos.

Um ponto extremamente importante nessa escolha envolve a qualidade do suporte técnico e como ele é realizado. Isso porque mesmo as melhores tecnologias podem apresentar falhas, inconsistências ou erros causados por incertezas e elementos externos.

Diante dessas possibilidades, a capacidade de suporte e a resposta de um fornecedor para essas situações é algo que precisa ser avaliado quando for hora de fazer essa escolha.

Verifique ainda quais são os canais de contato que a empresa parceira oferece, se é possível acompanhar o andamento dos atendimentos e requisições de correções, e se esse suporte é garantido 24 horas por dia e 7 dias na semana, ou pelo menos durante todo o horário comercial.

Outra dica específica da contratação de um fornecedor de serviços de TI é conhecer quais técnicas e procedimentos eles utilizam para fazer backup de dados. É muito importante que essa prática seja regular e automatizada, com registros de logs e redundâncias, incluíndo o backup off-site, que é aquele armazenado em um local externo à empresa, preferencialmente na nuvem.

Por fim, na hora de fechar com o fornecedor estude bem o contrato e quais são as responsabilidades envolvidas nele. Um bom contrato precisa ser claro para os dois lados, o que evita problemas com desentendimentos posteriores. 

Se existir qualquer parte do contrato que não atenda aos interesses da empresa ou que não sejam razoáveis, negocie alterações e certifique-se que elas foram bem compreendidas pelos parceiros.

Uma vez que a parceria com o fornecedor de serviços de TI esteja estabelecida, é possível contar com o suporte dele para o processo de escolha de soluções em TI.

Sobretudo, tenha em mente que a tecnologia é cada vez mais importante para a competitividade nos negócios e é fundamental contar com as melhores opções para ter uma operação enxuta e produtiva, assim como uma gestão eficiente.

Agora que você já sabe como escolher soluções em TI para a sua empresa, que tal aproveitar para conhecer mais sobre as possibilidades de transformação que a tecnologia pode trazer ao seu negócio conversando com a gente? Esperamos o seu contato!