Por englobar diversas ferramentas e por ter a intenção de mensurar a eficiência dos recursos empregados na gestão, fiscalizar e coordenar o desenvolvimento, o andamento e a finalização dos processos, a implantação de BPM pode transformar a insatisfação nos resultados obtidos em aperfeiçoamentos para a sua organização.

O seu diferencial está na inovação de negócio, pois o BPM (Business Process Management) possibilita que você gerencie os procedimentos da empresa por meio de seus próprios componentes (tarefas, pessoas, softwares e equipamentos).

Em outras palavras, o termo diz respeito à forma como estudamos, identificamos, modificamos e supervisionamos as operações do dia a dia organizacional, de modo a garantir que elas funcionem sem problemas e que possam ser otimizadas ao longo do tempo.

No entanto, como nem tudo são flores, boa parte das companhias não consegue ver na sua prática as alterações que pretendiam produzir com essa transformação. Nesse caso, os motivos podem ser vários, começando pelo mau planejamento até a não institucionalização do trabalho.

Foi exatamente por essa razão que preparamos este artigo. Aqui nós apresentaremos 7 erros fatais que você precisa evitar em uma implantação de BPM. Ficou curioso? Quer saber quais são? Então continue a leitura e confira!

1. Não contratar especialistas em BPM

Uma das principais razões pelo insucesso da implantação de BPM é a não contratação de especialistas no assunto. Optar por deixá-la sob a responsabilidade de pessoas inexperientes é um grande risco, disso não há a menor dúvida.

Entenda que esse método causa uma mudança significativa na cultura da empresa, pois envolve automações, execuções, controles, mensurações e o aprimoramento dos fluxos de uma série de atividades, apoiando as metas e os objetivos e abrangendo:

• os sistemas;
• os funcionários;
• os clientes;
• e os fornecedores.

Portanto, não cometa o erro de contratar quem não está apto para tal, busque profissionais com expertise. Para isso, não poderíamos deixar de mencionar a existência da certificação CBPP (Certified Business Process Professional), dada somente àqueles que possuem conhecimentos e capacidades comprovadas.

2. Não estruturar a metodologia

Para que a metodologia possa ser implantada com maiores chances de êxito, é preciso estruturá-la. Nesse sentido, estabeleça uma espécie de passo a passo especificando as etapas e os pontos que serão executados durante a sua aplicação.

A ideia é simples: fazer um planejamento que contenha uma representação de todos os processos que precisam ser modificados para que sejam alinhados ao estado desejado.

Como começar? Quem estará envolvido e que ferramentas serão necessárias? Enfim, questões como essas devem ser respondidas muito antes de iniciar as mudanças.

3. Não definir metas

Sem uma definição quanto às metas a alcançar, a implantação de BPM dificilmente trará os resultados que você tanto espera. Isso se deve ao fato de que, ao estabelecer objetivos, será possível fazer o acompanhamento dos trabalhos e avaliar os seus efeitos.

Vale ressaltar que a falta de direção e compreensão no que se refere ao que deve ser conquistado contribuirá fortemente para o fracasso da empreitada. Por isso, não se esqueça de divulgar e esclarecer as metas, incluindo as consequências do seu não atingimento.

Diante do fato de que os funcionários estarão diretamente envolvidos nessa transição, o ideal é estipular metas individuais para todos eles. Nessa hora, os chefes de departamento, gerentes e supervisores precisarão estar muito bem alinhados aos seus times para dar conta dessa tarefa.

4. Não preparar os colaboradores

Mais do que apenas determinar os objetivos, é necessário preparar os colaboradores acerca das alterações que estão por vir. Isso é fundamental para fazê-los entender o BPM e a importância de incorporá-lo na empresa.

Procure antecipá-los para que eles saibam como agir a partir de determinado momento, explicando os novos procedimentos e instruindo-os sobre o impacto nas atividades. Evite pegá-los de surpresa — essa é a intenção.

5. Não motivar as equipes

Outro aspecto que merece ser destacado corresponde à motivação das equipes. Infelizmente, mesmo estando preparados para a implantação, alguns times não farão muita questão de que ela ocorra.

Em vista disso, crie uma maneira de mostrar que o sucesso da tarefa é uma vontade de todos, gerando uma sensação de orgulho por estarem participando de um projeto tão importante para as pretensões da companhia. Para garantir um apoio ainda maior, ofereça benefícios e gratificações em troca de uma cooperação séria e verdadeira.

6. Não fazer reuniões de acompanhamento

Imprescindíveis para avaliar os progressos, eliminar os bloqueios e aproximar as partes envolvidas, as reuniões de acompanhamento devem ser feitas de forma frequente. Os gestores devem realizá-las semanalmente.

Na alta direção, uma vez ao mês já é o suficiente. No entanto, isso dependerá do grau de dificuldade e da dimensão dos problemas, por exemplo. Não realizar reuniões de acompanhamento é considerado uma falha grave pelo fato de que, sem elas, você terá dificuldade em analisar os efeitos da implantação de BPM.

7. Não revisitar os processos

Não revisitar os processos também está entre os erros fatais que você precisa evitar ao implantar esse sistema. Tenha em mente que de pouco adianta concluí-los se você nunca mais voltar a pensar sobre eles.

Como participante das tomadas de decisão, os indicadores de desempenho não podem deixar de ser analisados em hipótese alguma. O ponto a destacar, nesse caso, é a desvirtualização das rotas e o impedimento dos fluxos de melhoria, exigindo, desse modo, “reexaminações” para que os trajetos possam ser corrigidos.

Para concluir, é preciso compreender que essa implantação deve ser tida e pensada como uma prática corporativa, reunindo técnicas e métodos estruturados. Nesse contexto, não poderíamos deixar de citar a tecnologia, peça essencial para a organização e a formalização dos afazeres.

Assim, lembre-se de que a sua equipe de TI terá um papel de extrema relevância para o triunfo do projeto de implantação de BPM, do início até a sua conclusão. As automatizações terão que passar por esse setor, não há outra alternativa.

E então? O que achou deste artigo sobre a implantação de BPM? Deseja ficar por dentro de outros assuntos tão importantes quanto esse? Para ficar sempre por dentro, assine agora mesmo a nossa newsletter e receba os nossos melhores conteúdos diretamente em seu e-mail!