O planejamento estratégico é uma ferramenta muito utilizada por negócios de maneira geral para possibilitar o alcance de metas. Utilizado da maneira correta, ele traz benefícios importantes para o crescimento e para a continuidade do negócio no mercado. Essa é uma verdade, até quando o assunto é o setor de TI da empresa.

Porém, é preciso que haja um cuidado especial na sua elaboração de modo que ele viabilize o alcance dos objetivos desejados. Quando o planejamento não é feito de forma correta os resultados são contrários ao esperado, trazendo prejuízos e problemas para a empresa.

Pensando nisso, colocamos neste post as principais informações sobre esse processo, como fazer um planejamento estratégico eficiente em todas as áreas da sua empresa e quais ferramentas tornam essa atividade mais fácil. Confira!

Qual a importância de um planejamento estratégico?

Independentemente da área de atuação da empresa, um planejamento estratégico eficiente é fundamental para que a empresa chegue ao sucesso. Isso porque esse processo ajuda a organizar e direcionar as ações necessárias para cumprir as metas e objetivos da organização.

Esse planejamento também é útil para oferecer robustez ao negócio. Com tudo previamente considerado e analisado, a empresa sofre menos com mudanças abruptas e é surpreendida menos facilmente.

O processo de decisão é outro beneficiado, porque não apenas se torna mais rápido e mais fácil, como passa a ser mais assertivo. Um histórico das ações realizadas e resultados obtidos torna essa atividade mais assertiva, melhorando os ganhos do negócio.

Inclusive, o planejamento estratégico não deve se limitar somente ao alcance das metas e dos objetivos globais do negócio. Ele também pode ser utilizado em ambientes menores, como na área de tecnologia, marketing, vendas e todas as demais áreas de negócio.

No caso do ambiente de Tecnologia da Informação, uma das frentes mais importante no cenário atual, com essa ferramenta sendo usada de maneira eficiente, é possível reconhecer as necessidades de TI do negócio, planejar aquisições e contratações e estabelecer estratégias para uma gestão de mudança mais positiva.

Por outro lado, o uso de tecnologia realmente relevante ajuda na documentação e na análise de dados, favorecendo ainda mais o planejamento estratégico da corporação.

Como fazer um planejamento estratégico eficiente?

Para aproveitar os benefícios desse processo, é preciso elaborar um planejamento que seja adequado. Entre os passos necessários para uma elaboração adequada, estão:

Entenda a situação atual

Se o planejamento é para os objetivos em curto, médio e/ou longo prazo do negócio, por exemplo, é necessário entender qual é a situação atual da empresa.

Se ela vem de uma série histórica de quedas ou de crescimento estagnado, é preciso elaborar objetivos que estejam relacionados à mudança dessa situação. Por outro lado, se ela está em pleno crescimento, é necessário pensar em formas de mantê-lo sustentável.

No caso de planejamento para o setor de TI, é importante entender de quais recursos e tecnologias a empresa dispõe hoje e quais são necessários para o presente e para o futuro.

Entender a situação atual do negócio também diz respeito a compreender quais são os seus valores, a sua missão e a sua visão. Sabendo isso, é mais fácil alinhar os objetivos de maneira adequada.

Além disso, é preciso analisar o cenário completo do negócio, avaliando seus concorrentes diretos e indiretos. Esse processo, também conhecido como benchmarking, é fundamental para identificar quais são as empresas que ameaçam o negócio e como traçar metas para superá-las.

Estabeleça objetivos, metas e estratégias

A partir do reconhecimento da situação presente, é necessário estabelecer quais são os objetivos a serem alcançados. Eles devem ser mais globais e abrangentes, enquanto as metas servem como passos para que seja possível chegar aos objetivos.

Associada a cada meta deve haver uma estratégia, que funciona como o caminho a ser seguido para a conquista desejada. Por exemplo: se um dos objetivos é melhorar a gestão de dados e a meta é melhorar a automação, a estratégia pode vir em forma de contratação de novas soluções de TI, como serviços na nuvem.

Determine prazos

Uma das grandes características de um planejamento estratégico eficiente é a existência de prazos. Montar um cronograma, portanto, não pode ficar de fora dessa elaboração. Essa atitude serve para evitar perda de produtividade e de relevância das ações em geral, além de otimizar a utilização dos recursos.

Os prazos devem ser condizentes com a meta e com o objetivo que foram estabelecidos, de modo que seja realizável. Automatizar um processo complexo em apenas um mês, por exemplo, pode não ser possível, mas em um bimestre ou trimestre pode se tornar viável.

Envolva diferentes setores

Se o objetivo é criar um processo que seja altamente eficiente, deve-se buscar o envolvimento de diferentes setores em sua elaboração. É o caso de envolver o setor de TI para entender quais são as necessidades reais, assim como envolver o setor financeiro para elaborar um orçamento adequado, por exemplo.

Contar com a participação de outras pessoas diretamente impactadas por ele garante que o planejamento seja relevante e que tenha mais chances de ser cumprido.

Avalie diferentes cenários

Outra característica de um planejamento eficiente que alcança metas é a sua robustez. Como o mercado é muito dinâmico e muda a todo instante, o ideal é avaliar diferentes cenários de modo a criar estratégias que se adaptem a diferentes realidades.

Por isso, vale a pena montar um planejamento para um cenário considerado normal, para um cenário pessimista e para um cenário otimista. Assim, fica mais fácil absorver as diferentes situações que podem surgir durante a sua execução.

Selecione métricas

As métricas servem para que a execução do planejamento seja acompanhada de perto, identificando possibilidades de otimização, estratégias que estão dando resultado e outras questões do tipo.

Essa seleção deve ser feita ainda no momento de elaboração de modo a identificar melhor os resultados. É o caso de estabelecer métricas como o retorno sobre o investimento (ROI) da contratação de uma determinada tecnologia ou a quantidade de recursos utilizada vs. o tempo decorrido.

Faça as adaptações necessárias

Uma vez que seja colocado em prática, é bem possível que o planejamento estratégico exija algumas modificações. Garantir uma otimização dinâmica, inclusive, é responsável por torná-lo ainda mais eficiente.

Fique atento às métricas, faça um acompanhamento do cenário e identifique as possibilidades de otimização. Quando fizer as modificações no planejamento, documente todos os dados para que a análise futura possa se beneficiar com essas informações.

Por que usar ferramentas nesse processo?

Criar e executar um planejamento estratégico não é uma tarefa simples. Ela se torna ainda mais complexa em empresas maiores, com muitos produtos e frentes de negócio.

Nesse sentido, algumas ferramentas e métodos são essenciais para tornar esse processo mais simples e eficiente, como modelos de análise de concorrência, identificação de pontos fortes e fracos do negócio, verificação da importância de produtos e principais clientes etc.

Essas soluções já foram testadas por outras empresas e possuem eficácia garantida. Dessa forma, a empresa só precisa adaptar as ferramentas para a realidade do seu negócio, tornando as etapas do planejamento mais rápidas e eficientes. ​

Quais ferramentas adotar no planejamento estratégico?

Matriz SWOT ou FOFA

A matriz SWOT pode ser usada para facilitar a análise e compreensão da empresa e o mercado no qual atua. Seu nome representa seus quadrantes, sendo eles:

Strenghts (Forças): são as forças da empresa ou seus pontos fortes. Elas podem ser canal exclusivo de distribuição, melhor atendimento do mercado, menor custo de produção, ou qualquer outra vantagem relevante que o negócio possui;
Weaknesses (Fraquezas): são as fraquezas do negócio, os pontos que precisam ser melhorados internamente;
Opportunities (Oportunidades): são as oportunidades no mercado da empresa, as lacunas as quais a empresa pode usar para se fortalecer. Alguns exemplos são segmentos de clientes não atendidos e insatisfação do mercado com os concorrentes;
Threats (Ameaças): são as ameaças do mercado para a empresa, as variáveis e acontecimentos que o negócio precisa se atentar. Exemplos de ameaças são comportamentos de rejeição do consumidor em relação à categoria do seu produto, novos concorrentes ou tendências que reduzem o mercado;

A matriz é chamada de FOFA no Brasil pela tradução de cada indicador em inglês. Além disso, fica claro que as duas primeiras análises são feitas apenas sobre o negócio, avaliando seus pontos fortes e fracos, ajudando a empresa a reforçar o primeiro e definir medidas que reduzem ou eliminam o segundo.

Já nos dois indicadores seguintes, as oportunidades e ameaças devem ser levantadas em relação ao mercado, ou seja, elas devem ser válidas para todos os seus concorrentes.

5 forças de Porter

Uma segunda ferramenta pode ser usada na primeira etapa do planejamento. As forças de Porter ajudam o tomador de decisão na avaliação do negócio e do mercado, de forma mais completa. Para isso, o autor indica a necessidade de avaliar as cinco forças que determinam o mercado e a atuação de um negócio. Colocamos cada uma delas de forma mais detalhada a seguir.

• Rivalidade entre concorrentes: compreensão da rivalidade e funcionamento da concorrência dentro do mercado. Existem ambientes mais agressivos, onde a competitividade é alta ou ambientes mais colaborativos;
• Barreiras à entrada de concorrentes: observação do quão difícil é para outras empresas entrarem no mercado, aumentando a disputa entre elas. Impacta diretamente no item anterior;
• Poder de barganha dos compradores: identificação do quanto os consumidores do segmento podem barganhar e impactar no valor cobrado pelos produtos. Ajuda na compreensão de pontos de atenção do negócio;
• Poder de barganha dos fornecedores: identificação do quanto os fornecedores possuem poder sobre o seu negócio. Quanto maior esse valor, melhor deve ser o relacionamento com esse fornecedor, portanto, maior a importância dessa variável no planejamento;
• Ameaça de produtos ou bens substitutos: análise da possibilidade da substituição do seu produto por outros que atendem à mesma necessidade. Impacta nos resultados no negócio.

A análise combinada das forças permite direcionar melhor os objetivos e metas da organização, bem como as tarefas e atividades que serão feitas para atingir esses resultados.

Matriz BCG

Outro ponto importante no processo de planejamento estratégico é a compreensão do desempenho de seus produtos e serviços. Para isso, a matriz BCG pode ser uma grande aliada, mostrando o papel de cada item no mix nos resultados do negócio.

Para sua construção, são usados dois eixos. Na vertical está a taxa de crescimento de mercado (alta ou baixa) e na horizontal, a participação do produto no mercado (alta ou baixa). Avaliando esses dois critérios, cada produto ou serviço é colocado em algum dos quadrantes abaixo:

Produtos com alta participação em um mercado com baixo crescimento (Vaca leiteira) — são os melhores produtos da empresa, não precisam de muito investimento de marketing e vendas e trazem um alto retorno;
Produtos com alta participação em um mercado com alto crescimento (Estrela) — são os itens de destaque da organização, precisam de investimento constante, pois o mercado está em expansão;
Produtos com baixa participação em um mercado com alto crescimento (Interrogação) — são os itens que ainda precisam de investimento para trazer resultados, como lançamentos ou produtos disruptivos, representam ganhos potenciais;
Produtos com baixa participação em um mercado com baixo crescimento (Abacaxi) — itens que precisam de muito investimento de marketing e vendas e trazem pouco retorno para o negócio, em alguns casos prejuízos.

Essa análise permite direcionar melhor os investimentos no mix e usá-lo de forma estratégica dentro do seu planejamento estratégico.

Diagrama de Pareto

O diagrama de Pareto indica que existe uma relação de 80/20 nas situações empresariais, ou seja, 80% de algo é causado por 20% de outro algo. Nesse sentido, a empresa usa essa análise estatística para determinar prioridades de ação.

O diagrama pode ser usado para identificar quais clientes representam maior contribuição para sua receita, quais produtos trazem maior desempenho nas vendas e até mesmo quais funcionários trazem mais alcance de metas.

Checklist 5W2H

Essa ferramenta torna a organização das ações mais simples. O checklist é composto pelas 7 questões mais importantes que você deve responder antes de executar alguma estratégia, são elas:

• What (O que)?: qual ação será feita;
• Who (Quem)?: quem é responsável;
• Where (Onde)?: local/canais usados;
• Why (Por que)?: quais motivos para fazer essa ação e resultados esperados;
• How (Como)?: quais etapas de implementação;
• How much (Quanto custa)?: valor total de investimento.

Softwares de gestão

Por fim, existem softwares de gestão e soluções tecnológicas que automatizam e viabilizam todas essas análises, tornando o desenvolvimento, acompanhamento e alterações no planejamento estratégico um processo simplificado e eficiente.

Essas soluções podem ser encontradas em formatos completos, atendendo as necessidades de cada área de negócio ou de forma especializada, focados em questões específicas de um setor na empresa.

Vale ressaltar que, esse processo baseia-se na documentação de dados e de objetivos, gerando resultados positivos e consistentes para o negócio. Dessa forma, é importante que sua elaboração comece com análise da situação e definição de objetivos, metas e estratégias.

A partir daí, é necessário pensar em fornecer diferentes cenários possíveis, assim como estabelecer métricas e fazer as modificações que sejam necessárias para garantir a relevância do que foi traçado. Use as ferramentas para tornar tudo mais ágil e preciso.

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