Você sabia que uma das formas mais eficientes de aumentar seus resultados, sem impactar seus custos, é investir na comunicação no trabalho?

Melhorar o desempenho dos funcionários é o desejo de muitos empresários. Afinal, essa é uma maneira prática de aumentar a produtividade sem necessariamente ter que alterar o quantitativo de empregados — o que contribui para um melhor aproveitamento dos recursos humanos e financeiros da organização.

Apesar da importância de se estabelecer uma produtividade ótima dentro de ambientes corporativos, essa tarefa ainda se mostra como um grande desafio para muitos líderes e gestores de negócios. Isso, especialmente, se deve ao fato de que as pessoas que estão no comando desconhecem a grande capacidade que os incentivos e motivação aos colaboradores têm para aumentar a produtividade de uma empresa.

Por isso, no intuito de quebrar esse paradigma, no post de hoje vamos mostrar como uma boa comunicação no trabalho pode fazer total diferença na hora de melhorar o desempenho dos funcionários e, consequentemente, os resultados da sua empresa. Ficou interessado? Então, continue com a leitura e confira o conteúdo que preparamos para você!

Ferramentas de comunicação: a chave para fortalecê-la

Convém destacarmos, logo de início, que existem diferentes ferramentas capazes de potencializar a eficiência da comunicação da sua empresa, o que lhe permitirá, enquanto líder, experimentar ganhos ainda mais satisfatórios na gestão do clima organizacional e no desempenho empresarial.

Vejamos adiante algumas dicas de ferramentas que podem ser empregadas com auxílio da tecnologia!

1. Tenha uma boa intranet

Essa espécie de rede corporativa com acesso restrito aos membros da empresa pode ser bastante útil para integrar diferentes departamentos, publicar informações relevantes a todos, desenvolver atividades — como serviços, gerenciamento de sistemas, trabalhos em grupo etc.

A grande vantagem da intranet é que o funcionário tem tudo o que ele precisa para trabalhar a partir do sistema interno, e isso reduz a necessidade de acessos externos à web, o que pode expor a empresa a alguns riscos e também facilitar a perda de foco do trabalhador com o acesso a outras páginas e conteúdos — como redes sociais — durante o expediente.

2. Cogite a possibilidade de criar uma rede social corporativa

Outra dica estratégica para potencializar a comunicação na empresa é criar uma rede social corporativa integrada à sua intranet. Além de funcionar como uma ferramenta de interação e relacionamento profissional, uma rede social interna pode fazer a diferença na hora de compartilhar informações da empresa, como projeções, fotos de seus eventos e momentos de confraternização, além, claro, de servir como mecanismo de comunicação ágil e eficaz.

3. Lembre-se do bom e-mail

O e-mail ainda é um dos meios mais tradicionais utilizados para a comunicação empresarial. Isso, em parte, se deve ao fato de ele ser uma forma rápida e barata de se comunicar com colaboradores.

Porém, o correio eletrônico também tem seu lado negativo. Por exemplo, é muito comum que as mensagens sejam ignoradas, em meio a um fluxo muito intenso de recebimento. Não bastasse isso, pode acontecer também de as mensagens serem encaminhadas para endereços errados ou pararem na caixa de spam e não serem visualizadas pelo destinatário.

Por isso, o ideal é que essa ferramenta de comunicação seja utilizada em conjunto com algum sistema de gerenciamento de e-mails, a fim de tornar o envio e recebimento mais organizado e seguro.

4. Crie uma newsletter eficiente

A newsletter é uma excelente ferramenta para se estabelecer uma comunicação pontual, contínua e proveitosa dentro de ambientes corporativos. Ela pode ser empregada como uma espécie de periódico da empresa, trazendo as suas novidades e as suas principais informações sobre o trabalho, mercado, processos, mudanças futuras etc. Além disso, ela pode também ser usada para o compartilhamento de conteúdos relevantes para as atividades dos colaboradores, como notícias sobre inovações na área de atuação, projeções do mercado entre outros.

Para potencializar a sua newsletter e garantir que todos consumam esse conteúdo, é essencial incentivar a abertura e leitura, pontuando aos funcionários a importância desse informativo para o trabalho e crescimento profissional. Nesse ponto, é preciso envolver os colaboradores, inserindo cases de sucesso e mensagens motivacionais, por exemplo.

5. Adote a caixa de sugestões

A caixa de sugestões é uma estratégia altamente eficaz na hora de democratizar a comunicação da empresa. A ferramenta funciona muito bem, por exemplo, para aqueles colaboradores que têm ótimas ideias, mas têm receio de compartilhá-las com o seu líder ou gestor. O grande diferencial dessa medida é permitir que o colaborador participe e opine com liberdade sobre o que considera importante para a empresa, mas com a garantia do anonimato.

Ela pode ser uma excelente maneira de melhorar a comunicação da sua empresa, principalmente pelo fato de fortalecer o clima colaborativo do ambiente, em que todos podem dar a sua contribuição e, mais que isso, ter as suas ideias e demandas atendidas. Além do mais, ela pode servir como fonte de novas ideias para aprimoramentos em todos os setores.

6. Crie guias para novos funcionários

Esses guias podem ser utilizados como uma forma de inserção do novo colaborador no ambiente da empresa. Eles trazem um apanhado geral sobre a organização e servem de base para um contato inicial, que permita ao novato se sentir mais integrado ao ambiente.

Porém, é preciso destacar que essa é apenas uma ferramenta inicial, o que significa que ela não dispensa outros tipos de intervenção na hora de ambientar e capacitar os novos colaboradores. Assim, é recomendado que os guias sejam aliados a outras ferramentas, para que os funcionários sejam conduzidos e informados sobre outros aspectos relevantes para o seu trabalho e trajetória na empresa.

7. Inove em suas reuniões

Hoje, ferramentas como Skype e Hangouts são altamente eficientes e seguras para se comunicar, mesmo em se tratando de grupos maiores. A comodidade e facilidade com que se consegue reunir diversas pessoas em uma discussão é o grande diferencial desse tipo de tecnologia.

Em vez de realizar reuniões improdutivas e que, muitas vezes, acabam saindo do foco ou nem mesmo são realizadas com todos aqueles que deveriam estar presentes, você pode inovar e adotar esse tipo de solução para as suas futuras reuniões. Os benefícios são notórios, a exemplo:

• as conversas são mais diretas e não atrapalham tanto na produtividade do colaborador;
• não se faz necessária uma grande logística para conseguir incluir pessoas;
• são mais eficientes em casos de reuniões extraordinárias, pois a mobilidade ajuda.

É evidente que a comunicação pela internet não substitui por completo as reuniões presenciais, mas pode ser facilmente utilizada como ferramenta auxiliar, permitindo que os colaboradores realizem esses encontros de forma remota e não percam tempo se locomovendo.

8. Considere a TV corporativa

Uma das principais tendências em comunicação no trabalho é a TV corporativa. Esse é um tipo de mídia indoor, que consiste na inclusão de monitores em diversos locais dentro da organização — como elevadores e corredores. Eles são conectados à internet e exibem conteúdos diversos para os funcionários e visitantes.

O material exibido tem o objetivo de informar e motivar as pessoas. Os monitores podem apresentar notícias diversas, novidades da organização, elementos da cultura do negócio, metas e realizações e comunicados. Como os momentos de contato são rápidos, é preciso que o conteúdo seja curto e interessante.

Normalmente, a produção de todo o material e estratégia de uso da ferramenta é feita pelo RH. Porém, existem empresas que oferecem o serviço de conteúdo, junto a instalação dos equipamentos.

9. Não se esqueça dos quadros de avisos

Por fim, uma ferramenta de comunicação no negócio que não sai de moda e nunca perde a eficiência é o quadro de avisos. Ele pode ser colocado em diversos ambientes da empresa, um para cada time ou área, e sempre é notado pelos funcionários.

Uma forma de aumentar ainda mais a eficiência dessa ferramenta é adotar uma versão modernizada da mesma — os quadros digitais. Eles funcionam como a TV corporativa, porém, são de acesso exclusivo dos funcionários e apresentam apenas informações destinadas a eles (sem visitantes). O grande benefício aqui é que o conteúdo pode ser modificado de forma remota, através de um sistema de gestão.

Essas ferramentas fazem toda a diferença na comunicação no trabalho, melhorando sua eficiência e qualidade. Elas podem ser usadas de forma conjunta ou individual, cada qual com seus objetivos e contribuições.

A importância da boa comunicação para o clima organizacional

O clima da empresa é um elemento de imensa relevância na produtividade do colaborador. Afinal, quem trabalha em um ambiente saudável, motivador e agradável é mais feliz e produz mais. A comunicação ajuda justamente nesse processo, criando boas relações entre os funcionários e até mesmo da empresa com os demais setores da sociedade.

Quando a comunicação flui harmoniosamente entre os diversos setores, dificilmente haverá crises que desgastam o humor do trabalhador, deixando-o com má vontade e baixo rendimento nas suas funções. O mesmo acontece com a comunicação externa: quando a empresa é transparente, os atritos com fornecedores e clientes são mais incomuns, permitindo que os funcionários trabalhem livres de conflitos e dificuldades.

A comunicação para o público interno

O público interno é formado por todos os colaboradores de sua empresa, desde a pessoa encarregada pela limpeza até o mais alto executivo. Por isso, a comunicação dentro do ambiente profissional pode ser um desafio, já que muitas vezes existe uma grande diferença nas funções que as pessoas executam.

Basicamente, para que a comunicação seja bem estabelecida, é necessário que cada funcionário tenha ciência de tudo o que precisa para executar a sua função com perfeição. Além disso, é importante que todos tomem conhecimento de estratégias que sejam do interesse da empresa como um todo, evitando boatos, que só atrapalham a rotina do trabalhador.

Nesse sentido, fica evidente a importância das ferramentas de comunicação. Elas ajudam a criar esse ambiente organizacional positivo — principalmente em empresas maiores, com muitos colaboradores, áreas e unidades. Seu uso permite que as mensagens e troca de informações sejam feitas de forma remota e direcionada, ou seja, tudo ocorre de forma ágil.

Outro ponto importante para o sucesso da comunicação é o planejamento do time de Recursos Humanos (RH), identificando as ferramentas necessárias para garantir sua eficiência e preparando os treinamentos, processos e atividades que garantem as boas práticas de comunicação.

Os treinamentos e capacitações são importantes para preparar os líderes e membros da empresa que são porta-vozes da organização, ou seja, aqueles que falam por ela e passam as mensagens aos demais interessados — tanto para o público externo, quanto para o interno.

A forma como os funcionários recebem ordens e comunicados impacta diretamente em como eles assimilam a informação e suas atitudes posteriores. Por isso, é necessário preparar gerentes e líderes para que eles saibam se comunicar com seus subordinados, garantindo que tudo será feito da melhor forma possível.

A comunicação para o público externo

O público externo são todas as pessoas não contratadas pela empresa que possam ter interesse por informações sobre ela: clientes, fornecedores, sociedade, instituições financeiras e imprensa geralmente estão inclusos nessa lista. Ter um bom relacionamento com eles é mais que uma mera formalidade — é uma verdadeira estratégia de negócios.

Empresas transparentes atraem mais investidores e clientes, além de terem um relacionamento melhor com bancos. Dificilmente se envolvem em escândalos, garantindo a estabilidade e podendo até impulsionar o negócio. Além disso, uma comunicação bem executada com o público externo garante mais credibilidade da marca, fortalecendo-a no mercado.

É importante entender que essa comunicação é feita por todos os membros da empresa, ou seja, atitudes e ações de funcionários, mesmo de cargos de baixo nível, podem impactar na imagem da empresa. Por isso, é importante ter políticas de compartilhamento de informação e conduta, mostrando para os colaboradores como eles devem se comunicar quando representam a organização.

A comunicação e a produtividade no trabalho

Já ficou claro que a comunicação tem um papel crucial no ambiente profissional, mas qual a relação dela com a produtividade? Como investir nesse hábito pode aumentar a produção de sua empresa?

Retomando um conceito do começo do texto, sabemos que bons ambientes de trabalho garantem mais rendimento dos funcionários. E muito desse ambiente é baseado na comunicação. A forma como líderes lidam com subordinados, a dificuldade em obter informações sobre a empresa e até mesmo as fofocas e os boatos geram estresse e atrapalham o dia a dia dos trabalhadores.

Uma boa comunicação garante que o ambiente interno seja eficiente, evitando todos os problemas que prejudicam a produtividade e motivação dos colaboradores. O cenário ideal é que os líderes sejam treinados para transmitir e receber mensagens da forma correta, onde os processos de troca de informação funcionam e as relações entre todos seja positiva.

Os benefícios de uma boa comunicação no trabalho

O aumento da produtividade não é o único ganho proporcionado por uma boa comunicação no trabalho. Confira, a seguir, outros benefícios que ela traz para as empresas:

1. Alinha as informações e melhora a produtividade

Quando não há um sistema de compartilhamento de dados bem formulado, pode acontecer de cada pessoa envolvida no projeto ter informações diferentes, que resultam em um trabalho feito de modo errado. Com uma comunicação eficiente, todos os envolvidos sabem de todos os detalhes do projeto, facilitando a execução sem atrasos e inconsistências.

2. Garante mais abertura para os funcionários exporem dúvidas e sugestões

Como administrador, você pode se deparar com desafios de logística de produção que não sabe como superar. Muitas vezes, um funcionário de cargo mais baixo pode ajudar a elaborar um plano mais simples, eficiente e, por que não, inovador. Por isso, não desperdice o conhecimento de quem lida com os defeitos e as qualidades da sua empresa todos os dias, busque sempre escutar as dúvidas e as sugestões dos funcionários. Além de motivá-los, você pode se beneficiar muito.

3. Faz com que o colaborador se sinta parte da empresa

Quando o negócio lida com muitos funcionários, é bem comum que haja alta rotatividade nos cargos mais baixos. Uma forma de superar essa dificuldade é fazer com que o colaborador se sinta emocionalmente conectado à empresa em que trabalha.

A comunicação exerce um papel crucial nessa conexão. Em geral, eles gostam de saber dos desafios pelos quais a empresa está passando e de sentir que fizeram parte de uma conquista quando enxergam os obstáculos superados. Além disso, eles se sentem mais valorizados quando têm suas sugestões ouvidas.

4. Evita rumores e fofocas

É inevitável: quanto maior o quadro de funcionários de uma empresa, mais boatos surgirão dentro dela. Especialmente se a comunicação for deficiente. Infelizmente, as pessoas têm o hábito de dar sentido às coisas que elas veem: uma reunião com um líder de sindicato pode ser sinal de demissões em massa ou um chefe mal-humorado indica que a empresa está mal das pernas.

Não permita que isso aconteça sob a sua supervisão, pois essas fofocas tiram o foco dos funcionários do trabalho e impactam diretamente a produtividade. A única forma de fazer isso é ser transparente com todos ao seu redor na empresa: se eles confiarem que serão avisados se um dia os empregos estiverem em risco, por exemplo, não perderão tempo confabulando sobre isso.

5. Elimina desperdícios e custos desnecessários

Problemas na comunicação podem gerar diversos desperdícios e custos desnecessários para a empresa. Entre eles, estão:

• trabalho dobrado: quando dois (ou mais) funcionários acabam fazendo a mesma tarefa;
• retrabalho: quando o colaborador não realiza algo como deveria ser feito porque não lhe foi explicado;
• ociosidade: quando funcionários ficam sem tarefas porque não lhes foi passado nada;
• perda de prazos;
• investimentos feitos errados.

Um processo eficiente de comunicação, faz com que as atividades aconteçam no tempo devido e conforme as instruções certas. Lembre-se que isso evita problemas, como gerar custos e desperdícios para o negócio.

6. Reduz a insatisfação e rotatividade de colaboradores

Como falamos, a boa comunicação é fundamental para manter um clima organizacional eficiente, que motiva e inspira os colaboradores. Um ambiente ruim, por outro lado, tende a gerar insatisfação nos funcionários e, posteriormente, sua saída para o mercado à procura de algo melhor.

Essa rotatividade de funcionários — também chamada de turnover, é uma das métricas que o RH mais tenta reduzir. Isso porque ela representa altos custos para a organização, como recrutamento, seleção, encargos de saída etc. Por isso, ao melhorar a comunicação interna e o ambiente de trabalho, aumentando a satisfação, economiza-se financeiramente.

7. Gera ganhos financeiros para o negócio

A economia com a rotatividade não é única gerada por uma comunicação eficiente no trabalho. Outros fatores, como o aumento da produtividade e eliminação de erros também contribuem para a redução de gastos e melhora dos resultados financeiros.

Como falamos, a comunicação impacta diretamente na produtividade dos colaboradores, dessa forma, eles oferecem mais, sem a necessidade de contratar outras pessoas para atender a demanda. Isso resulta em melhores ganhos para a organização.

8. Aumenta a competitividade da empresa

Por fim, todos esses benefícios resultam em algo muito importante para o sucesso de qualquer organização: sua competitividade. A realidade é que, atualmente, uma empresa só consegue se manter competitiva quando seu ambiente interno é eficiente, algo que uma boa comunicação no negócio ajuda a construir.

Como melhorar a comunicação da sua empresa

Para atingir os resultados positivos com a comunicação e conseguir fazer com que seus funcionários tenham mais produtividade no trabalho, como vimos, algumas medidas e ferramentas podem ser necessárias.

Uma das mais simples é incentivar a transparência, especialmente entre chefes e subordinados. Deixar de compartilhar informações úteis ao aprimoramento do trabalho e relativas a quem executa as funções nem sempre é uma boa estratégia e, como já dito, pode até ocasionar refações e perdas de produtividade.

Oriente as pessoas que exercem cargos de liderança na sua empresa a incentivar o fluxo das informações, não só de cima para baixo, mas também na via inversa. Faça com que eles solicitem a participação dos funcionários nos rumos da empresa, por meio de opiniões e sugestões sobre os processos adotados, bem como incentive o diálogo entre as partes. Boas ideias podem surgir de conversas como essas.

Outro ponto importante é fazer com que as informações cheguem aos funcionários, especialmente em empresas grandes. Muitas apostam em murais e e-mails, mas existem diversas formas de fazer isso com a evolução tecnológica: até SMS já é utilizado para esse fim.

Para quem gosta de estar na vanguarda da administração, vale a pena conferir o conceito de unified communications — comunicações unificadas, em tradução livre —, que nada mais é do que ferramentas online focadas na manutenção de uma boa comunicação empresarial, que ajudam o compartilhamento de informações em tempo real com todos os envolvidos no projeto. Elas são, certamente, a forma mais eficiente e econômica de distribuir conhecimento nos dias atuais.

Por fim, treinamento e responsabilidade compartilhada é fundamental. É necessário entender que manter uma boa comunicação no trabalho é papel de todos os líderes da organização, não apenas do time de Recursos Humanos. Além disso, essas pessoas precisam de treinamentos para exercer bem essa função na sua equipe.

Gostou das dicas de como melhorar a produtividade no trabalho e de conhecer as principais ferramentas de comunicação? Então, não pare por aqui! Curta nossa página no Facebook e fique por dentro das nossas novidades!