O guia mais que completo sobre a gestão de projetos

Sua empresa vai abrir uma nova filial? Atende a demandas de clientes? Desenvolve produtos? Tem ideias que precisam ser implementadas? Em qualquer um desses casos, a gestão de projetos é a resposta para atingir um resultado melhor com ótimo custo-benefício.

A ideia é utilizar metodologias e ferramentas que ajudam a aplicar conceitos e a medir resultados. Essa prática aparentemente simples aumenta as chances de sucesso da empreitada, com consequente crescimento da carteira de clientes, geração de receitas, redução de custos e valorização do negócio.

Devido a essas características, o processo de gerenciar projetos é fundamental no ambiente corporativo. Por meio dele fica muito mais fácil garantir a fluidez das rotinas gerenciais, solucionar problemas e tomar decisões acertadas. No entanto, para chegar a esse patamar, é preciso saber o que fazer.

É por isso que criamos este artigo. Aqui você vai conhecer os principais detalhes do gerenciamento de projetos e como ser mais eficaz na aplicação da abordagem. Acompanhe!

O que é o gerenciamento de projetos?

Gerir projetos consiste em aplicar habilidades, ferramentas e conhecimentos para executar as iniciativas organizacionais de maneira eficaz. É uma competência estratégica que garante o alinhamento dos objetivos de negócio aos resultados alcançados. Assim, é possível reduzir as chances de fracasso existentes durante o ciclo de vida do projeto.

Para assegurar o cumprimento dessas finalidades, a gestão de projetos busca definir e atingir os objetivos ao mesmo tempo que otimiza a alocação e o uso dos recursos para cumprir os requerimentos exigidos. Por isso, existem três principais variáveis que devem ser controladas.

• Tempo: é o prazo para finalizar as etapas ou os componentes do projeto.
• Custo: representa os gastos para desenvolver a iniciativa.
• Escopo: é o detalhamento total da ideia, que geralmente segue a Estrutura Analítica de Processo (EAP) ou Work Breakdown Structure (WBS).

Com o propósito de gerenciar esses aspectos, é preciso adotar uma postura transparente e eficiente, assim como realizar um bom planejamento das atividades a serem executadas. Desse modo, é atingido um nível maior de segurança, que reduz as incertezas e os riscos inerentes à empreitada.

Quando todos esses aspectos são equilibrados, a gestão de projetos facilita o alcance de objetivos com mais qualidade. Ainda são reduzidos os imprevistos e há uma possibilidade melhor de trabalhar com os riscos. Ao fazer um bom planejamento, os prazos também são respeitados e a empresa se torna mais produtiva e eficiente.

Histórico da gestão de projetos

É uma prática que sempre existiu, mas foi formalizada a partir dos anos 1960, quando as empresas identificaram a necessidade de organizar o trabalho em processos para que os colaboradores atuassem de maneira integrada. Dois principais teóricos dessa disciplina são Taylor e Gantt.

O primeiro definiu o que é trabalho e demonstrou que a produtividade vai além da quantidade de horas investida para realizar determinada tarefa. Na verdade, tem mais a ver com motivação e eficiência.

O segundo elaborou diagramas que favorecem o acompanhamento da sequência e a duração de tarefas. Essa ferramenta analítica é utilizada até hoje e ajuda a alcançar a excelência nas atividades.

Como funciona o ciclo da gestão de projetos em um negócio?

O ciclo de vida de um projeto é a divisão da iniciativa em etapas menores, que contemplam do início ao fim da empreitada. O gestor é o responsável por fazer essa separação e organização, já que é preciso considerar critérios específicos do negócio, da tecnologia empregada ou do setor de atuação.

No entanto, existem 5 principais estágios que integram o ciclo da gestão de projetos. Veja quais são eles e o que os caracteriza!

Iniciação

Nessa etapa, o gestor e a equipe se reúnem para conhecer os obstáculos que enfrentarão ao longo do projeto. Diversas variáveis devem ser discutidas, como informações sobre prazos, qualidade e custo. O propósito é adaptá-las para aproveitar melhor os recursos e diminuir os impactos da realização da iniciativa.

Perceba que esse estágio é o primeiro passo para construir um planejamento, nesse momento, ainda superficial. Por enquanto, são delimitados dados gerais do projeto, objetivos e metas a serem atingidos.

Planejamento

A segunda etapa é a do planejamento, em que as informações iniciais são detalhadas. Os objetivos e as metas, por exemplo, precisam ser aperfeiçoados e explicados, com definição dos caminhos que serão adotados para alcançá-los. Perceba que as estratégias delimitadas nesse estágio contribuem para concluir a iniciativa com sucesso, principalmente se houver foco e atenção por parte da equipe e do gestor.

Execução

Os critérios determinados nas etapas anteriores começam a se concretizar nesse momento. É importante perceber que, mesmo com tudo planejado, é possível realizar modificações, a depender da situação que se apresenta. Portanto, é preciso ser flexível e ter foco na qualidade. Cabe ao gestor, nesse momento, verificar como as atividades são realizadas e oferecer a ajuda necessária.

Monitoramento e controle

Os objetivos traçados somente serão atingidos quando houver monitoramento e controle das etapas executadas. É um estágio complementar ao anterior, e muitas vezes os dois acontecem ao mesmo tempo. O propósito é saber se as estratégias são eficazes a partir da avaliação de desempenho e progresso.

A comparação feita é com o plano estabelecido anteriormente. Quando houver divergências, é preciso implementar ações corretivas com o intuito de aumentar as chances de sucesso.

Encerramento

O projeto é aceito nesse momento e há uma transição para seu término. Apesar disso, ainda é preciso atentar-se à gestão de projetos, responsável por oficializar a finalização da iniciativa por meio de ações — como a documentação de lições aprendidas e a assinatura do termo de aceite.

Com a realização de todas essas etapas há um aumento da eficiência da produção e a diminuição dos desafios encontrados ao longo do caminho. Contudo, além desses estágios, é necessário adotar uma metodologia apropriada, conforme veremos em seguida.

Quais são os métodos para a gestão de projetos?

Há diferentes metodologias passíveis de aplicação na gestão de projetos. Algumas são tradicionais e outras são ágeis. As duas categorias são interessantes, e a escolha depende das demandas da empresa. Para saber o que é melhor, é preciso entender o que caracteriza os dois modelos.

As metodologias tradicionais são aquelas em que é definido um planejamento completo e fechado. As tarefas realizadas são distribuídas a partir de uma ordem linear e os prazos são bem definidos.

Por sua vez, as metodologias ágeis são mais flexíveis, ou seja, ignoram o planejamento fechado e completo. As atividades são organizadas em ciclos, mas a revisão pode ser feita em ordens diferentes. Isso acontece porque as decisões são tomadas enquanto o projeto é desenvolvido, a partir das necessidades que surgem.

Para garantir que todas as atividades serão executadas nas metodologias ágeis, há um controle visual do andamento. O cliente também participa do projeto, verifica sua evolução e avalia as etapas já elaboradas para apontar a necessidade de ajustes.

A partir dessas duas classificações, chega o momento de trazer as principais metodologias de gerenciamento de projetos. Acompanhe!

PMBOK

Reúne as melhores práticas a serem utilizadas na gestão de projetos. Criado pelo Project Management Institute (PMI), o PMBOK não é uma metodologia, porque traz uma visão geral de como as ideias devem ser implementadas pelas empresas.

Apesar de especificidades de linguagem e modelos únicos de documentos serem ignorados, o PMBOK é muito utilizado porque se aplica a diferentes tipos de projetos, qualquer que seja sua dimensão, a quantidade de colaboradores envolvidos, o nicho de atuação, os orçamentos ou os prazos.

Entre os principais benefícios dessa abordagem estão:

• padronização das atividades;
• melhoria no fluxo de comunicação;
• diminuição da negligência de tarefas relevantes;
• utilização eficiente dos recursos;
• controle sobre o andamento do projeto;
• otimização do tratamento de riscos;
• aumento das chances de sucesso.

Waterfall

É a metodologia chamada de "cascata", porque implementa a principal ideia da metodologia tradicional: a sequência lógica de atividades. As etapas principais são:

• definição de requisitos;
• planejamento;
• execução;
• validação.

Por suas características, o método waterfall é muito indicado para projetos amplos, que exigem equipes com funções mais tradicionais e um detalhamento minucioso. No entanto, é importante ressaltar que um estágio só é executado quando o anterior estiver finalizado. Por isso, é proibido pular para outra etapa, voltar algumas atividades e até mesmo sobrepor tarefas.

Outra característica relevante é que os requisitos são definidos no começo do projeto e não sofrem nenhuma ou pouca alteração durante sua realização. A vantagem é a facilidade de compreensão e execução por parte das equipes. Além disso, são antecipados problemas e imprevistos, com previsão de diferentes cenários.

Por outro lado, o trabalho é muito rígido. Caso uma etapa exija revisão ou ajustes depois de ser concluída, os custos são elevados. Mais do que isso, é difícil delimitar no início todos os critérios necessários, o que faz essa metodologia ser pouco adequada para projetos complexos ou de longa duração.

Scrum

É uma metodologia ágil em que as etapas do projeto são chamadas de sprints. As tarefas são organizadas em lista e, sempre que um estágio é iniciado, é feita uma reunião de planejamento para determinar quais itens serão priorizados. Por isso, o foco dessa metodologia é a produtividade.

O gestor é chamado de scrum master. Seu papel é excluir os obstáculos diante da equipe para garantir que os sprints — que duram aproximadamente duas semanas — sejam colocados em prática com eficiência. Além disso, há uma visualização clara dos estágios em andamento, que estão em correção, já foram finalizados etc.

A vantagem é que os resultados parciais são identificados — e testados, quando for o caso — com rapidez, o que permite corrigir os erros existentes. Por outro lado, é preciso ter cuidado com as deformações de escopo e com a interrupção do trabalho derivada da saída de um membro da equipe.

Six Sigma

Foca a melhoria da qualidade do projeto. Por isso, é indicado para a redução dos defeitos nos setores industriais ou as falhas no desenvolvimento de softwares. Quando uma ação tem a classificação Six Sigma, recebe o selo de que 99,9% do que é produzido está livre de imperfeições.

Seu benefício é ser uma metodologia proativa, que analisa diferentes etapas do processo para identificar melhorias e antecipar os defeitos. No entanto, é preciso evitar a rigidez no planejamento, porque essa situação tende a limitar a inovação e a criatividade da equipe.

Ainda existe a metodologia Lean Six Sigma, uma derivação da primeira, que soluciona problemas de fluxo de trabalho e reduz os desperdícios. O direcionamento é a eficiência e a economia por meio do sentimento de que todos são responsáveis e têm propriedade sobre as ações.

Extreme Project Management

É uma metodologia específica para projetos com prazos curtos, grande complexidade e que estão sujeitos a variações e incertezas. Devido a suas características, é encarada como o oposto da metodologia waterfall.

Nesse caso, as técnicas e os formalismos são colocados em segundo plano, porque o foco é o lado humano. O mindset da equipe é um fator relevante para o sucesso da iniciativa, porque os profissionais devem estar preparados para enfrentar situações pouco controláveis, incertezas e modificações espontâneas.

Para ser aplicado com êxito, o método XPM também exige um gestor com perfil flexível e que tenha boas habilidades de negociação e comunicação. Isso acontece porque ele precisa manter a motivação e o engajamento dos colaboradores para que todos saibam lidar com os obstáculos.

PRINCE 2

Contempla variáveis de gestão, controle e organização de diferentes tipos de projeto. Essa metodologia tem um viés para o produto e as entregas feitas durante a realização da empreitada. Para ser colocado em prática com eficiência, é preciso cumprir algumas premissas:

• organização e controle das etapas;
• revisão de processos com base em cases e análises de planejamento;
• flexibilidade dos pontos de decisão;
• eficiência na gestão de desvios;
• envolvimento da liderança e dos stakeholders nos aspectos fundamentais;
• estabelecimento de um canal de comunicação eficiente entre a equipe desenvolvedora e o restante do negócio.

Vale a pena evidenciar que a sigla PRINCE significa, em português, Projeto em Ambiente Controlado. Ele dura toda a execução do projeto e suas principais fases são: controle, revisão, monitoramento e finalização.

Project Model Canvas

É uma das metodologias mais utilizadas por sua flexibilidade e simplicidade. Em primeiro lugar, é preciso substituir a documentação e os papéis por coisas simples, como post-its e folhas A4. A ideia é responder algumas perguntas importantes:

• Por quê?
• O que?
• Quando?
• Quem?
• Como?
• Quanto?

Desse modo, a equipe tem ideias mais claras e consegue criar um planejamento adequado. Perceba que os post-its e papéis servem para oferecer uma visão objetiva do que deve ser feito, quais são as próximas etapas e o que está em andamento.

Todas essas metodologias são eficientes — tudo depende das demandas da sua empresa. No entanto, elas precisam de um bom gerente de projetos, que deve ter atribuições específicas para alcançar o sucesso.

Quais são as atribuições de um bom gerente de projetos?

O gerente de projetos tem uma grande responsabilidade porque é ele que administra todas as etapas que serão executadas. Assim, cabe a esse gestor planejar custos, montar cronogramas, gerir pessoas, iniciar e encerrar tarefas, motivar a equipe e ajustar o escopo.

Em outras palavras, ele tem o dever de gerenciar o progresso da empreitada, além de reduzir falhas e identificar desvios a partir das variáveis custo, qualidade, escopo e prazo. O gerente ainda indica os responsáveis pelas tarefas, contribui para a formação da equipe, descreve as funções de cada colaborador e determina quais recursos, prazos e métodos serão seguidos, bem como os resultados esperados.

Para colocar todos esses aspectos em prática, o gerente de projetos precisa ter habilidades técnicas e comportamentais específicas. Mais do que a liderança propriamente dita — para ser reconhecido como tal —, é preciso ter:

• organização;
• comunicação interpessoal;
• inteligência emocional;
• persistência;
• empatia;
• flexibilidade;
• resiliência;
• capacidade de trabalhar sob pressão;
• gestão de tempo e tarefas;
• conhecimento das etapas associadas ao projeto;
• capacidade de trabalhar em equipe.

Assim, o gerente de projetos tem um papel estratégico. Ele mantém os projetos em ordem e um relacionamento saudável com os stakeholders. Dessa forma, melhora os resultados alcançados e consegue satisfazer os clientes de acordo com suas necessidades.

Boa parte dessa atuação é permitida pela mobilidade digital, que facilita a obtenção de informações e o acompanhamento próximo do gestor, mesmo que ele não esteja fisicamente na empresa. Os dispositivos tecnológicos ainda se tornam um canal de comunicação eficiente e contribuem para evitar atrasos nas entregas.

O que é preciso para montar um escritório de projetos?

O PMO é o setor que se responsabiliza pelo planejamento estratégico e pela centralização técnica da gestão de projetos. A partir dele, padrões, decisões e estratégias são unificados, a depender do que a organização precisa, de seu perfil e da área de atuação, bem como de sua maturidade referente ao gerenciamento das empreitadas.

Apesar da definição única, existem três tipos diferentes de PMOs.

• Corporativos: são aqueles que organizam os projetos a partir do planejamento estratégico geral estabelecido.
• Organizacionais: são chamados de departamentais e funcionam como o corporativo, mas estão ligados a apenas uma área da empresa. É comum quando um dos departamentos é mais maduro do que os outros no que se refere à gestão de projetos. Costumam estar associados a setores que geram valor, como a TI.
• Para fins especiais: são criados com propósitos claros e específicos, e duram um período predeterminado. São utilizados em grandes iniciativas, que abrangem vários projetos interligados, como ocorre nas obras de infraestrutura e na gestão de um programa de inovações tecnológicas.

Para montar qualquer um desses modelos de escritório de projetos é preciso colocar em prática algumas etapas. Confira quais são elas a seguir.

Planejamento

A ideia é verificar o escopo e as demandas identificadas para, então, detalhar as tarefas que serão executadas para criar o PMO. Esse processo aumenta as chances de êxito.

Seleção do tipo de PMO

O gestor deve escolher um dos três modelos apresentados. A opção corporativa só é indicada quando já existe maturidade na gestão de projetos.

Definição do suporte

O PMO requer o apoio de alguém com autonomia para fazer mudanças estruturais na empresa, como um diretor. Essa pessoa será responsável pelos recursos a serem utilizados na montagem do escritório de projetos e pelo suporte à sua implantação.

Criação de infraestrutura

O gestor precisa estudar como o PMO deve ser implementado. Para isso, é importante conhecer os processos principais do escritório, assim como definir os cargos dos profissionais da equipe e qual será o centro de custos do setor. Perceba que o intuito é diminuir o impacto da implantação.

Motivação dos profissionais envolvidos

As pessoas são essenciais para o sucesso da criação do PMO. É preciso definir quem estará envolvido e conversar sobre a importância dessa prática. Resolva todas as dúvidas para acabar com possíveis desconfianças e desafios.

Instalação da estrutura

A estrutura física é indispensável para uma boa operação. São necessários materiais — como cadeiras, itens de papelaria e computadores —, alocação de espaço, possíveis contratações ou promoções de colaboradores e licenças de softwares.

Organização da equipe

O PMO deve ter um organograma específico. É válido ter:

• um gerente de portfólio que se reporte à diretoria ou ao CPO;
• um ou mais gerentes de programas que se direcionem ao de portfólio;
• uma quantidade maior de gerentes de projetos, que serão distribuídos pela organização para executarem seu trabalho.

Definição de um projeto-piloto

Os projetos já em andamento devem continuar com seu curso sem grandes intervenções do PMO. É melhor delimitar um projeto-piloto, que pode ser uma iniciativa menor e com tolerância razoável aos erros. O objetivo é verificar como está o desempenho inicial do escritório.

Depois disso, basta colocar o PMO em operação e fazer os ajustes necessários. Lembre-se de obter feedbacks para implementar a melhoria contínua. Ao saber a opinião dos stakeholders, fica mais fácil saber como está o desempenho do escritório e mensurar sua funcionalidade.

Além do PMO, existem outros aspectos que precisam ser observados na gestão de projetos. Um deles é o custo, que deve ser bem gerenciado. Entenda melhor a seguir.

Como funciona a gestão de custos em um projeto?

A gestão de custos é uma das áreas do gerenciamento de projeto. Seu foco é definir quais gastos de recursos são necessários para assegurar a execução de todas as atividades. Para isso, é preciso incluir na contagem a estimativa do valor de cada ciclo de vida, já que, dessa forma, é possível aperfeiçoar as tomadas de decisão.

Além disso, essa previsão de custo por ciclo é utilizada para identificar como é possível reduzir os gastos e o tempo de execução. O resultado é melhorar o desempenho e a qualidade da entrega do projeto.

Para chegar a esse patamar, é preciso colocar em prática os quatro processos da gestão de custos.

• Planejamento: assinala a política a ser seguida na estimativa de gastos, na elaboração e no controle de orçamentos.
• Previsão de custos: indica o total de recursos financeiros necessários para a execução das atividades, inclusive no que se refere a horas de trabalho.
• Definição de orçamento: determina uma linha-base de gastos para cada atividade.
• Controle do budget: apura o que é realizado e verifica se está dentro do previsto. Também revisa o orçamento para garantir sua manutenção dentro das estimativas iniciais.

Tenha em mente que o custo sempre é finito e exige gestão adequada para evitar o comprometimento do projeto, sua inviabilização ou interrupção. Esse processo é feito a partir de diferentes técnicas multidisciplinares, que possibilitam compreender a origem dos gastos e de que maneira são mais bem aproveitados. A partir da adoção dessa prática, a gestão de projetos é mais exitosa, porque é feito um monitoramento da lucratividade e do retorno dos investimentos realizados.

Por que automatizar sua gestão de projetos?

A tecnologia sempre é um ponto de apoio, inclusive na gestão de projetos. Por meio dela é possível automatizar atividades rotineiras, a fim de que a equipe foque nas ações estratégicas. O resultado? Ganho em eficiência e praticidade.

No entanto, como automatizar o gerenciamento de projetos? A resposta passa pelo uso de softwares de automação. Essa prática já é bastante adotada em diferentes setores e é um grande benefício para os gestores, que tomam decisões acertadas e embasadas em dados precisos.

Atualmente, a maioria dos sistemas conta com armazenamento na nuvem, isto é, hospedam arquivos de modo online e não exigem instalação para serem utilizados, apenas a licença. Essas características garantem segurança e facilidade de uso para os colaboradores.

Além disso, a mobilidade corporativa é garantida, pois a maioria dos softwares em nuvem é passível de acesso por qualquer dispositivo com conexão à internet. A questão nesse momento é: o que justifica a adoção desses sistemas?

Primeiramente, eles ajudam a estruturar o fluxo de trabalho e reduzem a preocupação dos gestores, porque facilitam a distribuição de atividades, o acompanhamento de custos e prazos, e a comunicação com a equipe. Ao mesmo tempo, fornecem informações relevantes, que se transformam em insights. Por isso, as decisões passam a ser embasadas em números.

Como a tecnologia é fundamental para otimizar sua gestão de projetos?

A evolução tecnológica apresentou um impacto significativo na gestão de projetos. A partir dos seus dados há uma visão nova para as empresas, que conseguem aperfeiçoar seu trabalho e torná-lo mais eficiente e ágil. A comunicação e o fluxo de trabalho também são favorecidos, especialmente porque os sistemas centralizam informações e garantem acesso rápido.

Para entender melhor as vantagens proporcionadas pela tecnologia, vamos apresentar os 5 principais benefícios para a gestão de projetos. Confira!

Segurança dos dados

A transformação digital aprimora os recursos tecnológicos, o que leva a um aumento da segurança dos dados devido às próprias características das soluções. É o caso da computação em nuvem, que traz eficiência, utiliza recursos de criptografia (entre outros voltados para a preservação das informações) e garante o acesso simultâneo.

Aumento da produtividade

A mobilidade corporativa tende a elevar a produtividade, porque a tecnologia permite acesso fora do escritório. A consequência são ganhos em relação à otimização do tempo e à objetividade do escopo.

Melhoria da comunicação

Os softwares para gestão de projetos facilitam a comunicação entre os envolvidos e tornam as etapas mais claras para todos, já que os trabalhos são divididos em estágios. Os profissionais são notificados e podem até interagir entre si por meio da plataforma.

Padronização de procedimentos

A integração dos dados é um dos principais benefícios do uso da tecnologia, pois permite o acesso às informações em um só local. Isso faz com que todos saibam o que, quando e como precisa ser feito para garantir o alinhamento de estratégias e atividades.

Apesar dessas vantagens, como gestor você ainda precisa cuidar com alguns erros comuns. Quer saber quais são eles? Leia o próximo tópico!

Quais são os erros que você não pode cometer?

O gerente de projetos tem uma série de atividades a realizar e de procedimentos para se atentar. Ainda assim, precisa tomar cuidado com alguns erros comuns e que trazem desafios à gestão. Para evitá-los, é preciso conhecê-los. Por isso, listamos os principais a seguir. Veja!

Inadequação do planejamento

O planejamento é uma das principais etapas, mas há gestores que o ignoram. É importante executá-lo para que todos os envolvidos conheçam suas funções e responsabilidades, assim como os prazos de entrega das tarefas. Além disso, nunca reaproveite um plano anterior por ser semelhante ao atual. As especificidades sempre são diferentes porque cada projeto é único e exclusivo. Adotar essa medida para economizar tempo tende a gerar muitos problemas.

Seleção errada da equipe

As pessoas certas devem integrar a equipe de gestão de projetos. Isso significa que os profissionais precisam ter competências e habilidades específicas conforme as funções que exercem. Também é importante que apresentem alto desempenho. Para garantir o máximo aproveitamento, o gestor deve implementar um sistema de avaliação constante.

Definição errônea dos prazos

Os períodos de entrega precisam ser definidos conforme as necessidades do projeto. Embasar-se em experiências anteriores é pouco indicado, visto que a tendência é de erros. Por isso, considere a complexidade das tarefas e o envolvimento necessário para que todos cumpram o prazo combinado.

Ausência de softwares especializados

Esse é um dos maiores erros, já que, como vimos, a tecnologia é indispensável para o bom funcionamento do negócio. Com os recursos é possível antecipar tendências, identificar necessidades, detectar gargalos e imprevistos e fazer os ajustes necessários sem que os problemas impliquem em grandes prejuízos.

Assim, é por meio da combinação de todos os aspectos que vimos até aqui que a gestão de projetos se torna um sucesso. Mais do que saber o que essa prática significa ou quais são suas principais metodologias, é preciso identificar as etapas necessárias para atingir bons resultados. Com as sugestões, você já sabe o que fazer.

Agora que você entende o que é e como aplicar o gerenciamento de projetos na sua empresa, que tal se aprofundar nesse e em outros assuntos? Assine a nossa newsletter e receba os conteúdos diretamente no seu e-mail!