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Reduza a complexidade do seu ambiente de soluções
CIOs cada vez mais encaram um cenário onde a complexidade da TI e de seu ambiente de soluções é um grande desafio que vem crescendo como uma bola de neve. Desde 2015, segundo a pesquisa “Como a prática de SAM (Software Asset Management ou Gestão de Ativos de Software) é exercida no Brasil”, realizada pela consultoria KPMG, apenas 23% das empresas utilizavam a totalidade das licenças adquiridas para os softwares.
Dentre os possíveis fatores responsáveis pela má utilização das licenças, os participantes da pesquisa alegavam não ter controles de gerenciamento de ativos de software (23%); 14% realizavam alterações em estruturas de TI sem a discussão de impacto em licenciamento e 14% reconheceram mudanças constantes nas regras de licenciamento. Auditorias também identificaram que 7% tinham desconhecimento sobre o licenciamento com inventário (24%), os controles de gerenciamento (23%) e a complexidade do licenciamento (14%).
Será que o cenário atualmente está muito diferente? Será possível fazer esse gerenciamento sem o uso de uma ferramenta de Gestão de Ativos de Software, capaz de oferecer um conjunto de práticas que reduzam a complexidade da TI reunindo pessoas, processos e tecnologia para controlar e otimizar o uso de software na sua organização? Não, sem ferramentas certamente você não terá a capacidade de controlar custos e gerenciar riscos de negócios e legais, otimizar investimentos em licenças de software em todos os estágios de seus ciclos de vida e expandir seus sistemas de TI para atender a novas demandas.
Vale a pena adotar a Gestão de Ativos de Software?
Segundo a consultoria Gartner, as empresas com processos maduros de otimização de licenças de software que foram automatizados usando ferramentas de SAM reportaram a redução de cerca de 30% nos gastos já no primeiro ano de operações dessas soluções que visam reduzir a complexidade da TI e dos ambientes de soluções. Para os analistas, economizar com software é um exercício complexo, mas a economia em potencial é muito grande para ser ignorada.
Por conta dessa necessidade, o Gartner estima que, até 2021, o mercado deve registrar um aumento de 40% no uso de ferramentas de SAM e, inclusive, no relatório “Market Guide for Software Asset Management Service Providers”, publicado em 2018, aponta a Softline como um dos poucos provedores globais capazes de atender a clientes de todos os portes com a oferta de uma solução flexível de Gestão de Ativos de Software.
Daniel Galvão, Business Development Manager-SAM da Softline, ressalta que “a Gestão de Ativos de Software tem como foco principal habilitar os clientes finais no entendimento das regras de licenciamento a fim de obter uma otimização de uso de software visando redução de custo, conformidade e cumprimento com as regras de governança corporativa e de Tecnologia da Informação”.
O objetivo é identificar quais melhorias precisam ser realizadas para, assim, implantar uma estratégia de otimização dos ativos de software e o levantamento de solicitações para que o investimento seja aplicado adequadamente e, assim, ganhar mais eficiência nas compras, gerenciamento, otimização e desativação, melhorando uma série de processos.
Para Galvão, hoje a Gestão de Ativos de Software é uma área fundamental para vários segmentos do mercado, pois além de direcionar os investimentos, está diretamente relacionada com a exposição a riscos de auditoria, que é uma crescente modalidade comercial dos fornecedores dessa ferramenta.
Quais são as etapas para reduzir a complexidade da TI?
Para se ter uma ideia da complexidade de lidar com os ambientes de soluções nas organizações de todos os portes, os softwares podem ser contratados com base em diversos modelos de licença, cada um adequado a uma estrutura organizacional, como o CSP (Cloud Solution Provider), OEM (Original Equipment Manufacturer), Licenciamento por volume, para pequenas e médias empresas e grandes corporações, entre outros. Cada modelo atende a necessidades específicas, como tamanho e porte da organização, número de profissionais que utilização os softwares e também forma de pagamento.
O importante é que todos os modelos de licença, além de reduzirem a complexidade da TI, garantam:
- Suporte técnico de qualidade
- Prevenção de problemas com a fiscalização
- Atualizações constantes
- Segurança digital
- Melhor desempenho
- Custos flexíveis
- Rápida instalação
Então, como é implantado um programa de Gestão de Ativos de Software, capaz de reduzir a complexidade da TI?
O primeiro passo é o planejamento, quando é feita a coleta do histórico e infraestrutura da empresa. A partir daí, começa a fase de coleta de dados, com um inventário dos ativos de software do negócio. Todos os dados serão mapeados, desde a identificação dos softwares usados, como eles são utilizados e quais são os direitos de licenças da organização. Também são coletados dados para construção de roadmaps e implantação de políticas de segurança digital mais eficientes.
De posse dos dados, começa a fase de análise, o que inclui o exame e a validação das licenças de utilização da empresa, até chegar à apresentação final com os resultados obtidos e recomendações futuras.
Com isso, é possível:
- Comparar seu inventário com seus contratos, identificando se os softwares estão sendo bem explorados, se todos os sistemas estão de acordo com a legislação e se é necessário fazer mudanças
- Corrigir inconsistências e desperdícios, cancelando licenças não usadas, adquirir as que são necessárias para atender à legislação e mudar processos para otimizar o ciclo de vida dos softwares contratados
- Atualizar seu inventário, atualizando as informações e criando um histórico para a Gestão de Ativos de TI. Dessa forma, as próximas análises serão mais eficientes
Abaixo, confira algumas das vantagens de implementar a Gestão de Ativos de Software e reduzir a complexidade da TI:
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Razões para implementar a Gestão de Ativos de Software (SAM)
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Redução de custos |
O gerenciamento dos ativos ajuda a diminuir diversos custos empresariais, como:
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Diminuição dos riscos
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A documentação e o controle eficaz das licenças de software evitam o descumprimento de contratos e, consequentemente, aplicações de multas. A possibilidade de a equipe usar sistemas ilegais também é bastante reduzida.
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Aumento da produtividade
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O gerenciamento dos ativos proporciona mais eficácia no controle dos manuais, suporte dos sistemas e materiais de referência. Esses materiais de apoio evitam erros e aumentam a produtividade da equipe e o ganho de tempo.
A garantia de que todos usam as mesmas versões de software ainda impede o conflito de arquivos e problemas de compartilhamento. Com isso, há uma melhoria no fluxo de comunicação e na execução das atividades operacionais.
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Melhoria da governança
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A equipe de TI, por meio da gestão de ativos, consegue manter conformidade com as exigências de órgãos públicos, e normas e regras internacionais.
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Maior satisfação dos funcionários |
Um bom plano de SAM fornece aos seus funcionários as ferramentas certas de que precisam para trabalhar. Softwares e sistemas de TI que funcionam como devem funcionar não apenas são mais eficientes, como também promovem maior motivação dos funcionários.
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Redução da dependência do suporte
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As licenças em dia e o uso de softwares autorizados diminuem os problemas técnicos e, por consequência, o pedido de ajuda ao suporte. A equipe de TI fica, então, disponível para ter uma atuação mais estratégica.
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Operações mais suaves |
Sua organização inteira funciona melhor com SAM. Inicialmente, ao fornecer melhores processos de automação e padronização para ajudar a reduzir a complexidade, o SAM otimiza seus recursos de software e de TI e permite que você se concentre em administrar seus negócios. Você também tem mais paz de espírito ao garantir que seus softwares são originais e estão em conformidade, evitando a chamada Shadow IT. Isso proporciona uma camada extra de segurança e eficiência para seus sistemas de TI e a empresa em geral.
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Reduza/elimine desperdícios e redundância |
Aplicativos sobrepostos, não integrados e ultrapassados são simplesmente difíceis de gerenciar. O SAM dá as informações de que você precisa para fazer o melhor uso de seus ativos de software e para pagar apenas pelo que utiliza. Uma reconciliação completa e constante pode revelar sobreposição de softwares, assim como softwares que você não usa mais e pode desativar, mas ainda mantém. O SAM, portanto, permite a você reduzir/eliminar planos de manutenção e pagamentos adicionais de softwares que não usa mais.
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Melhor posição no mercado |
Licenciamento atualizado e uma biblioteca de mídia documentada e abrangente podem resultar em processos mais rápidos e fáceis e funcionalidade de software dinamizada em toda a organização, em atividades cotidianas e em épocas de fusões e aquisições.
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Maior valor de negócios a longo prazo |
Implementar o SAM pode aumentar a agilidade de sua organização e aumentar seu valor futuro ao assegurar que você faça um uso estratégico de recursos em épocas de mudança das condições de negócios. Com práticas de SAM uniformes e efetivas em vigor, sua empresa fica mais eficiente e pode responder rapidamente às condições e oportunidades do mercado. Seguir as práticas recomendadas de seu plano de SAM resulta em melhores informações para tomada de decisões e um nível mais alto de excelência operacional, em última análise gerando valor de negócios a longo prazo.
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Flexibilidade para o futuro |
A Gestão de Ativos de Software oferece uma melhor percepção de suas necessidades futuras de software e proporciona uma fundação escalável para o crescimento. Em vez de comprar todos os softwares e atualizações mais recentes disponíveis, você poderá decidir exatamente quais e quando softwares são necessários.
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Fontes: Microsoft e Meu Positivo |
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Com a modernidade, surgiram os recursos tecnológicos. Eles são fundamentais tanto para o dia a dia das pessoas quanto para a realidade das empresas. O fato é que no momento em que vivemos, estar em dia com soluções avançadas faz toda a diferença. Nessa lógica, quem ganha cada vez mais importância é o setor de TI, capaz de impactar na transformação das operações e, consequentemente, nos resultados de uma companhia. Esse cenário dá um pouco da dimensão da importância da gestão de TI, responsável por comandar o setor.