Fazer investimentos em backup é uma das melhores formas de proteger a propriedade intelectual da sua empresa, tornando-a estável em um cenário de crise.

Com isso, você evita que dados corporativos sejam corrompidos ou perdidos. Falhas como essas podem até mesmo comprometer o andamento do negócio.

Felizmente, acompanhando a expansão das soluções tecnológicas, as ferramentas de backup também evoluíram para garantir maior segurança e agilidade. Uma das que mais têm se destacado no mercado de TI são as de cloud backup.

De acordo com o consultor de records management Luís Santoyo, em palestra na ECMSHOW São Paulo, o armazenamento de arquivos ativos cresce em um ritmo de 25% ao ano.

O especialista afirmou ainda que gestores gastam cerca de 4 semanas por ano procurando informações armazenadas de maneira inadequada.

Você quer uma solução segura para proteger seus arquivos e garantir que eles possam ser acessados de qualquer lugar, a qualquer momento? Acompanhe este guia completo que preparamos sobre o cloud backup e entenda por que a sua empresa precisa conhecer essa solução já!

O que é cloud backup?

À medida que as organizações lidam com uma quantidade crescente de informações geradas diariamente, elas também enfrentam um novo desafio: sem os dados, torna-se impossível fechar qualquer negócio. Por isso, é fundamental ter um sistema confiável e moderno para proteger informações empresariais.

Nos últimos anos, felizmente, as opções de backup, recuperação e restauração em nuvem tornaram-se mais seguras, confiáveis e econômicas. O cloud backup é uma delas.

O uso da nuvem para diversas tarefas do dia a dia tornou-se mais popular no meio empresarial. De certo modo, todos nós temos algo na nuvem: um perfil em uma rede social, um aplicativo ou um e-mail.

E a resposta para entender por que tantas tecnologias caminharam para esse formato está na confiabilidade que ele oferece para os colaboradores, bem como na relação custo-benefício.

O cloud backup (ou backup na nuvem) é uma resposta do cloud computing para um problema que afligia uma série de empresas: há alguns anos, a realização do backup implicava, inevitavelmente, na geração de redundâncias e na criação de uma cadeia logística complexa, que demandava equipamentos, transportes, espaço físico, equipes dedicadas e, consequentemente, altos custos. Frente a isso, o armazenamento na nuvem propõe, então, a automatização das rotinas de backup.

No cloud backup, todos os dados são copiados e atualizados em uma infraestrutura remota, que geralmente fica em um ambiente contratado de um fornecedor de serviços de cloud computing.

As tecnologias de cloud backup cumprem funções parecidas em relação ao backup tradicional. As diferenças se relacionam ao local de armazenamento, à segurança, à possibilidade de recuperação e à gestão dos arquivos, conforme mostraremos a seguir.

Qual é a diferença entre o cloud backup e o backup tradicional?

Para entendermos as diferenças entre o cloud backup e o backup tradicional, é importante compreender como o serviço de backup funciona.

O termo backup significa “cópia de segurança” e é o principal recurso que as empresas possuem para manter dados e registros a salvo e facilmente acessíveis. O armazenamento das informações pode ser feito de diversas maneiras.

Antes, uma boa parte das empresas usava sistemas do próprio computador para a realização do backup. Como consequência, elas arcavam com a perda desses registros, já que a confiabilidade da solução se concentrava em um sistema físico.

Em alguns casos, a máquina sofria com insuficiências na capacidade de memória, prejuízos no disco rígido, falhas operacionais nos drivers ou mau funcionamento do sistema.

Ao contrário do que possa parecer, um serviço de backup de excelência vai muito além de realizar uma cópia dos arquivos em um HD externo. Na realidade, ele executa uma rotina completa de backup, bem como de restauração (recuperação de dados perdidos), verificação da integridade do backup, avaliação de custo-benefício, dentre outros.

Assim, um serviço de backup envolve um planejamento minucioso, que inclui avaliação de dia e horário para o backup, da mídia a ser usada, bem como o estudo de como a manutenção e o armazenamento das mídias ocorre.

O sistema tradicional de backup também conta com uma estrutura de hardware, como uma área do data center, fitas de backup, ou até um simples HD externo.

Em situações ideais, as empresas adotam uma rotina de backup que garanta a integridade e segurança dos dados. Porém, quanto mais segura for essa operação, maiores são os custos.

Meios físicos são utilizados para conferir maior confiabilidade ao backup. Dependendo da natureza desse meio, é necessário que a empresa esteja munida de uma equipe capacitada para o manuseio, a identificação e o armazenamento dos arquivos.

Além dessa equipe, é preciso que a empresa disponha de um local seguro para o armazenamento do backup. Em caso de acidentes, esse ambiente pode sofrer sérios danos, como incêndios, inundações e desabamentos.

Outro fator que aumenta os custos do backup tradicional é a prevenção de riscos, tais como a preparação do sistema para erros no serviço ou problemas de falta de energia.

Nessas situações, no momento em que você precisar recuperar algum dado, terá de localizar a fita com a informação perdida, buscá-la no local de armazenamento e iniciar o processo de recuperação. Tudo isso pode levar até mesmo dias para ser concluído.

Sendo a informação um dos ativos mais importantes de uma empresa, é importante que as organizações incluam o backup em suas rotinas de segurança, seja ele tradicional ou não.

O backup em nuvem apresenta algumas vantagens consideráveis, como menores custos para a criação das cópias de segurança. Isso porque a maioria das empresas provedoras oferece planos de acordo com as demandas dos clientes. Com essa possibilidade, a sua organização pode aumentar gradativamente o uso conforme a necessidade.

O backup na nuvem é feito na internet graças ao uso de data centers localizados em ambientes especialmente projetados para eles e capazes de armazenar uma grande quantidade de informações a um custo relativamente baixo.

Google Drive, Dropbox e One Drive podem ser considerados como backups?

Um bom backup, como mostramos acima, precisa seguir alguns requisitos para ser considerado como tal. São eles: a realização de rotinas previamente agendadas, o backup integral e incremental, e testes para verificação da integridade de dados.

Na modalidade gratuita, serviços como o Microsoft One Drive, o Dropbox e o Google Drive somente oferecem a possibilidade de salvar arquivos na nuvem. Isso significa que o arquivo que você tem em seu desktop somente será sincronizado na nuvem.

Nessas condições, os serviços citados não têm políticas de backup. A sincronização dos arquivos, nesses serviços, é mais complicada, pois envolve um trabalho manual. Portanto, o Google Drive, o One Drive e Dropbox não podem ser considerados como backups.

Qual a diferença entre cloud backup e cloud storage (armazenamento em nuvem)?

É comum que as pessoas confundam os conceitos de backup em nuvem e o de armazenamento em nuvem. O Dropbox, bem como o Microsoft One Drive e o Google Drive oferecem apenas o armazenamento em nuvem.

Algumas empresas também oferecem um serviço semelhante, permitindo que os arquivos sejam armazenados e acessados na nuvem. Porém, esses trabalhos de armazenamento não oferecem, necessariamente, o serviço de backup, conforme mostramos anteriormente nos casos do Google Drive e do Dropbox.

O serviço de armazenamento em nuvem pode ser usado como uma plataforma de backup. Porém, nem todo serviço de armazenamento em nuvem é um sistema de backup. Em uma boa parte desses serviços, caso você apague algo algum arquivo, não há a possibilidade de recuperá-lo. É preciso saber se prevenir desses riscos.

Isso ocorre porque não há uma rotina de backup, e, portanto, não há a opção de restaurar os arquivos para uma versão anterior, da data do último log. Por isso, caso sua empresa sofra com algum incidente que afete os arquivos, eles não poderão ser restaurados.

Se houver um ataque do tipo Ransomware (em que informações são criptografadas), os arquivos armazenados na nuvem também sofrem com essas criptografias, já que eles são sincronizados com o desktop ou com a nuvem.

Por isso, especialistas recomendam que os clientes fiquem atentos às políticas do provedor, garantindo que possa haver a recuperação de dados em caso de acidentes.

O objetivo principal do cloud storage é armazenar arquivos online para que eles se tornem acessíveis e os seus colaboradores possam trabalhar com eles em qualquer lugar ou dispositivo. Ele funciona como um drive USB.

Um bom exemplo de serviço de armazenagem em nuvem é o Google Apps for Work, que, graças ao Google Vault, permite guardar o arquivo pelo período que você precisar e possibilita uma recuperação rápida dos arquivos excluídos da lixeira.

Esse tipo de serviço, porém, não oferece garantias, relatórios, monitoramento ou suporte. Caso um servidor fique offline, existe a possibilidade de que você não veja seus arquivos novamente.

O cloud storage somente criptografa arquivos do lado do servidor, o que pode tornar o transporte menos seguro. Como eles não têm um processo automatizado para envio e sincronização de arquivos entre o computador e o serviço, é preciso que eles sejam enviados manualmente ou colocados em uma pasta compartilhada para sincronização.

Nesse serviço, indica-se que sejam armazenados apenas arquivos e pastas. Dados de aplicações, bem como documentos vitais, precisam de uma segurança maior.

O cloud backup, por outro lado, é uma aplicação baseada em cloud, e oferece a possibilidade de realização do backup automático dos arquivos, das máquinas virtuais, aplicações ou servidores, bem como armazenagem de dados de maneira segura.

Backup na nuvem ou backup tradicional?

Armazenar e fazer o backup de arquivos na nuvem traz menos riscos para os seus dados do que mantê-los localmente. Isso evita que problemas físicos, tais como danos no disco, afetem informações importantes de sua empresa.

É bom lembrar que a estrutura dos provedores, geralmente, tem uma qualidade superior em relação ao que as pessoas e as empresas têm acesso. Confira a seguir quais são as outras vantagens que o backup na nuvem tem em relação ao backup tradicional!

Maior segurança

Quando comparada com outras soluções, a nuvem se diferencia por vários fatores. A segurança proporcionada pelo cloud backup, por exemplo, é um dos principais. Esse é um fator que está diretamente ligado à capacidade que empresa tem em armazenar informações sem correr riscos de segurança.

O backup na nuvem reduz as chances de a empresa ter os seus registros acessados por terceiros ou expostos. Todas as informações são armazenadas em servidores robustos, que possuem a capacidade de isolar arquivos e conferir ao gestor de TI um alto controle sobre os seus registros. Dessa forma, é possível garantir que somente as pessoas certas obterão acesso aos dados.

Ganho de confiabilidade em sistemas

Um dos grandes problemas que sistemas corporativos podem enfrentar é a diminuição da sua confiabilidade. Erros causados por falhas humanas, problemas com dispositivos ou bugs do software utilizado podem ter um grande impacto na forma como a empresa vai se recuperar de eventuais problemas.

Diante desse cenário, o investimento em cloud backup pode auxiliar negócios a ter um papel de destaque.

O armazenamento de informações em ambientes na nuvem aumenta a confiabilidade dos sistemas corporativos. Será possível recuperar informações rapidamente, sem que falhas se tornem uma fonte de grandes prejuízos para a empresa. Assim, cria-se um ambiente de alta performance.

Capacidade mais ampla de recuperar arquivos

O principal objetivo de uma rotina de backups é garantir que informações se tornem recuperáveis em caso de falhas de sistemas e de perda de dados.

Nesse cenário, o uso do cloud backup como solução de armazenamento de registros amplia a possibilidade de restaurar dados relevantes sempre que for necessário.

Gestores terão a oportunidade de acionar sistemas de gerenciamento de dados remotamente graças à conectividade da nuvem, diminuindo o tempo necessário para a retomada de sistemas.

Custo reduzido

A longo prazo, uma solução de backup na nuvem possui um custo de manutenção menor quando comparada a outras formas de armazenar dados importantes.

Os gastos com o gerenciamento de informações vai variar conforme a quantidade de recursos que é utilizada pelo negócio. Assim, tem-se uma política de backups com um orçamento mais preciso e, consequentemente, mais enxuto.

Maior acessibilidade a dados

Como já mencionamos, o cloud backup permite que informações sejam recuperadas por meio de uma conexão com a internet. Essa é uma vantagem em vários sentidos.

A acessibilidade dos registros armazenados na nuvem, por exemplo, possibilita que a empresa restaure os seus dados em servidores secundários em caso de pane ou de falhas gerais. Assim, o impacto causado por problemas é reduzido.

A longo prazo, esse fator se torna um ponto de competitividade para a empresa. Todas as informações terão um grau de disponibilidade maior, e, com a redução do impacto provocado por falhas, a empresa consegue manter um nível de performance mais alto continuamente.

Ampliação da centralização de dados

Os backups na nuvem permitem que gestores centralizem o ambiente de armazenamento e de gestão de dados. Isso é especialmente útil em empresas que possuem um grande número de filiais, pois permite que as rotinas de backup tenham uma distribuição mais ampla e segura.

Nesse sentido, o cloud backup terá como principal impacto a capacidade do empreendimento de restabelecer dados dinamicamente e automatizar os processos de backup com mais facilidade.

Assim, caso um problema ocorra em uma das máquinas do negócio, será possível recuperar o dado remotamente com alta velocidade e baixo índice de erros.

Aumento da escalabilidade dos backups

Um dos problemas de soluções de backup tradicionais — como backups em fita e mídias externas — é a falta de escalabilidade. Sempre que é necessário aumentar a quantidade de recursos utilizados para armazenar informações, a empresa precisa passar por longos processos de aquisição de equipamentos.

Além disso, é necessário replanejar o local onde servidores e outros dispositivos estão armazenados, aumentando os custos do processo.

O cloud backup se destaca por possibilitar ao gestor de TI escalar os seus recursos com agilidade e segurança. Como os recursos de hardware e software são menos limitados, a empresa consegue modificar a quantidade de espaço de armazenamento contratado rapidamente.

Isso dá mais segurança e aumenta a performance das rotinas de backup, uma vez que elas se adaptarão rapidamente às mudanças do ambiente corporativo.

Como escolher um serviço de cloud backup?

A escolha de um serviço de cloud backup é um processo de grande importância para a empresa. Diversos fatores devem ser considerados, de tal forma que seja possível definir uma estratégia alinhada com os objetivos do negócio.

Além disso, as políticas de backup devem trazer a segurança necessária para que profissionais consigam realizar o seu trabalho com alta performance.

As empresas que prestam esse tipo de serviço devem ser avaliadas por meio de vários fatores. Requisitos de segurança, por exemplo, devem ser verificados continuamente.

Com isso, garante-se que a plataforma de cloud computing escolhida será capaz de impedir o sucesso de ataques e tentativas de roubo de dados.

Ao avaliar soluções de cloud backup, você precisa aliar e comparar a performance, a funcionalidade, a segurança e os custos necessários. As opções disponíveis no mercado têm uma série de variações. Estabelecer alguns parâmetros, como mostraremos a seguir, pode ajudar nessa escolha.

Dialogue com sua equipe

O cloud backup fornece uma série de soluções para os seus colaboradores e exige pouco do setor de TI. Porém, a escolha do provedor precisa de um olhar atento de todas as equipes que lidam com as informações de sua empresa. Não se trata de uma solução para ser adquirida de um dia para o outro, sem que todos sejam avisados.

Reveja a performance da nuvem e da sua internet

Um volume de dados que tenha um crescimento rápido necessita de um sistema de backup que acompanhe essa velocidade. Ele também deve ter sua performance desacelerada quando for preciso.

A restauração de uma grande quantidade de dados pode ficar lenta devido às limitações da banda de internet. Alguns fornecedores, por exemplo, oferecem a opção de receber uma cópia dos backups em DVD ou em um disco rígido portátil.

Dentre os fatores que influenciam o período de restauração está, além da largura da banda, o volume de dados a ser armazenado. Por isso, alguns provedores são focados em atender os clientes com especificação de arquivo e pasta.

Dessa forma, eles exigem que você designe em quais pastas e arquivos deseja fazer o backup, e não permitem um volume maior.

Os sistemas desse tipo de provedor podem ficar mais difíceis à medida que for necessário mover para uma partição ou para uma matriz de disco em nível diferente. Nesses casos, não é feito o backup de discos rígidos externos ou de compartilhamento de rede.

Cheque a estabilidade do sistema

A estabilidade de um provedor de cloud backup é um dos fatores mais importantes na escolha do serviço. Muitos dos serviços disponíveis no mercado ainda são novos, o que, em alguns casos, implica em empreendedores e modelos de negócio mais inseguros.

A escolha do provedor errado pode fazer com que você tenha de mover terabytes de dados para outra empresa em um período pequeno de tempo, o que pode fragilizar o sistema.

Embora muitas empresas não tenham um largo histórico de backup em nuvem, alguns vendedores já possuem cases de sucesso. É também importante verificar se o fornecedor do serviço está ligado a uma grande corporação. Isso gera maior confiabilidade nas opções oferecidas por ele.

Leia as entrelinhas

Provedores de backup em nuvem oferecem, essencialmente, os mesmos serviços, mas há uma grande diferença entre o que eles oferecem e como o fazem. O S3 da Amazon, por exemplo, aluga seu espaço de armazenamento. Já outros provedores ajudam a configurar e gerenciar backups e restaurações dos sistemas.

Recursos como backup baseado em regras e gerenciamento de backup centralizado também são vantajosos. Outras empresas se especializam em atender pequenos negócios, auxiliando no gerenciamento das informações.

Verifique ainda qual é a limitação da largura de banda oferecida pelo fornecedor, os limites da quantidade total de armazenamento por contato e o que ocorre com os dados no final do contrato. Atente-se também para o local, caso seja necessária qualquer ação legal.

Cuidado com o vocabulário

Frases como “da melhor maneira possível” e “tempo razoável” são bastante imprecisas. No contrato, é importante que as contingências sejam esclarecidas.

O backup na nuvem é um ramo em evolução no mercado, e suas práticas ainda não foram padronizadas. Portanto, é importante que você saiba exatamente o que está adquirindo.

Se necessário, consulte um bom advogado. Há uma série de variações nos termos e na maneira como eles são interpretados.

Observe o tempo de recuperação garantido

Um provedor de backup precisa fornecer um tempo de recuperação para seus dados. O tempo proposto deve incluir o trânsito na rede, e deve ser suficiente para seus propósitos. Observe ainda quais são as garantias oferecidas pelo provedor.

Analise as opções de restauração oferecidas

Nem todos os sistemas de backup em nuvem fazem backup do sistema operacional ou do estado do sistema. Porém, alguns têm maior capacidade em fazer uma restauração bare metal (que se propõe a recuperar o estado de fábrica).

Em alguns provedores, para fazer o backup dos arquivos e do estado do sistema é preciso carregar uma cópia do sistema operacional no sistema de recuperação antes de iniciar a restauração. Outros utilizam um processo diferente.

Certifique-se do cumprimento de condições legais

Alguns requisitos legais exigem que você cumpra determinados padrões para proteger os seus dados. Isso se torna um problema quando os fluxos de informação ocorrem entre diferentes estados e países. Entendendo bem essas condições, é possível evitar falhas.

Esses requisitos podem variar de jurisdição para jurisdição. Consulte o departamento jurídico de sua empresa e converse com o fornecedor para entender qual é o posicionamento dele diante dos requisitos legais.

Cheque a segurança de ponta a ponta

O princípio básico da segurança na nuvem é que seus dados jamais sejam expostos, seja em trânsito ou em repouso.

O primeiro passo para isso é criptografar os dados antes de sair do servidor. O segundo é ter a garantia de que os dados estão seguros em trânsito. O SSL pode ser usado para isso.

O terceiro passo é garantir o armazenamento e a manipulação dos dados com segurança na chegada. Observe as políticas de segurança e as garantias do fornecedor e se os dados são criptografados antes de serem transmitidos. Caso contrário, pode ser necessário investir em um sistema de criptografia próprio.

Verifique funcionalidade e preço

Novas tecnologias introduziram uma série de recursos para reduzir custos. Verifique o que você realmente necessita e o que pode ser encaixado dentro do orçamento da empresa. Sistemas de verificação de duas etapas, por exemplo, providenciam um nível extra de segurança. Também é desejável que o sistema adotado seja compatível com as aplicações já adotadas.

Faça a distinção entre servidores e desktops

Fazer o backup de dados de um servidor é bem diferente de fazê-lo com um desktop. Servidores têm uma série de sistemas operacionais para atender, diferentes tipos de dados (e que requerem uma maneira específica para realização do backup, tais como o SQL, o VMware e o Hyper-V), menor tolerância a dados corrompidos, etc.

Conheça o Microsoft Azure

Para a implementação de novos componentes no ambiente de produção de TI, as empresas realizam uma série de testes e homologações. E, para não comprometer a produtividade, a validação das novas soluções deve ocorrer em um ambiente segregado. É quase como um laboratório!

A criação e a manutenção de uma infraestrutura apropriada para a bateria de testes gera custos com software, hardware e mão de obra.

Caso a equipe encarregada não tome as devidas precauções, pode ser que o ambiente de teste e a homologação fiquem abaixo dos requisitos necessários.

Há de se pensar ainda no que fazer com esse ambiente, que pode ficar ocioso quando os testes já não forem necessários.

O Microsoft Azure permite a criação de ambientes grandes em momentos de alta demanda. Quando a demanda é menor, o sistema proporciona a liberação de recursos, reduzindo custos para a sua empresa. Assim, o conceito de nuvem é aplicado na resolução de problemas de elasticidade.

Vale lembrar que a empresa, hoje, é a maior fornecedora de nuvem no mundo, ultrapassando a Amazon. Isso porque ela se tornou uma referência nas três camadas (IaaS, PaaS e SaaS), fornecendo ainda escalabilidade para as maiores cargas de computação do mundo.

Graças a essa solução, sua empresa pode ter um controle maior dos custos, já que eles aumentam e diminuem de acordo com a demanda. Além disso, ela evita a necessidade de montar um ambiente fixo somente para homologar e realizar testes.

Para se beneficiar do Microsoft Azure rapidamente, você pode adotar o serviço da Federação. Para isso, é preciso recorrer a uma empresa capacitada para a implementação da farm de servidores da Federação. Com um Domain Controller do Active Directory local, é possível configurar o Office 365 para autenticar os usuários.

Na Softline, a instalação do modelo de adoção rápida é acompanhada de workshops para usuários e administradores de TI. Sua empresa ganha ainda o direito de contar com suporte no caso de imprevistos após a implementação.

Além de obter flexibilidade de custos (uma vez que eles variam de acordo com o consumo), sua empresa tem ainda a liberdade de ambiente para a realização de testes e homologação, a possibilidade de aumentar e reduzir o ambiente de homologação e uma estrutura de self service que confere autonomia e conforto ao usuário.

Entenda também como funcionam as diferentes licenças que a Microsoft oferece e quais são os tipos ideais para cada empresa.

Não importa o tamanho do seu negócio. Ter uma solução de backup para garantir a confiabilidade de sistemas digitais se tornou, nos últimos anos, imprescindível.

O número de problemas que podem corromper as informações de uma empresa cresce junto com a sua estrutura e, justamente por isso, gestores de TI devem investir para garantir que dados fiquem protegidos contra falhas humanas, problemas técnicos e ataques virtuais.

As políticas de backup podem fazer uso de várias ferramentas para o armazenamento de cada snapshot. Entre soluções já disponíveis no mercado, como o backup em fita e em discos rígidos externos, o cloud backup tem se destacado nos últimos anos como uma das opções de maior custo-benefício para o ambiente corporativo.

Estar munido do melhor que a tecnologia oferece ajuda a aprimorar, até mesmo, a comunicação interna da empresa.

Interessado em avaliar uma solução de cloud backup para o seu ambiente de trabalho? Entre em contato com a Softline por meio de nosso formulário, envie um e-mail para info.brasil@softlinegroup.com ou ligue nos telefones (11) 5188-8100 (São Paulo, SP) e (61) 3298 8339 (Brasília, DF).