A gestão de ativos de software é um assunto que você desconhece? Se a resposta for sim, é hora de se atualizar. Afinal, a tecnologia está cada vez mais acessível e seus benefícios para os negócios são incontestáveis, mas é preciso gerenciá-la de uma forma estratégica.

Neste texto, além de entender o que é gestão de ativos de software e como ela impacta diretamente nos resultados obtidos por sua empresa, você também vai ver quais são os benefícios práticos desta estratégia. Entenderá, por exemplo, que a redução de custos é uma das consequências positivas mais observadas. Continue lendo!

O que é gestão de ativos de software?

Gestão de ativos de software, do inglês Software Asset Management (SAM), de acordo com o glossário de TI do Gartner, é um processo para a tomada de decisões de aquisição e alienação de software; inclui estratégias para identificar e eliminar softwares não utilizados ou pouco usados.

Em outras palavras, trata-se do gerenciamento e da otimização dos softwares que a empresa utiliza, por meio de um conjunto de boas práticas que ajudam a manter o controle das soluções tecnológicas — especialmente no que diz respeito às licenças de uso (aplicação adequada dos contratos de licenciamento, controle e proteção efetivos, controle de custos etc.).

Como a gestão de ativos de softwares impacta os resultados da empresa

Ao criar uma política de gestão de ativos de software, sua empresa aprimora a segurança e a conformidade. Também consegue ter mais previsibilidade sobre futuras necessidades de softwares. Além disso, ganha-se com a automatização de processos manuais para melhorar a eficiência e preparar o negócio para futuras atualizações tecnológicas.

Os ganhos não ficam apenas no departamento de TI, mas toda a empresa é impactada. Da economia com licenças de uso de softwares até a otimização da tecnologia para as áreas operacionais, a gestão de ativos de softwares provoca melhorias em todas as áreas.

Aqui estão os principais benefícios:

Redução de custos

Fazer a gestão de ativos de softwares ajuda a reduzir os custos da empresa de várias maneiras. Com essa estratégia, a empresa:

elimina ou realoca licenças de software subutilizadas;
limita a sobrecarga associada ao gerenciamento e ao suporte de software;
reduz o potencial de custos de software inesperados;
evita o pagamento de indenizações e multas por descumprimento de contrato.

Redução de riscos

Quando as licenças de software são documentadas e controladas de forma eficaz, as chances de descumprimento de contratos e consequentes multas diminuem. Também a possibilidade da equipe utilizar soluções piratas e, portanto, vulneráveis a danos e invasões, cai drasticamente.

Se olharmos para o chamado Shadow IT, fenômeno no qual soluções tecnológicas são adquiridas sem o consentimento da equipe de TI (sobretudo no modelo de cloud computing, SaaS), este gerenciamento é ainda mais urgente. Não é mais possível que softwares sejam instalados e operados na rede corporativa sem o monitoramento especializado do time de tecnologia.

Ganhos de produtividade

Ao fazer uma boa gestão de ativos de software, a empresa assegura um controle mais eficaz dos manuais, dos materiais de referência e do suporte de seus sistemas. Ter acesso a estes materiais de apoio faz com que os usuários fiquem mais produtivos, errem menos e ganhem mais tempo.

Além disso, ao assegurar que todos os colaboradores estejam usando as mesmas versões de software, conflitos de arquivo e problemas de compartilhamento são evitados e há um melhor fluxo de comunicação. E isso também contribui para a produtividade no dia a dia operacional.

Menor dependência de suporte

Sem softwares não autorizados e com todas as licenças em dia, os problemas técnicos tendem a diminuir. Assim, os usuários passam a buscar menos apoio da equipe de suporte. Logo, o time de operações de TI (help desk, service desk) ganha tempo livre para se dedicar a uma atuação mais estratégica e consultiva.

Melhoria de governança

A gestão ativa de softwares também é excelente no que diz respeito a atingir e demonstrar conformidade com órgãos reguladores (governamentais, certificadores, etc).

O que fazer para começar a implementar a gestão de ativos de software na empresa

Agora que já entendemos o que é e quais são as vantagens da gestão de ativos de softwares, vamos a um passo a passo para começar a colocá-la em prática:

Faça um inventário

Comece com um levantamento de todos os softwares implementados em sua empresa. Você pode fazer isso de forma manual ou utilizar ferramentas automáticas (softwares específicos para gerenciamento e monitoramento de soluções, por exemplo).

Assim, além de verificar tudo o que está rodando na infra, você poderá ver o que está obsoleto e qual a quantidade de licenças que não está sendo bem utilizada. Poderá, ainda, descobrir ferramentas piratas ou que não estavam sob o controle da equipe de TI.

Compare o inventário com os contratos

Com este relatório bem detalhado, é hora de comparar o que está sendo utilizado com os contratos firmados junto aos fornecedores. Nesta etapa, você também conseguirá verificar se os procedimentos relacionados ao ciclo de vida dos softwares estão sendo bem explorados. Também poderá ver se os sistemas estão em conformidade com a legislação, entre outros aspectos que passariam despercebidos normalmente.

Verifique o que está faltando

Fazer este inventário também lhe ajudará a ver quais tipos de softwares fazem falta para a operação da sua empresa. A partir daí, é possível começar projetos de desenvolvimento ou aquisição de novas ferramentas com muito mais segurança e assertividade.

Faça a conscientização dos usuários

Este é também um excelente momento para conscientizar os colaboradores da importância da utilização correta dos softwares. Treinamentos, reciclagens, reuniões para tirar dúvidas… Tudo isso pode ser feito para que os usuários comecem a ver a gestão de ativos de softwares como parte importante da estratégia empresarial.

Busque ajuda especializada para fazer gestão de ativos de software

Por fim, um conselho muito importante: a criação de um programa de gestão de ativos de softwares pode ser um sucesso maior caso você conte com ajuda especializada. Trabalhe com uma consultoria experiente neste assunto para que o trabalho seja mais rápido e assertivo.

O background trazido pelos consultores especializados geralmente se traduz em práticas amplamente testadas e aprovadas internacionalmente. Logo, avaliar conformidades, desenhar a melhor estratégia e buscar a redução de riscos e gastos passa a ser um trabalho bem mais profissional. Sua empresa só tem a ganhar!

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