Você já conhece o Microsoft Teams? Ele foi desenvolvido para facilitar a comunicação e promover a colaboração entre pessoas e/ou equipes de uma empresa. Exatamente por isso, já é considerado uma das principais ferramentas para o sucesso do negócio.

No mercado desde novembro de 2016, a solução está integrada ao já robusto conjunto de serviços e aplicações do Office 365. Desse modo, é possível desfrutar de um ambiente digital aberto, capaz de impulsionar o trabalho home office — uma tendência para os próximos anos.

Então que tal saber um pouco mais sobre essa importante solução da Microsoft? A seguir, você encontra tudo sobre o Teams e pode começar a planejar sua implementação em seu negócio. Confira!

Neste artigo, você vai encontrar:

• O que é Microsoft Teams;
• Como o Teams funciona;
• Quais são as vantagens de usar o Microsoft Teams;
• Quais as principais dúvidas sobre o Microsoft Teams;
• Como implementá-lo em seu negócio.

O que é o Microsoft Teams?

O Microsoft Teams é definido pela própria Microsoft como um espaço de trabalho baseado em um chat que integra todas as pessoas, conteúdos e ferramentas que sua empresa precisa para melhorar o seu engajamento e ser mais eficaz.

Anteriormente conhecido como Skype Teams, o software já passou por várias atualizações sempre com o foco de facilitar a comunicação e promover a colaboração entre equipes. Assim, de forma prática, estamos falando de uma plataforma de bate-papo em grupo que permite o gerenciamento de diversas conversas em um único ambiente de controle.

Ele está disponível para desktop (Windows e Mac) e dispositivos móveis (Android, iOs e Windows Phone). Além disso, conta com o SharePoint, PowerPoint, OneNote, Word e Excel como recursos internos, o que permite que os usuários trabalhem nesses documentos diretamente na aplicação.

Enfim, a ferramenta é completa e extremamente útil para diversos setores empresariais, garantindo a integração e a comunicação em tempo real das equipes de:

• Vendas;
• Marketing;
• Finanças;
• Contabilidade;
• Gestão de Projetos;
• Atendimento ao Cliente;
• Pesquisa e Desenvolvimento;
• Recursos Humanos.

Como o Teams funciona?

Como gestor, você deve ter percebido que os modelos de trabalho baseados em hierarquias rígidas e na concentração de atividades e informações nas mãos de poucas pessoas não é mais o padrão.

Atualmente, as organizações estão adotando estruturas mais planas, nas quais o fluxo de informações precisa ser rápido, visível e acessível a todos que estão envolvidos no processo decisório. E foi para atender a essa mudança que o Microsoft Teams foi desenvolvido.

Para entender o seu funcionamento, imagine um time de desenvolvedores da Microsoft sentados para discutir como eles poderiam alinhar os fluxos de trabalho e a comunicação das equipes de uma forma verdadeiramente efetiva.

Assim, eles analisam o Office 365 e percebem que têm todas as ferramentas baseadas na nuvem de que precisam, como Skype for Business para vídeos e voz, Yammer para bate-papos em grupo (rede social corporativa), Exchange para e-mails e assim por diante.

Mas faltava algo! Todos concordaram que era preciso pensar em uma maneira de aproveitar todos os recursos em uma única plataforma. Desse modo, eles encontram a solução e desenvolvem o Microsoft Teams.

Do mesmo modo que os grupos do Office 365, as equipes criam espaços de compartilhamento e colaboração para diferentes setores da companhia. Um uso típico seria criar um ambiente para cada departamento.

Além disso, as conversas podem ser separadas por vários canais (tópicos) e entre as equipes. Assim como podem ocorrer de maneira aberta (em grupo) ou fechada (privadas). Tudo o que a sua empresa precisa, não é mesmo?

Saiba mais: 5 motivos pelos quais o Microsoft Teams pode ajudar na compliance e proteção de dados

Quais são as vantagens de usar o Microsoft Teams em sua empresa?

O Teams é, sem dúvidas, uma ferramenta indispensável ao cotidiano das empresas modernas. Aliás, por ser uma plataforma de colaboração de escala global, ela permite criar e reunir várias equipes, inclusive com parceiros externos e de qualquer parte do mundo.

Sob uma visão geral, a ferramenta foi criada para flexibilizar o trabalho em grupo e torná-lo transparente à medida do necessário. Afinal, como já destacamos, permite gerenciar conversas, arquivos e determinadas aplicações, além de oferecer acesso instantâneo às tarefas do SharePoint, Planner, One Note, PowerBI e muito mais.

Mas isso não é tudo! Entenda, a seguir, mais algumas vantagens importantes de usar o Microsoft Teams em sua empresa!

Inúmeras Integrações

A plataforma consegue uma perfeita integração com diversos sistemas e aplicações. Isso significa que os seus usuários podem pesquisar e “operar” uma infinidade de soluções.

Lembrando que o Microsoft Teams é um serviço que está acoplado ao Office 365, o que possibilita uma integração simples e eficiente com o Exchange e o Skype.

Aliás, é importante destacar o fato de que o usuário não precisa sair do Teams para usar os demais aplicativos. Está tudo a cliques de distância, em um mesmo lugar!

Aumento da produtividade empresarial

Uma consequência de toda essa integração e usabilidade é o aumento da produtividade empresarial. Afinal, o fluxo de trabalho é otimizado e sua equipe não perde tempo com tarefas sem sentido. A tecnologia se torna uma verdadeira aliada a favor dos seus resultados.

Compatível com aplicativos de terceiros

É interessante mencionar que a solução da Microsoft não limita suas integrações. Isso porque, também funciona com apps terceiros. Neste caso, existem centenas de opções, como:

1. O Hootsuite — para a gestão das suas redes sociais;
2. O Zendesk — para o atendimento ao cliente;
3. O Asana e o Trello — para a organização dos projetos;
4. O Survey Monkey — para a criação de questionários de pesquisa.

É intuitivo e fácil de usar

Outro grande diferencial do Microsoft Teams é que ele é extremamente intuitivo e fácil de usar. Seus funcionários não encontrarão qualquer dificuldade para manusear a ferramenta e aproveitar seus benefícios, mesmo que tenham pouca familiaridade com o mundo da tecnologia.

Chamadas de áudio e de vídeo

A ferramenta também conta com a funcionalidade de realizar ligações de voz ou por vídeo de forma rápida e eficiente. Isso pode ser muito útil para o trabalho em equipe, especialmente quando surgem assuntos que precisam ser resolvidos com certa urgência e demandam mais atenção.

Ademais, é possível gravar essas reuniões e trocar arquivos pelo chat de forma instantânea. Assim, todos podem assisti-las sempre que necessário.

Leia mais: como utilizar a comunicação direta e a função de ligação do Teams

Segurança para seus dados e empresa

Além de todos esses benefícios, o Microsoft Teams foi criado pensando também na proteção dos dados. Há um esforço contínuo dos desenvolvedores para que a solução promova boas experiências aos usuários sem elevar riscos cibernéticos.

Ou seja, não é exagero dizer que você terá a equipe de segurança da maior empresa de tecnologia do mundo trabalhando em prol do sucesso da sua organização.

Quais as principais dúvidas sobre o Microsoft Teams?

Com tantos benefícios importantes, era de se esperar que o Microsoft Teams se tornasse uma das aplicações mais importantes para a comunicação empresarial. Empresas de todos os portes e segmentos já a implementaram e conseguiram ver, na prática, uma verdadeira Transformação Digital de sua rotina. 

A verdade é que seu grande diferencial é romper barreiras e deixar seu time ainda mais unido. São diversas funcionalidades e todas são úteis para a adoção de uma cultura de colaboração.

Para te ajudar a aproveitar o potencial desta plataforma inovadora, selecionamos as principais dúvidas dos usuários e respondemos de forma simples e direta. Confira!

Como criar reunião no Teams?

Há várias formas de criar uma reunião no Teams:

• Dentro do chat, basta clicar no símbolo da câmera na parte superior da tela;
• Na guia calendário, basta selecionar “reunir agora” no canto superior da tela, adicionar um título e copiar o link para enviar aos participantes;
• Na guia calendário, é possível agendar uma reunião. Basta seguir os mesmos passos anteriores e acrescentar uma data e horário. Lembrando que você pode enviar o link ou adicionar os e-mails dos convidados.

Como gravar reunião do Teams?

Assim que ingressar na reunião, basta ir para o menu de controle, clicar em “Mais ações” e em “iniciar gravação”. Pronto! O arquivo será carregado automaticamente para a nuvem e poderá ser baixado, inclusive.

Como colocar fundo no Teams?

Para colocar um plano de fundo no Teams, basta ir ao menu de controle, clicar em “Mais ações” e depois em “Aplicar efeitos em segundo plano”. Depois disso, você pode desfocar o fundo ou aplicar uma das imagens disponíveis.

Como implementá-lo em seu negócio?

Para implementar o Microsoft Teams em seu negócio você deve procurar por um parceiro especializado em soluções Microsoft. Assim, você receberá um atendimento personalizado e que leva em consideração suas necessidades.

Com a consultoria de um parceiro oficial, você investe na solução certa e tem todo o apoio necessário para aproveitar todo o seu potencial não apenas do Teams, mas das diversas aplicações do Office 365.

Ou seja, isso é importante para que você possa explorar o máximo da ferramenta, reduzindo os erros e tornando a sua comunicação interna ainda melhor. As vantagens em adotar essa ferramenta serão claras e evidentes para todo e qualquer tipo de organização, disso não há a menor dúvida.

Conteúdo exclusivo: Conheça todas as possibilidades do sistema Microsoft 

Tenha o Microsoft Teams em sua empresa agora mesmo!

O que você achou do Microsoft Teams? Em um cenário de digitalização e de estímulo a novos modelos de trabalho, mais flexíveis e pautados na comunicação, contar com a ferramenta é um diferencial.

A boa notícia é que estamos falando de um recurso acessível, que pode ser implementado em empresas de todos os portes e segmentos.

Quer testá-lo em seu negócio? Entre em contato agora mesmo com a nossa equipe!