Reunião geral marcada e apenas metade da equipe confirmou presença? Meta traçada, mas os colaboradores sequer deram atenção para o que foi planejado? Diante de situações assim, alguns gestores podem pensar que os profissionais da empresa estão procrastinando ou fazendo o famoso “corpo mole”. No entanto, nem sempre esse é o caso. Às vezes, o problema está na troca de informações.

O fato é que, em algumas empresas, a comunicação interna é inexistente, ou apresenta mensagens desencontradas e ruídos. Os comandos dados pelos gerentes e gestores são contraditórios ou, simplesmente, instáveis. Além disso, existem também aquelas que disponibilizam tantos canais de comunicação que a situação vira um verdadeiro caos. Parece familiar?

No post de hoje, apresentaremos 7 passos para tornar os processos de troca de informações da sua empresa mais eficientes. Assim, será possível reduzir problemas relacionados à comunicação interna do seu negócio. Confira!

1. Use softwares de comunicação empresarial

A tecnologia existe para ser aproveitada. Hoje, existem soluções excelentes para reforçar a comunicação interna do negócio. Para começar, podemos falar sobre o Skype for Business, por exemplo, que permite a comunicação rápida entre os colaboradores e também é uma excelente ferramenta para realizar reuniões à distância, em conferência com várias pessoas.

Os softwares permitem que a agilidade seja garantida quando o assunto é a troca de informações. Além disso, fornecem uma série de ferramentas que ajudam no registro de todos os dados transmitidos, o que é fundamental para que o gestor tenha o controle total sobre o fluxo de informações do seu negócio.

2. Realize a integração de dados

Dados duplicados, incompletos ou totalmente desorganizados: essa é uma situação comum em diversas empresas. O resultado? Os gestores dos diversos departamentos parecem não falar a mesma língua, afinal, estão trabalhando com dados desencontrados. No entanto, apesar de parecer caótica e sem conserto, existem soluções para esse tipo de situação.

O gestor precisa fazer uma integração de dados. Basicamente, a ideia é recolher os dados de todos os departamentos para, em seguida, fazer um tratamento neles, ou seja: completá-los, eliminar as duplicatas e, principalmente, padronizá-los. Com o trabalho terminado, todas as informações devem ser repassadas para os gestores.

Novamente, a tecnologia assume um papel vital nessa padronização e integração dos dados, uma vez que os sistemas permitem que você reúna e compartilhe tudo em uma só ferramenta.

Assim, o gerente de marketing e o coordenador de mídias sociais, por exemplo, vão poder acessar o relatório no mesmo arquivo, localizado numa única pasta, e cada alteração realizada, neste caso, será imediatamente visualizada por todos eles.

3. Elimine o excesso de canais de comunicação

Comunicação em excesso também pode ser um grande problema para a empresa. A utilização de murais, intranet, e-mails, grupos de Facebook e de Whatsapp, ao mesmo tempo, só funciona se cada um deles tiver um objetivo específico e diferente.

Se levarmos em consideração os aspectos técnicos, o fato é que essa multiplicidade de plataformas pode gerar os famosos ruídos de comunicação e a desinformação. Algo dito através de um meio pode facilmente contradizer a informação dada em outro, por exemplo.

Por isso, o ideal é que você elimine o excesso de canais de comunicação. Isso favorece a troca de informação no negócio, uma vez que todos saberão exatamente onde encontrar o que precisam para agir e tomar decisões.

4. Trabalhe a cultura organizacional

Se comunicação em excesso é um problema, comunicação de menos é ainda mais. Nesse caso, o problema não costuma ocorrer por conta da tecnologia, mas pela própria cultura da organização. É o caso dos colaboradores que não se sentem à vontade para trocar informações com os gerentes e supervisores, por exemplo, ou da empresa que negligencia totalmente a opinião dos profissionais.

Para que a troca de informações seja poderosa, todos devem participar desse processo. Por isso, é interessante aproximar as lideranças dos colaboradores. Assim, eles podem receber um feedback a respeito do desempenho e também fazer sugestões de melhoria. Além disso, ações como pesquisas de clima interno, por exemplo, são sempre bem-vindas.

5. Faça reuniões de alinhamento

Você pode fazer de tudo para que as informações da sua empresa sejam integradas e organizadas, mas, infelizmente, algumas vezes as coisas saem do controle, principalmente quando o ritmo dos trabalhos se acelera por conta da alta demanda. Nesses momentos, é fundamental que o gestor realize reuniões estratégicas para o alinhamento das equipes.

Esse é um momento oportuno para sanar quaisquer dúvidas dos colaboradores e transmitir um comando unificado para todos. Assim, tudo o que os gerentes e supervisores precisam fazer é manter as equipes nos trilhos.

Além disso, as reuniões também são uma ótima oportunidade para realizar os famosos brainstorms e também para receber críticas e sugestões dos profissionais que atuam nos diversos segmentos diariamente.

6. Forneça feedbacks eficazes

Os feedbacks também são essenciais para reforçar a comunicação de uma empresa. Acontece que alguns gestores confundem feedback com o famoso “puxão de orelha”, e não é nada disso. Na verdade, esse é um momento para que gestores, gerentes e supervisores orientem os colaboradores, de forma a garantir que todos realizem o trabalho da melhor maneira possível.

O feedback pode ser de reforço, quando um colaborador que já apresenta bons resultados é estimulado a continuar com o bom trabalho, por exemplo. Outro tipo é o feedback corretivo, quando o colaborador ainda apresenta dificuldade para lidar com os processos internos e precisa de uma orientação mais completa por parte das lideranças da organização.

7. Invista na comunicação interna

Por fim, nossa última dica é simples: invista em comunicação interna. Muitas empresas possuem departamentos especializados nesse sentido ou, simplesmente, terceirizam o serviço. Essa é uma forma de profissionalizar a troca de informações na sua organização, uma vez que será uma equipe especializada que lidará com todo o fluxo.

A comunicação interna realiza uma série de serviços, que vão desde a criação de ações internas para o entrosamento das equipes até a elaboração de murais internos, por exemplo.

A troca de informações dentro da cultura organizacional precisa receber uma atenção especial, principalmente quando há diversos projetos paralelos em andamento e múltiplas equipes. Para resolver problemas de comunicação, é preciso repensar tanto as questões culturais da empresa, quanto os aspectos técnicos.

Lidar com os processos de comunicação interna é uma tarefa muito mais complexa do que parece e, para haver uma troca de informações eficiente, é preciso simplificá-los, através de organização e foco. Sabendo que podem confiar nas informações recebidas, todos trabalharão melhor.