O sucesso de uma organização depende de vários fatores, como ter produtos de qualidade, estratégias eficientes, bons funcionários e, principalmente, uma comunicação empresarial bem-feita.

Assim, quando erros de comunicação se tornam constantes, os prejuízos são diversos. Conflitos entre membros do time acontecem, prazos podem ser perdidos e o funcionamento do negócio é comprometido.

No sentido oposto, os benefícios de uma boa comunicação empresarial são o aumento do engajamento, produtividade e satisfação dos funcionários. Os erros e problemas com falta de alinhamento são eliminados, gerando um ambiente interno mais eficiente e uma empresa competitiva para o mercado.

Pensando nisso, trazemos abaixo 6 práticas que a sua empresa pode adotar para melhorar a comunicação empresarial, aproveitando os benefícios de um processo eficiente. Interessado? Confira!

1. Tenha uma estratégia de comunicação empresarial

O primeiro passo para uma boa comunicação empresarial é ter uma estratégia para ela. É necessário determinar processos e métodos para se comunicar com os diferentes profissionais, em cada área e nível na hierarquia.

O conteúdo e formas de linguagem precisam ser adequados para os receptores das mensagens — ou seja, um e-mail enviado para o setor jurídico nem sempre será compreendido ou interessante pela equipe de produção, e vice-versa.

Além disso, o time de Recursos Humanos (RH), em conjunto com a gestão da empresa, deve definir quais são as pessoas responsáveis para transmitir cada comunicado. O anúncio de mudança de filial, por exemplo, normalmente é atribuído ao CEO. Já a contratação de um novo analista pode ser feita por um gerente, e a alteração no sistema de pagamentos, por um e-mail do RH!

2. Use os líderes como comunicadores

Como falamos, o RH não é responsável por realizar toda a comunicação com os funcionários. Na realidade, na maioria das vezes as mensagens e comunicados são passados por gerentes, diretores e outros líderes da organização. Por isso, é importante que essas pessoas estejam preparadas para realizar essa função de forma adequada.

O ideal é que eles recebam treinamentos e capacitações, aprendendo as políticas da empresa e melhores práticas para cada tipo de situação — como demissões, promoções e comunicados diversos.​

3. Invista em endomarketing

Outro forma de melhorar a comunicação empresarial é investir em ações de endomarketing — divisão do RH responsável por melhorar o ambiente interno das organizações. Uma das funções desse time é manter os funcionários motivados e produtivos, algo que não acontece com falhas na troca de informações entre as pessoas.

Em suas ações internas, o time pode incluir informações relevantes para os funcionários, que eles precisam conhecer. Assim, em vez de enchê-los com comunicados — que, muitas vezes, são ignorados — pode-se criar um dia de apresentações e treinamentos, por exemplo.

4. Mantenha um canal de diálogo

Já falamos bastante sobre como passar uma mensagem de forma correta para os colaboradores, porém, uma comunicação eficiente envolve a troca de conteúdo. Ou seja, o corpo de trabalhadores também devem ter poder de falar e estarem preparados para fazer isso.

É importante criar um ou mais canais de diálogo, para que todos possam informar sobre questões importantes, comunicar mudanças e dar sua opinião sobre elas. Envolver os funcionários é essencial para mostrar que a empresa se importa com o que eles pensam e quer melhorar o ambiente de trabalho cada vez mais.​

5. Use boas ferramentas

Fazer tudo isso é muito fácil quando o time é de 10 pessoas, porém, conforme as empresas crescem isso fica bem mais complicado. Por isso, é necessário adotar ferramentas que facilitam a comunicação empresarial. Abaixo, listamos as principais delas para você conferir:

Intranet

Considerada uma das ferramentas mais usadas no meio empresarial — principalmente em organizações mais antigas —, a intranet oferece uma estrutura on-line para que os funcionários possam armazenar e trocar documentos diversos entre si. O sistema é totalmente seguro, a que somente pessoas autorizadas têm acesso.

Rede social corporativa

A rede social corporativa (RSC) é considerada uma tendência no mercado, oferecendo um ambiente on-line exclusivo para os colaboradores de uma determinada empresa. Nesse local, eles podem trocar mensagens e fazer publicações do trabalho, como novidades, resultados e informações variadas.

TV corporativa

Outra grande tendência nas empresas é a adoção da TV corporativa. Essa ferramenta é usada para apresentar novidades, comunicados, notícias e informações relevantes para os funcionários. Para isso, são incluídos monitores em diversos locais na empresa, onde o conteúdo fica em transmissão por todo o período de trabalho.​

Videoconferência

Outra opção interessante de ferramenta que melhora a comunicação empresarial é a videoconferência. Grosso modo, ela permite que muitos funcionários participem de uma reunião, mesmo que não seja de forma física. Dessa forma, ninguém fica desinformado.

Newsletter

A newsletter é uma ferramenta muito conhecida no mercado, usada em diversas estratégias de marketing para se relacionar com consumidores. Porém, ela também pode ser adotada pelo time de RH para melhorar a sua comunicação empresarial.

Com ela pode-se enviar novidades, recados, comunicados e informações relevantes para os colaboradores, de forma periódica. O conteúdo dos e-mails pode ser linkado com a intranet ou até com o que for transmitido na TV corporativa, reforçando sua apresentação.

Mural digital

Por fim, o uso de murais como forma de se comunicar com os funcionários também é uma prática comum em muitos ambientes corporativos. Atualmente, essa ferramenta está sendo substituída por sua versão digital: monitores conectados a um sistema do RH, que transmite os mesmos anúncios e informações.

6. Adote métricas de acompanhamento

Ainda é importante avaliar se a estratégia de comunicação e ações realizadas estão cumprindo com seu papel, se ou precisam ser alteradas para gerar melhores resultados. Para isso, use métricas de acompanhamento — como taxa de conversão da newsletter, inscrições em eventos, cadastros em formulários, retirada de flyers etc.

Como vimos, até aqui, ter uma comunicação interna é fundamental para alinhar as expectativas com os funcionários e mantê-los motivados no trabalho. E quanto mais a empresa cresce, mais difícil se torna manter um processo eficiente. Por isso, é importante adotar práticas que garantam uma boa comunicação empresarial.

Lembre-se também de sempre começar com um bom planejamento, investir em endomarketing, preparar o time e usar ferramentas que otimizam todo o processo!

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