A base de uma organização próspera não se baseia apenas em produtos superiores ou estratégias de ponta, mas sim em uma comunicação empresarial eficaz.

É o sistema nervoso central de qualquer organização, capaz de ditar sua saúde e desempenho geral.

Erros recorrentes de comunicação podem dar origem a uma infinidade de problemas, como disputas internas, perda de prazos e até mesmo ameaças à eficiência operacional.

Por outro lado, uma comunicação empresarial bem-sucedida catalisa um maior envolvimento dos funcionários, aumentando a produtividade e a satisfação.

Na prática, é algo simples, mas capaz de eliminar divergências e desalinhamentos, abrindo caminho para um ambiente de trabalho harmonioso e eficiente.

• Nos últimos anos, as novas tecnologias de comunicação transformaram a maneira como as organizações operam. Uma pesquisa do McKinsey Global Institute indica que a produtividade melhora de 20 a 25% em organizações com funcionários conectados devido à comunicação otimizada.

Além disso, a mudança para o trabalho remoto revolucionou o espaço de trabalho tradicional em um ecossistema híbrido e sem fronteiras. É necessário alavancar essas ferramentas de comunicação para manter o dinamismo operacional e a eficiência das equipes distribuídas.

Para ajudá-lo a aproveitar o poder dessa comunicação da nova era, selecionamos uma lista de 6 práticas comprovadas para elevar sua comunicação empresarial.

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Principais tópicos deste artigo:

• O que é comunicação empresarial?
• Qual a importância da comunicação empresarial;
• 6 práticas para comunicação empresarial;
• As tendências para a comunicação empresarial;
• Soluções para a comunicação empresarial com a Microsoft;
• Conclusão;
• Diagnóstico de maturidade da transformação digital.

O que é comunicação empresarial e qual a sua importância

A comunicação empresarial refere-se à troca de informações e ideias dentro de uma organização e com seus stakeholders externos.

Esse processo multidirecional, que pode ser verbal, não verbal ou escrito, é fundamental para o bom funcionamento de qualquer negócio.

Auxilia na tomada de decisões, resolução de problemas e garante que cada funcionário esteja alinhado com os objetivos da organização.

Aplicável em todos os níveis de uma organização, a comunicação empresarial pode assumir várias formas:

• Reuniões de equipe;
• Trocas de e-mail;
• Teleconferências;
• Até relações públicas, atendimento ao cliente e memorandos.

Na era do trabalho remoto, as plataformas digitais tornaram-se ferramentas indispensáveis para promover uma comunicação eficaz — e sua importância não pode ser subestimada.

Um estudo da Salesforce revela que 86% dos funcionários e executivos citam a falta de colaboração ou comunicação ineficaz para falhas no local de trabalho.

Por outro lado, sabe-se que as organizações que valorizam e implementam uma comunicação clara e eficaz têm níveis altos de envolvimento e satisfação dos colaboradores, o que, por sua vez, aumenta a produtividade.

Além disso, a comunicação empresarial auxilia na execução de estratégias bem-sucedidas, garantindo que todos entendam suas funções, responsabilidades e objetivos da organização.

6 práticas para comunicação empresarial

1. Tenha uma estratégia de comunicação empresarial

Para uma comunicação empresarial eficaz, a primeira etapa é definir uma estratégia.

Estabeleça processos claros e métodos de comunicação para interagir com profissionais de diferentes níveis hierárquicos e áreas.

Adapte a linguagem e o conteúdo das mensagens aos destinatários: um e-mail para o setor jurídico pode não ser relevante ou compreendido pela equipe de produção, e vice-versa.

Juntamente com o RH, identifique as pessoas certas para transmitir cada comunicado.

2. Use os líderes como comunicadores

A comunicação empresarial eficiente não é tarefa apenas do RH. Normalmente, os gerentes, diretores e outros líderes transmitem mensagens e comunicados.

Assim, é essencial que esses líderes estejam capacitados para essa função, recebendo treinamentos adequados sobre as políticas da empresa e melhores práticas para diferentes situações.

3. Invista em endomarketing

Investir em endomarketing também melhora a comunicação empresarial.

A função desse time é promover um ambiente interno positivo, mantendo os funcionários motivados e produtivos, algo impossível com falhas de comunicação.

Em suas ações, o time deve incluir informações relevantes para os funcionários, ao invés de sobrecarregá-los com comunicados.

Uma alternativa seria dedicar um dia para apresentações e treinamentos.

4. Mantenha um canal de diálogo

Uma comunicação eficiente não se resume a transmitir mensagens, mas também a ouvir. Os colaboradores devem ter a possibilidade de se sentirem confortáveis para se expressar.

É vital estabelecer canais de diálogo abertos, permitindo que todos possam informar sobre questões importantes, comunicar mudanças e dar opiniões.

Envolvê-los é fundamental para demonstrar que a empresa valoriza suas ideias, visando melhorar constantemente o ambiente de trabalho.

5. Use boas ferramentas

Conforme as empresas expandem, a comunicação se torna um desafio. Portanto, é crucial adotar ferramentas que otimizem a comunicação empresarial.

Vejamos algumas das mais importantes:

• Intranet: uma das ferramentas mais populares no mundo empresarial, oferece uma estrutura online para armazenar e compartilhar documentos. Apenas usuários autorizados têm acesso, garantindo segurança.
• Rede Social Corporativa (RSC): tendência no mercado, oferece um espaço online exclusivo para colaboradores, onde podem compartilhar mensagens, notícias, resultados e outras informações.
• TV Corporativa: ferramenta emergente para compartilhar atualizações, comunicados e informações relevantes aos colaboradores, através de monitores instalados na empresa.
• Videoconferência: permite a participação de funcionários em reuniões, independentemente da localização física, garantindo que todos estejam informados.
• Newsletters: apesar de comumente usada em estratégias de marketing, pode ser adotada pelo RH para aprimorar a comunicação empresarial, enviando novidades, comunicados e informações relevantes.

6. Adote métricas de acompanhamento

É essencial avaliar se a estratégia de comunicação está cumprindo seu objetivo.

Utilize métricas de acompanhamento — como taxa de conversão da newsletter, inscrições em eventos, cadastros em formulários e etc.

As tendências para a comunicação empresarial

À medida que navegamos na era digital, várias tendências moldam o futuro da comunicação empresarial.

Essas inovações prometem melhorias significativas na eficiência operacional, relacionamento com clientes e processos de tomada de decisão. Que tal conferir algumas delas em detalhes?

Inteligência Artificial e Chat GPT

A Inteligência Artificial (IA) está revolucionando a comunicação por meio de modelos avançados de linguagem como o ChatGPT.

Essas ferramentas orientadas por IA podem entender e responder à linguagem humana com alta precisão, oferecendo uma experiência de conversação perfeita.

Isso pode aumentar a eficiência, o atendimento ao cliente e a tomada de decisões, fornecendo assistência e informações em tempo real.

De acordo com dados da TechJury, 42% das empresas estão explorando a IA em seu dia a dia. 

Customer Success

Essa abordagem se concentra em garantir que os clientes alcancem os resultados desejados usando seu produto ou serviço. 

Uma forte ênfase no sucesso do cliente leva ao aumento da satisfação, lealdade e defesa do consumidor, impulsionando o crescimento do seu negócio.

Comunicação omnichannel

A abordagem multicanal de comunicação oferece uma experiência integrada e coesa ao cliente, independentemente de como ou onde ele entra em contato.

Essa estratégia aprimora a jornada do consumidor, levando a um maior envolvimento e satisfação do cliente.

Dados da Adobe mostram que empresas com fortes estratégias omnichannel retêm uma média de 89% de seus clientes.

Transmissão ao vivo

A tendência das lives aproveita a transmissão de vídeo em tempo real para interagir com clientes, funcionários e parceiros comerciais.

Ele oferece uma maneira autêntica e envolvente de comunicar atualizações da empresa, lançamentos de produtos ou tutoriais.

Business Intelligence

As ferramentas de BI analisam dados de negócios para fornecer insights acionáveis.

Esses insights auxiliam na tomada de decisões, análise de tendências e planejamento estratégico, melhorando a comunicação entre as diferentes camadas de um negócio.

Um relatório da MicroStrategy afirma que 94% das empresas acreditam que o BI é crucial para suas operações comerciais.

Soluções para a comunicação empresarial com a Microsoft

Em uma era de ritmo totalmente acelerado, a Microsoft fornece um conjunto de ferramentas robustas projetadas para aprimorar a comunicação empresarial, aumentar a produtividade e simplificar as operações.

Aqui estão algumas soluções que se destacam:

• Microsoft Teams: essa ferramenta de colaboração integra bate-papo, videoconferências, armazenamento de arquivos e integração de aplicativos. As equipes fornecem um hub para trabalho em equipe onde os usuários podem colaborar e compartilhar informações sem esforço em um espaço produtivo.
• Microsoft Office 365: acredite, é mais do que apenas Word, Excel e PowerPoint. É um conjunto abrangente de produtividade baseado em nuvem que facilita a colaboração em tempo real, o compartilhamento de documentos e a automação de tarefas.
• Microsoft Viva: essa plataforma de experiência do funcionário combina elementos de comunicação, aprendizado, bem-estar e conhecimento diretamente no fluxo de trabalho. Ele foi projetado para ajudar os funcionários a permanecerem conectados, engajados e prosperarem no espaço produtivo digital moderno.
• Windows 11: o mais recente sistema operacional da Microsoft oferece uma plataforma mais intuitiva, segura e produtiva. Ele apresenta vários recursos que simplificam a multitarefa, a colaboração virtual e o gerenciamento do sistema, promovendo um ambiente produtivo mais integrado e eficiente.

Conclusão

A comunicação empresarial é o pulso de cada organização, regendo seu ritmo e continuidade. À medida que o cenário digital evolui, também aumenta a complexidade e a demanda por estratégias de comunicação mais robustas e inovadoras.

Abraçar tendências como IA, customer success, omnichannel e entre outras, não são mais opções, mas necessidades para a sobrevivência na era atual.

No entanto, navegar por esses avanços e garantir que suas estratégias de comunicação estejam na vanguarda pode ser um desafio.

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