Redução de custos em TI: saiba como um software de gestão pode ajudar você

Um software de gestão pode ajudar na redução de custos em TI em diferentes atividades dentro da empresa. Isso se dá com a otimização do trabalho dos profissionais e com o aumento de eficiência de processos comunicacionais, operacionais, gerenciais etc.

Para adotar esse tipo de ferramenta, no entanto, é preciso fazer um levantamento sobre as necessidades da equipe de TI. Isso envolve treinamento, recursos (financeiros, de tempo, materiais etc.) aos quais ela tem acesso e a infraestrutura existente (parque tecnológico).

Após isso, será possível adotar uma solução que faça uso desses elementos e, assim, possa trazer vantagens significativas para o negócio, como diminuição de gastos.

Quer saber mais sobre como conseguir isso com um software de gestão de TI? Continue lendo e veja o que preparamos!

Quais são os principais desafios para a redução de custos na área de TI?

Um dos grandes desafios é a necessidade de atualização e manutenção constante da infraestrutura para que não haja perda na eficiência das operações suportadas por TI.

Nesse caso, uma dica é investir em uma solução que faça uso de Cloud Computing (computação em nuvem), ou seja, que seja disponibilizada via web. Dessa forma, não será necessário manter uma infraestrutura física para suportá-la.

Outro desafio é o licenciamento, que representa 65% de todo um custo de uma TI. Além disso, qualquer departamento tem custo operacional com os funcionários.

Quais ações são necessárias para um gerenciamento e redução de custos efetivo?

Automação de processos

A automação de processos gera economia, uma vez que há aumento na eficiência de realização de atividades, diminuição de erros ocasionados por falha humana e liberação de colaboradores para que foquem em atividades de maior valor agregado.

Monitoramento de licenças e resultados

É importante monitorar os resultados obtidos com a adoção do software de gerenciamento a fim de verificar o que precisa ser mudado e o que tem dado certo.

As licenças dos programas também precisam ser levantadas e acompanhadas para que as que expirarem sejam atualizadas ou ocorra a exclusão de seus respectivos programas quando não forem mais úteis. Isso pode gerar economia, afinal, renovar uma licença normalmente exige pagamento.

Nessa situação, é indicado buscar o apoio de uma parceira que entenda esse processo. No caso da Softline, há o trabalho de monitoramento de todas as licenças da empresa a fim de montar e apresentar o perfil de licenciamento do negócio a seus gestores. Essa ação é realizada em paralelo com a expectativa de economia que pode ser feita conforme o tempo se a empresa seguir as orientações dadas.

Há momentos em que ela recomenda a compra da licença, mas deixa aberta a opção de a empresa adaptar o seu parque tecnológico. Nesses casos, a Softline atua consultivamente, de modo a mostrar cenários que se adaptem à sua situação.

Por ser uma demonstração lógica, torna-se mais fácil entender as recomendações e até mesmo optar por continuar com a parceria em outros processos, em que a Softline oferece soluções integradas.

Personalização do sistema

A personalização da licença e do sistema ajuda a evitar custos com recursos que não serão usados. A Softline, por sinal, ajuda na análise de quanto tempo uma licença é usada por usuário. Com isso, contribui para o desenvolvimento de um modelo em que se customiza o uso das licenças conforme a empresa e cada usuário.

Resumindo: o negócio não compra um produto de prateleira, compra um produto voltado para o uso que ele efetivamente faz.

Como um sistema de gestão pode ajudar na redução de custos?

Muitas das vantagens de um sistema de gestão, citadas anteriormente, ajudam a empresa a reduzir custos. Isso ocorre por meio da automação, do maior controle de recursos e da melhora no fluxo de atividades. Além do mais, quando usado em conjunto com outras ferramentas, os resultados podem ser potencializados.

Por exemplo, é possível adotar uma solução (não só um sistema, mas um conjunto de práticas) que atue na personalização das licenças de acordo com as características de perfil de uso da equipe de TI e da empresa. Pode-se acompanhar a tendência de licenciamento na companhia, e no mercado, por meio de relatórios de Compliance e de conformidade.

Dessa forma, é possível analisar a quantidade de licenças na empresa, o que envolve o pagamento delas e os custos com suas manutenções, para encontrar pontos para reduzir gastos. Por exemplo, removendo programas pouco usados no negócio. Para se ter uma ideia, 70% dos softwares não são utilizados ou são usados por menos de 5 minutos pelas empresas.

Um exemplo desse tipo de solução é o Softline 360°.

Conheça o Softline 360°

Com o Softline 360°, 30% de todos os custos de software já conseguem ser reduzidos logo no primeiro ano. Essa solução também é aplicada de acordo com o nível de maturidade da empresa e o que ela quer alcançar no primeiro ano de uso.

Nela, é oferecido desde plataforma até suporte pontual. Além disso, não é um produto estático, pois tem flexibilidade para se moldar às necessidades do negócio. Há, ainda, flexibilidade na contratação e a empresa consegue acompanhar o seu nível de maturidade conforme o orçamento disponível.

É possível contratar a solução em blocos ou fazer todo o ciclo de 360°, ou seja, a contratação é conforme as possibilidades do negócio. É taylor made (feito sob medida) para as necessidades da empresa.

Um bloco, por exemplo, seria para o caso de a empresa passar por auditoria. Nessa situação, a equipe da Softline pode ser contratada para uma consultoria com um serviço pontual para ajudar o negócio a se preparar. Esse bloco pode ter continuidade na consultoria em processos.

Também é possível trabalhar com uma plataforma para que se monitore as mudanças nas licenças de maneira progressiva, até o negócio chegar a uma melhora em TI. Aliás, vale destacar que o termo “360°” é usado justamente porque oferece um ciclo para gerar aumento no nível de maturidade em TI.

Adiante, veja alguns das modalidades que integram o Softline 360°:

• consultoria em processos;
• plataforma;
• análises contratuais;
• serviços e reports;
• true up;
• inventário de hardware;
• inventário de software;
• consultoria em licenciamento de software;
• audit support (suporte em auditoria).

A redução de custos em TI pode ser encarada como uma meta contínua, desde que não prejudique a qualidade do setor. Para obtê-la, um bom sistema de gestão, que seja atualizado constantemente, é essencial. Também é importante buscar soluções que contribuam para esse propósito.

Agora, aproveite para descobrir como funciona o Softline 360° e veja como ele pode beneficiar o seu negócio!