Manter-se alinhado à legislação brasileira não é uma tarefa fácil. São inúmeras obrigações trabalhistas, fiscais, ambientais etc. Gerir tudo isso é desafiador. Por isso, precisamos ter atenção para não deixarmos que nada passe despercebido, principalmente no setor contábil de sua empresa.

A solução é mais simples do que imaginamos: basta investir em sistemas automatizados. A automação comercial é uma realidade que mostra resultados há anos, em que pequenas, médias e, principalmente, grandes empresas destacam-se no mercado pela organização, agilidade na tomada de decisões e eficiência.

Hoje, você vai aprender mais sobre sistemas automatizados, quais são seus benefícios e quais os 4 principais erros na entrada de documentos fiscais eletrônicos. Vamos começar?

Aprenda mais sobre automação comercial e os seus benefícios

Aplicar metodologias e fazer uso de ferramentas para automatizar processos e ganhar produtividade, consequentemente, lucro. Essa é a melhor definição para a automação comercial.

Toda empresa que almeja sucesso e uma posição de destaque no mercado precisa investir em automação e modernizar sua maneira de trabalhar. Os benefícios são inúmeros, principalmente quando aplicados ao setor contábil. Veja alguns:

1. Redução ou o fim de processos manuais

Sim, utilizando um sistema que automatiza processos que antes eram realizados de maneira manual é possível ter um aumento expressivo da produtividade. Os colaboradores que perdiam horas ou até dias realizando uma tarefa podem desenvolver atividades estratégicas e, inclusive, reduzir a possibilidade de cometer uma falha humana.

2. Maior segurança para sua empresa

A emissão de documentos fiscais da sua empresa são acompanhadas em tempo real e, caso aconteça uma tentativa de fraude, é possível descobrir no ato de sua submissão, possibilitando seu questionamento junto a Secretaria da Fazenda.

3. Melhorias no planejamento logístico

Quando um documento fiscal é emitido por um de seus fornecedores, automaticamente você é notificado, conforme informamos no tópico anterior. Isso traz benefícios para a logística da empresa, pois, ao saber que receberá um produto, é possível preparar o local para recebê-lo e disponibilizar equipamentos para o transporte do caminhão até o estoque, dependendo de seu tamanho ou peso.

4. Identificação rápida de divergências

Até mesmo notas validadas pela Secretaria da Fazenda podem conter erros de digitação, tributação ou até de quantidade. Nesses casos, com o acompanhamento em tempo real, é possível solicitar cartas de correção, substituição e complementação de notas fiscais emitidas pelo seu fornecedor.

5. Integração com outros setores

Documentos fiscais não são úteis apenas para o setor contábil, outras áreas da empresa precisam ter acesso a eles. Com os recursos de integração que as ferramentas de automação oferecem, é possível que todos — que precisem e tenham autorização — possam acompanhar as transações comerciais com os seus fornecedores e prestadores de serviços.

6. Integração com outros sistemas

Existem casos em que as empresas terceirizam os serviços de contabilidade para escritórios especializados. Esses, por sua vez, possuem seus próprios softwares de automação.

Ferramentas robustas oferecem o recurso de integração com esses softwares, evitando que você tenha de enviar dezenas de documentos por malote ou precise digitalizar essa mesma quantidade para enviar via e-mail.

Para os escritórios de contabilidade, isso é igualmente maravilhoso, pois não precisarão digitar milhares de informações, reduzindo o risco de falhas humanas e tornando seus processos ainda mais seguros e rápidos.

Conheça os 4 principais erros cometidos por quem não utiliza sistemas automatizados

Quando uma empresa não automatiza seus processos de gestão, além de perder muito tempo com tarefas maçantes, também gera a possibilidade de cometer muitos erros e isso pode causar prejuízos. Confira alguns deles:

1. Não saber diferenciar DANFE de NF-e

Muitas pessoas não sabem que existe diferença entre DANFE e NF-e. Por conta disso, acabam cometendo enganos, arquivando apenas um deles e excluindo o outro.

DANFE é a sigla para Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica, ou seja, é apenas uma representação física do arquivo digital, que está arquivado e validado no banco de dados da Secretaria da Fazenda. Ele é impresso e utilizado para facilitar a conferência e transporte de um produto.

Quando uma NF-e é gerada e autorizada pela Secretaria da Fazenda, seus dados ficam disponíveis e podem ser consultados através da sua chave de validação. Um arquivo no formato XML também é gerado e deve ser arquivado por seu emissor e seu destinatário por, no mínimo, 5 anos.

Apesar de ser recomendado arquivar a DANFE, não é obrigatório quando o destinatário se trata de uma pessoa jurídica — também emitente de notas fiscais eletrônicas. A obrigatoriedade se dá apenas para pessoas físicas. O não armazenamento dos arquivos XML pode levar a uma multa de mil reais — por cada documento no caso de uma fiscalização da Receita Federal.

2. Não conseguir gerenciar documentos fiscais

É comum uma empresa realizar muitas transações comerciais durante o dia, seja comprando ou vendendo produtos. A quantidade de documentos fiscais enviados e recebidos é enorme e gerenciar tantos arquivos de maneira manual é uma tarefa quase impossível, extremamente perigosa e com grandes chances de resultar em alguma falha humana.

Sistemas automatizados realizam o arquivamento e a validação dos documentos fiscais, tornando-os organizados e pesquisáveis. É uma estratégia que, além de facilitar a vida dos colaboradores envolvidos no processo, inibe a possibilidade da empresa sofrer penalidades em caso de perda de um documento.

3. Não elaborar um planejamento tributário

O planejamento tributário tem o objetivo de reduzir ao máximo os seus custos com impostos, desde que atendendo a legislação. Existem várias maneiras de se fazer isso, como a troca do regime de tributação, obtenção de créditos, investimento em programas de incentivo à cultura ou redução de carbono.

Sua empresa pode estar perdendo dinheiro em algum ponto dos seus processos e, sem um planejamento tributário eficiente, esse cenário tende a piorar com o passar do tempo.

4. Não se adequar às mudanças

As mudanças no sistema tributário brasileiro acontecem a todo momento e é uma tarefa difícil acompanhar tudo isso. Um simples erro pode resultar em multas e até crimes de responsabilidade fiscal.

Um bom sistema de automação faz todo o trabalho por você, pois conta com o suporte de especialistas nas mais diversas áreas, inclusive a contábil, atualizando e alinhando a ferramenta para que acompanhe a legislação vigente, trazendo segurança ao seu negócio.

É preciso se adequar não apenas às mudanças da legislação, mas também as mudanças tecnológicas. Todos os dias são criados novas maneiras de se otimizar os processos internos de uma empresa e os sistemas automatizados são a prova disso. Se você ficar parado no tempo, terá como resultado apenas uma coisa: o fracasso. Pense nisso!

Agora você já sabe quais os principais erros na entrada de documentos fiscais em uma empresa, saiba que, como um bom gestor, você precisa estar sempre atualizado, e nós vamos lhe ajudar! Em nossas redes sociais, você encontra dicas e conteúdos ricos em informações! Estamos no Facebook, Twitter, YouTube e LinkedIn.