O dinheiro é o recurso mais importante que uma empresa pode ter. Sem ele não se pode comprar matéria-prima ou pagar as contas necessárias para manter a estrutura funcionando. Isso faz do controle financeiro uma estratégia primordial, já que ele pode agregar vantagem competitiva ao negócio. Mas ele precisa ser bem-feito para surtir bons resultados.

Por isso fizemos esse post. Queremos ajudar você a compreender, de uma vez por todas, por que o controle financeiro é importante e como implementá-lo na prática.

Para isso, listamos as principais dicas, considerando as melhores práticas aplicadas pelo mercado (metodologias e tecnologias). Acompanhe!

Por que é importante ter um controle financeiro eficiente na empresa?

Quanto maior é a empresa, mais difícil pode ser controlar as finanças. Se não houver uma dedicação, surgem brechas para extravios, furtos e outras formas de uso indevido dos recursos financeiros. Isso pode ocasionar inconformidades quase identificáveis nas contas.

É importante que tais riscos sejam neutralizados para reduzir a imprevisibilidade dos custos, garantindo, assim, que não falte dinheiro no caixa quando mais precisar.

O controle financeiro também ajuda a identificar falhas, como investimentos mal feitos, compras realizadas em excesso e fora dos períodos certos, clientes inadimplentes esquecidos etc.

Todas essas falhas prejudicam o orçamento, pois geram desperdícios de dinheiro e afetam diretamente a entrada de novas receitas para a empresa.

Como implementar um bom controle financeiro na empresa?

O primeiro passo para um controle financeiro mais eficiente é organizar as informações e mergulhar em análises. Isso vai ajudar você a descobrir a situação econômica atual do negócio.

Mas, para manter tudo em ordem, é necessário se dedicar mais no controle. Para ajudar com essa tarefa, listamos abaixo as dicas mais importantes. Se você segui-las, terá menos trabalho e mais resultados. Confira!

1. Crie um fluxo de caixa para visualizar o que entra e sai das contas

Não importa se você vai usar uma planilha eletrônica, o sistema ERP (Enterprise Resource Planning) da empresa ou um sistema de gestão financeira independente. O fluxo de caixa é uma ferramenta importante de acompanhamento e análise que precisa ser elaborada e mantida rigorosamente.

Basicamente, é ele que fornecerá uma visão clara sobre o que entra (receitas) e o que sai (despesas) do caixa e das contas bancárias.

O fluxo de caixa é fundamental para colocar as próximas dicas em prática. Se não montar um, terá dificuldades em seguir o plano de melhorar o controle financeiro. Então, mãos à obra.

2. Registre todas as movimentações financeiras da empresa

Depois que você montar a estrutura do fluxo de caixa, é hora de começar a registrar os dados financeiros. Nessa etapa, é importante que não ignore transações de nenhum valor.

Muita gente faz isso e, no final do mês ou do ano, quando são realizados os fechamentos, balanços e relatórios de demonstração de resultados, lidam com grandes diferenças, o que pode gerar dúvidas sobre as inconformidades.

Então, por mais insignificante que for o valor, não deixe de registrar no seu fluxo de caixa. Para isso, passe a juntar todos os cupons e notas fiscais emitidas em nome da empresa e só descarte eles quando o fluxo de caixa do período for fechado. Eles servirão para fins de conferência.

3. Faça projeções de resultados com base nas médias

Com um fluxo de caixa sendo alimentado regularmente, você terá informações sempre atualizadas, podendo utilizá-lo como ferramenta estratégica para o controle financeiro da empresa. Depois de alguns meses e anos mantendo essa prática, você terá dados para fazer médias e prever o futuro das finanças.

Por exemplo: você pode fazer uma média de receitas e despesas mensais e anuais e descobrir em quais meses se gasta mais, bem como os que se ganha mais, além de identificar os motivos que levam ao aumento ou redução dos volumes de transações.

Esse potencial de projeção de resultado deve agregar uma grande vantagem estratégica para o negócio.

4. Planeje investimentos com base nas projeções

A partir das médias criadas com a ajuda dos registros financeiros, é possível planejar investimentos, como compras de estoque, de acordo com a demanda prevista para o período. Isso significa comprar a quantidade exata no momento certo, otimizando o processo de compras e reduzindo gastos excessivos e desnecessários.

Também pode se basear nas contas a receber e a pagar para planejar compras em que os pagamentos caiam em dias favoráveis, como quando o caixa e as contas terão saldo positivo.

5. Gere relatórios com recursos visuais

Se você trabalha apenas com planilhas eletrônicas deve sentir falta de recursos visuais mais aprimorados, e que permitem enxergar melhor a situação financeira da empresa.

Além dos valores, é importante que você adicione percentuais e gráficos no formato de colunas, barras e pizzas, pois são ferramentas que auxiliam nas tarefas de análise e tomada de decisões.

Em planilhas eletrônicas, até é possível configurar esses recursos, mas, além do trabalho que dá, você corre o risco de perder as fórmulas e imagens se houver algum erro de digitação.

6. Faça um fundo de reserva

Você se lembra quantas vezes foi surpreendido com gastos imprevistos e teve que gastar além do que podia? Esse é um fato muito comum entre as empresas brasileiras e um sinal claro de falta de controle financeiro. Para evitar que isso aconteça, reverse um percentual do lucro líquido todo mês para formar um fundo de reserva.

No início, como ele será pequeno, vale deixá-lo em uma conta poupança. Quando começar a atingir um montante mais considerável, é bom transferir parte dele para uma renda fixa, tipo Tesouro Direto ou CDB, para obter rendimentos melhores.

Com o tempo, se não precisar usar o fundo com frequência, ele se transformará em uma conta investimento e estará sempre disponível, como um seguro, para cobrir eventuais necessidades financeiras.

7. Automatize os processos

Todas as dicas apresentadas até aqui podem ser colocadas em prática com menos esforço e maior eficiência se utilizar um sistema de gestão financeira.

O fluxo de caixa já vem montado e os relatórios podem ser gerados automaticamente. Você economiza tempo no trabalho, melhora o controle das finanças e adquire maior precisão nas projeções de resultados.

E tem mais, com um sistema de gestão financeira, as informações podem ser compartilhadas entre os setores dependentes, já que permite integração total com o sistema ERP da empresa.

Aproveite essas dicas e eleve o patamar de controle financeiro da sua empresa. Isso pode ser uma questão de segurança para a sobrevivência dela no mercado e uma garantia para que os projetos de desenvolvimento sustentável sejam mantidos.

Agora que você já sabe como fazer o controle das finanças da sua empresa, compartilhe este post nas suas redes sociais ajude seus amigos a se organizarem financeiramente!