A produtividade da equipe é uma das principais preocupações de qualquer gestor, independentemente da empresa. É esse índice, afinal, que define os resultados da companhia ao fim do ano.

Logo, melhorar os números desse tópico é uma prioridade, sendo preciso contar com boas ferramentas para isso. Uma das mais conhecidas é o Microsoft 365, que evoluiu muito nos últimos anos e oferece funcionalidades interessantes para auxiliar qualquer negócio.

Para entender melhor como o Microsoft 365 pode te ajudar a aumentar a produtividade da equipe, fique atento aos parágrafos abaixo.

Como o Microsoft 365 te ajuda a melhorar a produtividade da equipe

É quase impossível conhecer um profissional que não tenha tido algum contato com o Microsoft 365 ao longo de sua carreira. Sendo utilizado por tantas corporações e até no ambiente residencial e educacional, a ferramenta é sinônimo de tecnologia. Não à toa, pode te ajudar a aumentar a produtividade da sua equipe de 8 maneiras.

Implementação facilitada

De nada adianta criar todo um discurso sobre produtividade se, para isso, sua equipe deve ficar horas ou dias parada. Infelizmente, essa é a realidade de grande parte dos softwares disponíveis no mercado. Eles contam com atributos interessantes, mas que demoram para ser implementados e dificultam o início desse processo.

No caso do Microsoft 365, porém, a situação é outra. Para começar, o programa funciona em nuvem, se utilizando do conceito de SaaS — Software as a Service. Com isso, basta realizar seu cadastro e utilizar todas suas funcionalidades pelo próprio navegador. Se quiser, pode também baixar os programas e iniciar seu trabalho.

Calendário online

Não há como discutir a produtividade de uma equipe sem falar da organização desta, em especial no que diz respeito a seus compromissos. Dessa forma, é simples compreender a importância de uma boa ferramenta de calendário. Pode até parecer antiquado, mas ainda é a melhor maneira de estruturar uma rotina.

Engana-se, porém, quem imagina que esta é uma solução semelhante à que se via há anos. Hoje, o programa permite integração com diversos outros softwares, bem como comunicação constante com o usuário. Assim, envia notificações em todos os dispositivos e se conecta aos softwares para que nada seja perdido ou esquecido.

Cloud Computing

Como mencionado mais acima, o Microsoft 365 se utiliza da tecnologia em nuvem para oferecer os melhores serviços. Essa, também conhecida como Cloud Computing, tem como foco facilitar e agilizar os processos, corporativos ou não. Mais do que isso, apresenta também mais segurança aos seus usuários.

Seu grande trunfo, porém, está na mobilidade, já que pode ser acessada de qualquer canto do planeta. Na prática, então, o que se vê é uma tecnologia que torna possível o armazenamento, visualização e edição de arquivos independentemente de sua localização, a qualquer momento e de qualquer dispositivo.

Colaboração entre profissionais

Outro tópico recorrente na discussão sobre produtividade de uma equipe é a colaboração entre os profissionais. É mais do que comprovado, afinal, que sem esse ponto não é possível que um time alcance seus objetivos. E, com isso, a empresa tende a também não atingir seus resultados.

Sabendo disso, o Microsoft 365 oferece diversas maneiras de comunicação para que esse não seja um empecilho no relacionamento. Mais do que isso, por conta de seu formato em nuvem, a colaboração pode ocorrer em tempo real e sem depender da presença física de todos os membros da equipe.

Reuniões interativas

Não há nada de novo em realizar reuniões para manter toda a equipe atualizada e bem-informada. Com os eventos dos últimos anos, a realização destas de forma virtual também deixou de ser uma novidade, se tornando quase que uma regra. Ainda assim, o Microsoft 365 consegue trazer algo inovador para esse tópico.

Aqui, o foco está na implementação do Whiteboard, também conhecido como Quadro de Comunicação Digital. Como o nome sugere, este é um quadro colaborativo bastante útil em uma reunião. Todos os usuários podem utilizá-lo, colaborar mais efetivamente e trazer uma aprendizagem criativa e envolvente ao ambiente virtual.

Qualidade e tecnologia

Ainda que poucos reconheçam, falar da produtividade da equipe tem muito a ver com a qualidade de seu trabalho. A realização de uma tarefa de forma errada, afinal, significa retrabalho, o contrário de ser produtivo. Logo, se atentar a esse tópico é importante, bem como em formas de garantir tal nível de excelência.

Para isso, é possível se utilizar da tecnologia, a qual pode ser uma ótima parceira nesse momento. No Microsoft 365, os programas contam com inteligência artificial (AI) para dar sugestões de design, redação, fala e acesso. Dessa forma, é uma maneira moderna e eficiente de melhorar a qualidade do trabalho e aumentar o índice produtivo de um time.

Ferramentas diversas

Um dos grandes diferenciais do Microsoft 365 é, sem dúvidas, sua grande e diversa gama de ferramentas. Novamente, é quase impossível encontrar por profissionais que não tenham interagido com alguma delas. Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Teams, OneDrive são apenas alguns dos nomes mais conhecidos.

Somente com estes softwares já é possível entender a quantidade de funcionalidades que o sistema oferece. Assim, sua apresentação como um pacote completo e, portanto, integrado, representa um considerável aumento na produtividade da equipe. As interfaces são semelhantes e os programas se comunicam, facilitando e agilizando todo o processo.

Segurança garantida

Por fim, se faz preciso destacar que um dos pontos que mais afeta a produtividade de uma equipe é sua preocupação com segurança. Ao manejar arquivos e documentos tão importantes, em especial em grandes corporações, esse é um receio constante. Nada melhor, então, do que contar com parceiros que garantam tal proteção aos dados.

Primeiramente, todos os arquivos podem ser salvos como backup no OneDrive a qualquer momento. Se preferir, pode habilitar o salvamento automático, evitando perder qualquer material. Além disso, também é possível salvar alguns documentos com uma verificação de identidade em duas etapas. Uma excelente camada extra de proteção e segurança.

.      Veja também: Qual a importância dos dashboards inteligentes na visualização de dados de negócio?

Otimize a produtividade da sua equipe com a Softline

Como é de se imaginar, a preocupação com a produtividade da equipe é uma constante em praticamente qualquer empresa. Para resolver tal situação, o melhor é buscar por ferramentas que te auxiliem nesse processo. Mais do que isso, o mais indicado é ter ao seu lado bons parceiros, que tragam experiência e conhecimento.

A Softline é uma empresa com mais de 25 anos de mercado e 6.000 funcionários, especialista em serviços de transformação digital e segurança cibernética. Atuante em mais de 50 países, é um fornecedor líder mundial no que diz respeito a esse mercado. Assim, tem como objetivo contribuir com o desempenho de seu negócio com o auxílio da tecnologia.

Ficou interessado? Entre em contato com um especialista da Softline para mais informações.