Não é novidade que a tecnologia tem mudado a forma que as empresas atuam no mercado. Capaz de transformar processos e gerar vantagem competitiva, os softwares empresariais e inovações tecnológicas trazem diversos benefícios para o negócio. Dentre as soluções mais disseminadas e adotadas está a automação de serviços financeiros, essencial para quem quer acompanhar a evolução do mercado.

Essa prática — que transforma atividades manuais em processos automáticos, executados por sistemas inteligentes — é aplicada em diferentes áreas da empresa, como vendas, marketing e, principalmente, na gestão financeira, considerada uma das frentes mais importantes de uma organização.

Responsável pelas atividades que lidam com os ganhos e despesas da empresa, como controle de pagamentos, investimentos e previsões de fluxo de caixa, a rotina da área financeira deve ser feita com muita qualidade e precisão, uma vez que pequenos erros nesses processos podem resultar em grandes prejuízos para a organização.

Para reduzir as chances de falhas e melhorar a eficiência dessa área, as empresas estão optando por investir em tecnologia, focando a automação de seus processos. Essa prática não só reduz custos para o negócio, como melhora a rotina de trabalho, aumenta a produtividade do time e prepara a empresa para acompanhar as tendências da transformação digital.

Esse processo não é simples e precisa ser feito de forma estratégica. Para isso, é preciso não só fazer investimento em TI, mas também preparar a equipe, repensar a organização dos processos e escolher os parceiros corretos que otimizam todas essas tarefas.

Pensando nisso, criamos este guia completo com as principais informações sobre o que é automação de serviços financeiros, seus benefícios e como realizar esse processo na sua empresa. Leia até o final para conferir!

1. O que é a automação de serviços financeiros

A automação de serviços pode ser entendida como transformação de processos e atividades manuais em ações automáticas, realizadas por uma máquina ou software de computador. Essa prática é largamente usada no mercado, em diferentes ambientes de negócio.

No caso da automação de serviços financeiros, existem softwares e sistemas criados com o intuito de automatizar as atividades realizadas pela área, tais como:

• contas a pagar e receber: é possível acompanhar as obrigações do negócio e sua previsão de caixa. As contas a pagar podem ser automatizadas, bem como movimentações de caixa;
• notas fiscais: é possível emitir e armazenar notas fiscais de forma automática para cada pedido recebido por clientes ou realizado para fornecedores;
• fluxo de caixa: esse controle pode ser feito pelo sistema, sem que um colaborador precise realizar cálculos. O sistema é capaz de puxar informações diversas para realizar um fluxo de caixa completo e atualizá-lo em tempo real;
• controle de orçamento: pode-se definir limites de orçamento para investimentos e gastos diversos, recebendo notificações quando eles são ultrapassados. Dessa forma, o controle é feito de forma mais segura e eficiente;
• prestação de contas: todas as empresas precisam fornecer dados de faturamento e ganhos ao governo, bem como pagar impostos. A automação permite a execução dessas atividades sem interação humana;
• elaboração de relatórios: a área financeira fornece dados estratégicos para diversas áreas da empresa. Esses relatórios podem ser automatizados, bem como seu envio.
• Essas são apenas algumas das diversas funções que podem ser feitas de forma automatizada, garantindo processos mais ágeis, funcionais e, principalmente, sem erros que possam comprometer os resultados de toda a empresa.

A automação de serviços tem o objetivo de melhorar processos, reduzindo falhas e tempo de execução de atividades, aumentando a produtividade do time. Seu uso permite que os funcionários parem de realizar atividades manuais e ganhem tempo para focar as questões estratégicas para a empresa.

2. A importância da automação dos serviços financeiros na empresa

A automação de serviços financeiros traz diversos benefícios para o negócio. Além disso, com tantas empresas investindo na prática, esse processo acaba se tornando uma exigência para os gestores que querem manter suas organizações competitivas. Colocamos abaixo os principais benefícios desse processo. Confira:

Agilizar processos e fluxos

Além de aumentar a velocidade em que os processos acontecem, os fluxos de atividades também ficam mais eficientes. Autorizações e verificações podem ser validadas de forma automática, sem a necessidade de passar por diferentes profissionais.

A troca de informações entre áreas e colaboradores também se torna mais ágil, uma vez que esses sistemas oferecem acesso para toda a organização. Dessa forma, a área financeira pode programar relatórios padrões que ficarão disponíveis para os profissionais de marketing e vendas, por exemplo.

Além disso, de forma geral, todas as tarefas se tornam mais rápidas. Feita por um computador, a emissão de notas fiscais de forma automática fica pronta em segundos, por exemplo, diferente do que acontece com uma pessoa.

Aumentar a segurança de dados

Uma característica comum em sistemas tecnológicos é a presença de diversas camadas de proteção que garantem a segurança dos dados do negócio. Eles contam com soluções de defesa contra ataques externos, como hackers que querem uma oportunidade de roubar informações confidenciais, como banco de dados de clientes ou dados bancários, por exemplo.

Além disso, existem soluções de segurança interna, como a possibilidade de criar diferentes tipos de acesso para visualizar, modificar, excluir ou adicionar informações nos dados da empresa. Dessa forma, cada funcionário tem acesso apenas ao que precisa para realizar seu trabalho e a organização não corre riscos de fraudes e ações de má-fé por parte dos funcionários.

Garantir a integridade da informação

Com cálculos e informações sendo geradas por sistemas computacionais, a integridade desse conteúdo é garantida. Não há possibilidades para erros de digitação ou falta de atenção que comprometam sua credibilidade.

Além disso, a realização de processos financeiros de forma automática gera consistência nas rotinas, ou seja, é uma garantia de que a maneira usada para executar uma tarefa será a mesma em todos os casos, respeitando as normas estabelecidas pela organização.

Outro ponto importante é a capacidade de armazenamento de um sistema automatizado. Eles geram históricos que podem ser usados para análises estratégicas na tomada de decisão, bem como em auditorias de negócio.

Reduzir erros e custos

Como falamos, a redução ou eliminação de erros nas tarefas financeiras é um dos principais benefícios da automação desses processos. Com esse resultado, a empresa elimina os custos gerados por tais falhas. Se os erros são reduzidos, não é mais necessário que profissionais da área refaçam tarefas, resultando em ganho de tempo para outras atividades, aumentando a produtividade e eficiência do time financeiro.

Além disso, os riscos de multas, juros e penalidades graves por parte do Governo são eliminados ou identificados e corrigidos de forma mais rápida, evitando os prejuízos que eles podem acarretar para o negócio.

Aumentar a competitividade da empresa

Com processos mais ágeis, times mais produtivos e maior eficiência na troca e armazenamento de informações, as empresas que adotam a automação de serviços aumentam sua competitividade no mercado.

No cenário atual, a velocidade com que atividades são feitas internamente impacta diretamente a sua capacidade de atender clientes e lidar com possíveis mudanças no mercado. Dessa forma, a estrutura da empresa fica pronta para atender à demanda na velocidade certa.

Assim, fica mais fácil fazer alterações e melhorias nos processos, que geram ainda mais resultados para o negócio. A manutenção e o comprometimento com o sistema criam um ciclo de inovação importante para que a organização se mantenha em constante melhoria, o que aumenta sua lucratividade.

Além disso, sistemas automatizados geram dados mais complexos e permitem a realização de análises mais profundas sobre o negócio, facilitando a identificação de pontos de melhorias e a produção de relatórios mais estratégicos e completos para os tomadores de decisão.

Acompanhar a evolução do mercado

Como falamos, a automação é um processo muito disseminado entre as mais diversas organizações. Além disso, o setor financeiro é o mais maduro em investimentos em TI, ou seja, as empresas já perceberam como esse processo é fundamental para o bom funcionamento de seus negócios. Dessa forma, é preciso adotar essa tecnologia para acompanhar a evolução do mercado e não ficar para trás.

Inclusive, esse é apenas um dos diversos investimentos em TI que as empresas estão realizando. Afinal, a tecnologia é cada vez mais empregada como chave para conquistar clientes e melhorar a estrutura dos negócios.

3. Como fazer a automação dos serviços financeiros na empresa

A realização da automação de serviços e processos dentro da organização deve ser feita de forma estratégica. Existem três passos fundamentais para que ela ocorra de forma eficiente: são eles o mapeamento de processos, a migração para ambiente eletrônico e a adoção de um sistema de gestão, nesse caso, o financeiro. Veja mais detalhes sobre eles:

1. Mapeamento de processos

O primeiro passo para automatizar as atividades do setor financeiro é justamente realizar um mapeamento completo de todas elas, os fluxos que são feitos entre os funcionários da área e também com outras áreas do negócio.

Esse é o principal passo para que sua automatização seja eficiente, afinal, caso ela seja configurada de forma errada, não funcionará como deve, gerando mais problemas do que benefícios para o time. Portanto, é fundamental realizar o mapeamento com calma e usar todos os funcionários da área para compreender todos os fluxos e tarefas.

Essa atividade não só viabiliza a automação, mas também permite que os gestores encontrem gargalos, falhas ou pontos que podem ser modificados, melhorando fluxos e processos.

2. Migração para ambiente eletrônico

Com atividades e fluxos mapeados, é preciso iniciar um processo de migração para um ambiente eletrônico, como um banco de dados. Os documentos físicos devem ser digitalizados e todo o arquivo em papel será transferido para um ambiente eletrônico, permitindo que o sistema automatizado faça consultas e retire informações desses itens.

Além disso, é preciso que os novos documentos sejam gerados já em ambiente eletrônico, evitando o uso de papel. Dessa forma, o banco de dados será alimentado de forma automática, sem retrabalhos de preparar algo em papel e ter que fazer sua digitalização e inclusão no banco de forma manual, já que esse processo não é eficiente.

Essa mudança é importante não só para que o sistema funcione de forma mais dinâmica, mas também para não correr o risco de perder informações em papel por erros ou falhas manuais, algo que a automação evita. Além disso, o acesso aos itens em ambiente digital é mais prático, uma vez que esses sistemas permitem buscas de forma inteligente.

Outro ponto a ser considerado quando se usa um ambiente digital é a necessidade de fazer backup na nuvem, ou seja, a realização de cópias dos dados em um ambiente online, a fim de garantir sua segurança em caso de problemas no sistema.

3. Adoção de um software de controle financeiro

O terceiro passo é a adoção do software de controle financeiro que viabiliza todo o processo de automação da área. Esse sistema permitirá que os processos mapeados — que não necessitam de contato manual e são repetitivos — sejam executados pelo programa e não mais pelos funcionários.

Existem diversos modelos de soluções disponíveis no mercado, desde programas mais simples que focam apenas uma frente da área financeira — como a emissão de notas fiscais — até soluções mais completas, que realizam a automação de sistemas de todo o mapeamento e auxiliam o time em sua adaptação.

4. Quais erros evitar durante a migração

Existem alguns erros comuns que as empresas cometem durante a migração das atividades financeira manuais para um sistema automatizado, que é preciso evitar. Colocamos abaixo essa lista para facilitar o seu processo.

Não dar atenção ao mapeamento de processos

Como falamos, esse é o processo mais importante da migração e deve ser feito com muita dedicação e colaboração. Muitas empresas acreditam que apenas os gestores devem participar desse levantamento e ele pode ser feito de forma superficial, achando que o software será inteligente o suficiente para gerar os benefícios para o negócio, mas isso não acontece.

Isso porque a automação é feita a partir de regras criadas, ou seja, o programa só realiza aquilo que ele é programado para fazer. Dessa forma, processos e fluxos que não forem “ensinados” ao sistema não serão feitos, causando problemas no funcionamento da área.

Muitos softwares especializados em sistemas financeiros já têm atividades padrão da área automatizadas de forma genérica, como um ambiente pronto para análise do fluxo de caixa, por exemplo. Entretanto, é preciso dizer todas as variáveis que devem ser levantadas para que ele reflita a realidade da empresa.

Portanto, é fundamental realizar um bom mapeamento, usando todo o time. Além disso, é preciso contratar um bom fornecedor, que seja capaz de auxiliar o time nesse processo de migração.

Não preparar os colaboradores para lidarem com as mudanças

Outro erro comum é não preparar os colaboradores para lidarem com o sistema e a nova estrutura criada. Para isso, o primeiro passo é identificar quais tarefas não serão mais necessárias, quem deixará de ter atividades e ganhará mais tempo e como esses profissionais podem continuar produzindo por meio da definição de tarefas que poderão ser realizadas nesse ganho de tempo.

É preciso repensar a forma como os colaboradores interagem e realizam suas funções, permitindo que eles continuem contribuindo para os resultados do negócio, agora, de forma mais estratégica. Além disso, é fundamental treiná-los para usar o sistema. Esse deve ser um serviço garantido pelo seu fornecedor, bem como o oferecimento de suporte para futuras dúvidas e problemas.

Pensar que o software vai fazer todo o processo

Como falamos, o software deve ser preparado para realizar as tarefas repetitivas e que podem ser realizadas por um sistema. Existem atividades que ainda devem ser feitas por colaboradores, logo, é preciso alinhar essa expectativa com o time.

Acreditar que todos os softwares são iguais

Outro erro muito frequente é encontrar empresas insatisfeitas com sua automação de sistemas porque contrataram um fornecedor de baixa qualidade. Existem muitas opções no mercado, porém, é preciso escolher uma que atenda às suas necessidades e ofereça garantias de qualidade.

Como falamos, existem softwares focados em atividades financeiras específicas, ou seja, não é possível realizar todos os fluxos que foram mapeados, bem como aproveitar os resultados de uma automação completa.

Algumas empresas começam com processo mais simples, automatizando atividades com maior prioridade. Uma vez que o time já está acostumado com o sistema, a automação é ampliada, melhorando ainda mais os resultados da área.

Escolher um fornecedor somente pelo preço

A escolha de um fornecedor e sua solução nunca deve ser feita apenas por preço. A análise sempre deve ser feita com base em custo-benefício oferecido, além de atender a todas as necessidades da empresa. Falamos mais como realizar essa decisão no próximo tópico.

5. Como escolher a tecnologia e o fornecedor ideal

Como falamos, a escolha da tecnologia adotada pela empresa, bem como seu fornecedor deve ser feita com fatores além do preço. Essas empresas funcionam como parceiros do negócio e farão parte do dia a dia do time. Para facilitar esse processo, confira a seguir uma lista dos fatores que devem ser avaliados em sua escolha:

Capacidade de atendimento

Antes de mais nada, é preciso avaliar se o software tem todas as funcionalidades que a empresa procura e é capaz de atender às suas necessidades. Para isso, é possível entrar em contato com seus vendedores, realizar demonstrações e pedir apresentações completas sobre o serviço oferecido e o sistema de gestão.

Qualidade de serviço

Outro ponto importante é fazer uma avaliação do sistema em si. O software é estável? Serão feitas atualizações e correções de erros? Qual a frequência de problemas atual? Como o time de desenvolvimento está trabalhando na solução? Esse entendimento mostra se o sistema tem qualidade e se seu desenvolvimento será feito conforme as demais tecnologias do mercado.

Referências de trabalho

Uma dica importante é entrar em contato com outras empresas que usam o sistema e pedir feedback sobre a ferramenta e também sobre o relacionamento com o fornecedor. Além disso, é possível buscar avaliações na página da empresa e em sites como o Reclame Aqui.

Oferecimento de treinamento

Como falamos, é preciso treinar e preparar o time para o processo de migração de uma estrutura manual para um ambiente automatizado. É fundamental que o fornecedor ofereça treinamentos para todos os colaboradores, bem como tenha um time dedicado para solucionar dúvidas.

Esse ponto é muito importante, uma vez que algumas empresas cobram por esse tipo de auxílio, tornando seu serviço mais caro que outras opções. Além disso, não receber o treinamento adequado pode resultar em erros de uso do sistema e prejuízos para o negócio.

Garantia de suporte

Por fim, quando se adota uma solução tecnológica, é fundamental que o fornecedor tenha um bom suporte para lidar com falhas e possíveis problemas de software. Além disso, é necessário que ele esteja disponível para uso de forma satisfatória.

Algumas empresas oferecem suporte apenas durante alguns dias da semana, por número limitado de horas, enquanto outras disponibilizam o benefício de forma contínua. Adicionalmente, se algumas resolvem problemas em alguns minutos, outras podem levar dias, o que compromete a eficiência da empresa.

Portanto, é essencial questionar sobre a disponibilidade do suporte, bem como o tempo médio de atendimento de um problema. Solicite exemplos reais e diferentes situações, a fim de aumentar a segurança em contratar o fornecedor.

6. Esse é o momento de começar

Fica evidente que a automação de serviços é uma necessidade para qualquer organização, não apenas no ambiente financeiro, mas também em outras frentes do negócio, como marketing, vendas e logística de entregas. Os benefícios dessa prática são diversos, contribuindo tanto para a redução e eliminação de erros quanto para a criação de um ambiente mais eficiente e otimizado, que facilita a expansão saudável do negócio.

Realizar o processo de automação de serviços financeiros na empresa não é uma tarefa simples, porém, existem formas de garantir uma boa transição, como a busca por parceiros experientes. Lembre-se de que a escolha de um fornecedor deve ser feita de forma estratégia. É preciso avaliar referências de qualidade e o custo-benefício oferecido. Além disso, escolha empresas que queiram ter uma boa comunicação, criando uma relação de ganho para os dois negócios.

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