Utilizar ferramentas mais intuitivas e visuais pode ajudar muito no gerenciamento dos projetos das empresas, principalmente na resolução de problemas persistentes. Neste post, vamos conhecer o Diagrama de Ishikawa, um sistema gráfico bastante utilizado por administradores.

Essa técnica permite estruturar hierarquicamente os motivos de determinados problemas e estabelecer possíveis resoluções de forma mais ágil. A grande vantagem do diagrama é a ordenada apresentação de causas e efeitos conectados à rotina produtiva da instituição. Vamos conhecer mais sobre esse sistema. Confira!

O que é o Diagrama de Ishikawa?

A metodologia foi criada em 1953 por Kaoru Ishikawa, então professor da Universidade de Tóquio, com o objetivo de sintetizar as contribuições dos engenheiros de uma fábrica. Também conhecido como espinha de peixe ou diagrama de causa e efeito, a criação do professor Ishikawa se tornou um modelo referencial teórico crucial para a tomada de decisões — a prova disso é a sua relevância, que se mantém intacta há décadas.

É uma ferramenta gráfica versátil que possibilita a exploração e a representação de opiniões sobre variações na qualidade dos processos e a análise aprofundada de problemas organizacionais diversos. É essencial, também, para apresentar a relação existente entre os efeitos de determinados processos e as causas que afetam a produtividade.

Funciona da seguinte forma: uma linha, acompanhada de uma seta, é traçada — apontando para o problema que será estudado. Depois, seis linhas são adicionadas, representando os 6 Ms:

• método;
• medição;
• mão de obra;
• meio ambiente;
• matéria-prima;
• máquinas.

Dependendo do autor, podem ser considerados apenas 4 Ms (método, matéria-prima, mão de obra e máquinas). Cada uma dessas variáveis será testada até a solução da adversidade. Segundo Marcus Possi, em seu livro "Gerenciamento de Projetos — Guia do Profissional", alguns pontos fortes do diagrama são:

• capacidade otimizada de levantamento de direcionadores;
• bom instrumento de comunicação de ideias;
• possibilita estabelecer relações entre efeitos e causas;
• detalhamento dos processos.

Quando utilizar?

O diagrama deve ser utilizado sempre que for necessária a identificação dos motivos de problemas nos processos empresariais. Com a utilização desse método, é possível obter uma visualização mais nítida das relações entre causas e efeitos e identificar as prioridades dos gestores.

Ishikawa trabalhou com o conceito de causa raiz, a origem dos contratempos de um processo da organização. A principal função do diagrama é, portanto, eliminar essa causa raiz. Para isso, a técnica foi desenvolvida para mapear as dificuldades e facilitar as resoluções. O procedimento funciona de modo a identificar o problema a ser analisado e suas causas primárias. É importante notar que, para cada causa primária, pode haver causas secundárias e assim sucessivamente.

O que é o PDCA?

O Diagrama de Ishikawa é utilizado em conjunto com o PDCA, principalmente em sua fase inicial de planejamento (plan) — as outras são do (fazer, executar), check (analisar, checar) e act (agir). Um importante método de gerenciamento, o PDCA é um ciclo administrativo destinado a ajudar no planejamento de tarefas e na disciplina geral das organizações.

Vamos conhecer mais sobre as quatro etapas do processo.

Plan (planejar)

Para garantir uma execução satisfatória dos procedimentos organizacionais, é necessário planejar as atividades, assim como delimitar as metas e os colaboradores responsáveis. A grande vantagem do PDCA é a versatilidade, o que garante uma aplicação personalizada do processo de melhoria contínua.

Do (executar)

É a realização das tarefas determinadas de acordo com o que foi acordado e definido na primeira etapa. Inclui a coleta de dados e de performance.

Check (analisar)

Essa é a fase crítica, de monitoria e avaliação geral. Os resultados colhidos na execução são comparados ao que foi definido na etapa de planejamento e ocorre, então, a análise sobre o que foi efetivamente cumprido e o que ainda pode ser melhorado. Se mesmo assim houver falhas no processo, é necessário mais um passo

Act (agir)

Última fase, em que são apontadas soluções para os problemas que surgirem na análise.

Como aplicar o Diagrama de Ishikawa?

O passo a passo para realizar o seu próprio sistema de causa e efeito, em conjunto com as técnicas do PDCA, é simples. Vamos conhecer as etapas abaixo.

Defina o problema a ser analisado

Para iniciar a execução, é preciso que os gestores selecionem os problemas que apresentam os maiores riscos à empresa no momento da análise. Trabalhar com uma causa-raiz específica é o mais indicado, pois evita soluções genéricas e paliativas que apenas prolonguem os danos.

Crie o diagrama com os espaços destinados às causas

Uma simples folha de papel para começar o esboço é um bom início, tendo em mente os 6Ms já abordados. O rascunho começa com a cabeça da espinha de peixe, delimitando o escolhido A partir da linha principal, linhas menores devem ser desenvolvidas com as possíveis causas.

A dica da abordar adversidades específicas na primeira etapa é especialmente valiosa agora, pois facilita guardar o espaço necessário para as causas.

Promova um brainstorming

O termo, que designa uma espécie de "chuva" de ideias, já é conhecido e aplicado em diversos tipos de negócio. Trata-se de uma reunião com os colaboradores para levantar ideias e possíveis soluções para as dificuldades já destacadas nos passos iniciais. A pergunta principal para nortear esse encontro é "por que ocorre esse problema?".

Verifique cada categoria e crie subgrupos

Vamos supor que uma categoria identificada como fonte de contratempos é "máquinas". Além das próprias ferramentas de trabalho, subcausas da fonte podem ser "manutenção" e "atualização", por exemplo. As subcausas são os indícios que apontam para o problema central.

Faça uma análise completa e defina seu plano de ação

A razão principal de danos e gargalos na empresa foi encontrada? Então, é hora de aplicar as resoluções sugeridas nos passos anteriores. É essencial analisar todas as ideias coletadas e a definição dos problemas que serão tratados como prioridade. Após essa análise, é hora de agir com rigor para otimizar os processos da empresa o quanto antes.

Um estudo sobre os danos causados a operários em uma indústria é um exemplo prático para a aplicação do diagrama. Um dos problemas para recorrentes acidentes pode estar em um dos Ms, como máquinas (equipamentos sem manutenção adequada ou defasados) ou método (como falta de proteção adequada em serviços realizados em construção civil).

Outra aplicação interessante pode ser realizada levando em consideração um índice elevado de reprovações em uma escola. Um dos Ms que explicaria a situação é a mão de obra — professores desmotivados ou pouco qualificados. Do mesmo modo, matéria-prima poderia ser um dos fatores (livros desatualizados ou confusos demais em relação à faixa etária dos alunos).

Como foi possível perceber neste post, o Diagrama de Ishikawa é um método versátil, mas poderoso de resolução de adversidades. Com uma interface intuitiva e nomenclaturas simples, é uma metodologia que ainda vai se manter relevante por muitos anos.

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