A comunicação interna é essencial para a organização de uma empresa, visto que, por meio dela, as pessoas podem trocar informações, compartilhar dados e construir novas soluções para os desafios do dia a dia.

Entretanto, se a comunicação interna não estiver bem estruturada, os desentendimentos entre a equipe começam a aparecer. Dessa forma, as reuniões, os projetos e a produtividade de um setor inteiro (ou até mesmo de toda a empresa), poderão ser prejudicados.

Evitar que isso aconteça é mais simples do que parece e, por meio da tecnologia, essa tarefa pode ser ainda mais efetiva. Veja a seguir como ter uma comunicação interna mais efetiva usando a tecnologia em cinco passos.

Passo 1: Faça um bom uso do e-mail corporativo

O e-mail corporativo é, sem dúvidas, a ferramenta mais usada pelas empresas hoje em dia. O favoritismo se justifica pelo baixo custo de manutenção de um e-mail e, também, pela praticidade dessa ferramenta: é possível customizar a mensagem a ser enviada e comunicar-se com um grande número de pessoas. Além disso, toda a comunicação é feita praticamente em tempo real.

Existem no mercado diversas opções para a adoção dos e-mails corporativos. Há pacotes do Office 365, do Google e também da IBM que oferecem, além do serviço de e-mail, várias outras facilidades para o ambiente corporativo.

Mas, se a sua empresa já possui um e-mail corporativo, o que seria, exatamente, fazer um bom uso dele?

Basicamente, o e-mail deve ser utilizado como um veículo de informações importantes, evite criar e-mails que poderiam ser substituídos por uma rápida conversa com o colega de trabalho. Da mesma maneira, não envie e-mails muito longos, pois isso dificulta a leitura e pode comprometer o entendimento da mensagem que precisa ser transmitida.

Passo 2: Armazene documentos na nuvem

Se a sua empresa precisa de uma comunicação interna mais ágil e integrada, armazenar documentos na nuvem pode ser uma boa alternativa. A tecnologia de armazenamento em nuvem permite que você e toda a sua equipe acessem os arquivos, fotos e documentos a qualquer hora e de qualquer lugar do mundo, basta que vocês estejam conectados.

Além de reduzir os custos internos com a manutenção de arquivos físicos, o armazenamento em nuvem torna os documentos mais disponíveis, já que eles podem ser visualizados, modificados e também criados simultaneamente por várias pessoas da equipe. Isso torna o processo de comunicação ainda mais rápido e descomplicado.

Vale a pena lembrar que o armazenamento na nuvem é muito seguro e pode ser usado para guardar qualquer tipo de documento, incluindo aqueles que contêm informações sigilosas.

Passo 3: Use aplicativos de mensagens instantâneas

Os aplicativos de mensagens instantâneas, como o próprio nome diz, ajudam a tornar a comunicação interna de uma empresa mais imediata. Devido à facilidade de uso, e também ao custo baixo de implantação, os aplicativos de mensagens instantâneas tornaram-se muito populares em grande parte das empresas.

Atualmente, existem no mercado diversos programas que podem ser utilizados pelas empresas em sua comunicação interna. Um exemplo é o Skype for Business, que pode ser acessado por meio de um computador (notebook ou desktop) e também por dispositivos móveis, como é o caso de tablets e smartphones.

Um outro aplicativo de mensagens instantâneas bastante usado nas grandes empresas é o Office 365, que oferece aos usuários um pacote completo para a comunicação interna, contemplando e-mail corporativo, o armazenamento de documentos na nuvem e videoconferências em alta definição (HD).

Por meio desses aplicativos é possível fazer reuniões remotas, com pessoas que estejam em outras cidades ou até mesmo em países diferentes. Essa facilidade reduz os custos com deslocamento, aumentando a disponibilidade da equipe, que poderá se conectar independentemente do local em que estiver.

Passo 4: Use a intranet a seu favor

Se antigamente a comunicação interna era estruturada em um sistema top-down, em que todas as informações que circulavam internamente eram fornecidas pela alta diretoria; nos dias de hoje, as notícias podem ser criadas e reproduzidas por qualquer um dos funcionários, independentemente do cargo que ele ocupa.

É neste cenário de convergência e multi produção informativa que a intranet assume um papel fundamental para a comunicação interna. Além de conter informações oficiais sobre projetos, benefícios e outras notícias de interesse da equipe, a intranet deve ser um espaço colaborativo.

Dessa maneira, é importante que a empresa estimule a participação de seus colaboradores, permitindo que eles tenham um canal aberto para perguntas e também possam enviar conteúdos que eles mesmos produziram, como textos e fotos, por exemplo.

Isso aumenta o engajamento do time e faz com que a intranet torne-se cada vez mais próxima das pessoas que a acessam.

Passo 5: Aproveite o poder da TV corporativa

Segundo o último relatório produzido pela empresa Cisco, em 2019, 80% do tráfego da internet de todo o mundo será de vídeos. Mas, o que isso tem a ver com a comunicação interna da sua empresa?

Basta pensar na TV corporativa e como ela é estruturada. Composta majoritariamente por vídeos, a TV corporativa é um ótimo recurso de comunicação interna, visto que transmite informações de modo rápido e preciso e, dessa maneira, consegue engajar com mais facilidade o seu público.

Além de fazer a informação circular nos principais corredores da empresa, nas recepções e elevadores, a TV corporativa também pode ter o seu conteúdo publicado na internet. Isso possibilita que outros colaboradores, lotados em unidades diferentes, tenham acesso ao conteúdo da TV corporativa.

Como você viu, a tecnologia pode ser uma grande aliada da comunicação interna nas empresas. Pois, a cada dia, as novas tecnologias proporcionam maneiras diferentes para transformar a comunicação interna das empresas em algo ainda mais efetivo e participativo.

Para que os recursos tecnológicos funcionem e deem o retorno esperado, a organização precisa conhecer bem quem faz parte dela e, dessa maneira, escolher as melhores ferramentas de comunicação, que sejam mais aderentes à realidade dessas pessoas.

Também é importante lembrar que, sempre que uma nova tecnologia é adotada, é comum que haja resistência por parte de alguns indivíduos. Entretanto, é papel da comunicação interna reforçar os benefícios da nova ferramenta para o dia a dia de trabalho das pessoas, apontando como ela irá facilitar as tarefas e aumentar a produtividade.

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