O bom compartilhamento de informações nas empresas é fundamental para manter processos funcionando de forma correta e um ambiente produtivo nas organizações. Para ter sucesso nesse desafio, é preciso saber o que é SharePoint e como usar essa ferramenta no seu negócio.

Criado pela Microsoft, o SharePoint é uma solução que permite o compartilhamento de informações relevantes de maneira diferenciada e benéfica dentro das organizações. Graças a ele, é possível, por exemplo, simplificar processos do cotidiano do negócio, aumentar a comunicação interna e elevar a produtividade dos colaboradores.

Pensando nisso, colocamos neste post as principais informações sobre o que é SharePoint, como essa ferramenta pode ser usada nas organizações, os benefícios gerados por ela e como funciona sua implementação. Continue lendo para conferir!

O que é SharePoint?

O SharePoint é uma plataforma de aplicação web multifacetada, criada pela Microsoft, com o objetivo de atender a demanda por melhores soluções de comunicação corporativa. Dessa forma, ela pode ser usada como portal corporativo, intranet, extranet, ambiente de gestão de informações, projetos, fluxos de trabalho e equipes.

O ambiente pode ser personalizado conforme as necessidades da empresa. A ferramenta faz parte do Office 365 e pode ser adquirida em três formatos, desde uma versão simples para pequenas empresas, até uma mais avançada para as grandes organizações. Independentemente da versão selecionada, não é necessário fazer downloads de sistemas, todo o ambiente é virtual, sendo acessado em navegadores comuns.

Seu funcionamento gira em torno da construção de sites ou páginas na web que ficam armazenadas dentro desse ambiente, onde apenas as pessoas da organização pode acessar — como uma intranet comum. Eles têm diferentes layouts e funcionalidades, podendo ser apenas notícias para comunicar um grupo de pessoas, ou projetos para gerenciar um trabalho específico.

O sistema é bem desenvolvido e tem uma interface simples e dinâmica, onde todos os profissionais, mesmo os mais leigos em tecnologia, conseguem criar comunicados, projetos e gerenciar suas atividades. Todos os processos, desde cadastro de usuário até a criação de sites, contam com treinamentos e passos bem definidos para sua execução.

Atualmente, são mais de 200 mil empresas usando a solução e 190 milhões de usuários espalhados pelo mundo — o que mostra a eficiência da solução.​

Como ela pode ser usada na empresa?

As funcionalidades do SharePoint são diversas. Com todas elas, é possível compartilhar e gerenciar conteúdos, conhecimento e aplicativos para promover um ambiente eficiente na organização. Colocamos abaixo as principais delas para você entender o poder dessa ferramenta. Confira abaixo.

Criação de sites

Uma das maiores características do SharePoint é que ele permite a criação de diversos sites voltados para cada equipe ou para cada necessidade. Um determinado projeto, por exemplo, pode ter um site específico compartilhado com o time.

Além de estabelecer uma data limite, é possível adicionar listas, documentos e outras informações importantes para a execução da atividade em questão. O site pode ser compartilhado com pessoas específicas e autorizadas, de modo a garantir uma comunicação interna adequada.

Os sites também podem ser criados como páginas de notícias para os demais colaboradores. Dessa forma, o time de RH poderia, por exemplo, criar um comunicado oficial para os membros da empresa e divulgá-los na página de notícias da organização — item que vamos discutir a seguir.

Página de notícias corporativas

A primeira página do SharePoint é a home de notícias, e ali é possível encontrar as seguintes sessões:

• notícias de site: mostram as atualizações dos sites seguidos ou visitados com frequência pelo usuário;
• sites frequentes: apresentam as atualizações dos sites mais visitados pelo usuário;
• sites sugeridos: recomendações feitas pelo Microsoft Graph baseadas no histórico de visitas do usuário.

Fica evidente que a experiência para cada usuário é diferente, uma vez que a plataforma é inteligente o suficiente para usar os dados de navegação de cada membro da equipe e personalizar sua página inicial.​

Acesso personalizado

Outro item presente na interface do SharePoint é um menu de navegação que dá acesso as seguintes opções para o usuário:

• seguindo: apresenta todos os sites que o usuário está seguindo, normalmente são as páginas da equipe ou outros grupos de trabalho;
• recente: mostra os sites visitados recentemente pelo usuário;
• destaques: apresenta os sites que a organização deseja destacar, como os comunicados oficiais e ações promocionais do time.

Busca avançada de páginas

A plataforma também tem um ambiente de busca — como uma barra normal de pesquisa, onde os usuários podem buscar por sites específicos que precisam e não estão listados em seu acesso personalizado.

Colaboração em sites

Outra funcionalidade importante do SharePoint é que seu conteúdo pode ser compartilhado com pessoas específicas e o dono do site pode determinar se elas têm autorização para colaborar com o conteúdo.

Isso é importante na produção de projetos em equipe, quando mais de um colaborador precisam trabalhar ao mesmo tempo em um documento. Além disso, normalmente, é preciso fazer atualizações de progressos de cada atividade.

Sincronização

Como falamos, o acesso à plataforma pode ser feito diretamente no ambiente digital, sem a necessidade de fazer downloads e instalações em computadores e outros dispositivos dos usuários. Porém, algumas pessoas preferem usar os arquivos fora desse ambiente.

Para solucionar isso, é possível fazer o download do aplicativo em seus dispositivos. A edição e uso dos itens é feita fora do ambiente digital e os dados são sincronizados de forma automática, basta que o dispositivo seja conectado à internet.

Aplicativo SharePoint

Por fim, o SharePoint disponibiliza para seus usuários um aplicativo móvel, permitindo que os colaboradores acessem documentos, notícias e novidades sempre que precisarem. O app tem versão para Android, Windows Phone e Apple.

Quais os benefícios de adotar a ferramenta?

Fica evidente que a plataforma proporciona diversos benefícios para qualquer empresa. Colocamos abaixo as principais vantagens que o SharePoint oferece.

Possibilidade de integração

Sendo uma das mais importantes ferramentas da Microsoft, o SharePoint também tem como forte característica a possibilidade de integração com diversos recursos. Além de poder ser integrado a qualquer recurso do Office, por exemplo, ele também permite integração com o Outlook e com outros serviços.

Isso unifica e centraliza a comunicação, permitindo que tudo fique em um mesmo lugar. Para o compartilhamento de informações corporativas, a grande diferença é que essa característica favorece ainda mais a troca de dados.

Trata-se de uma planilha, um documento ou mesmo um contato de e-mail, o compartilhamento é simplificado graças a essa integração. Com isso, é possível estimular cada vez mais a comunicação.

Conta com muita flexibilidade

O compartilhamento de informações corporativas não é sempre igual. Em um determinado momento, um arquivo precisa estar disponível para poucas pessoas, enquanto, em outro momento, é necessário criar uma biblioteca disponível para uma equipe muito maior.

Se antes isso significava a aquisição de soluções diferentes para situações distintas, com o SharePoint, a mudança de compartilhamento se deve graças à flexibilidade que ele oferece. Com uma mesma solução, é possível ter acesso a possibilidades diversas para a distribuição de informações de interesse, o que simplifica o uso desse recurso.

Além disso, tanta flexibilidade também colabora para que a corporação tenha as suas necessidades de compartilhamento atendidas. Isso gera menos ruídos na comunicação interna ao tornar a distribuição mais simplificada.

Aumenta a segurança de dados

Uma das preocupações quando o assunto é o compartilhamento das informações corporativas é a segurança. O receio de ter dados importantes interceptados por pessoas não autorizadas é um problema que, algumas vezes, impede o negócio partilhar aquilo que pode ser considerado sensível ou confidencial.

Porém, o SharePoint muda esse panorama por dois motivos. O primeiro é que ele garante o compartilhamento com pessoas específicas, de modo a impedir membros da própria organização de terem acesso a dados que não deveriam.

Dados mais importantes e estratégicos, por exemplo, podem ser limitados à gerência, enquanto informações sobre clientes podem ser compartilhadas com mais pessoas de interesse.

O segundo motivo é que essa é uma solução robusta, inclusive do ponto de vista de segurança. Com a expertise da Microsoft, há uma construção de segurança em várias camadas, o que reduz significativamente os riscos de qualquer dado sofrer ataques ou interceptações indevidas.

Favorece o compartilhamento com a mobilidade

Há algum tempo, o compartilhamento de informações corporativas acontecia apenas dentro do próprio negócio, em seus equipamentos e servidores. Porém, com o avanço da computação em nuvem, isso vem mudando. Nesse sentido, o SharePoint também muda esse recurso por oferecer mobilidade.

Ao oferecer conectividade móvel, é permitido que as pessoas autorizadas enviem e acessem documentos de onde quer que estejam, o que dinamiza a troca de informações como um todo.

Graças aos níveis de segurança oferecidos pela solução, essa é uma possibilidade que pode ser utilizada sem maiores preocupações de modo a estimular a troca de informações de maneira contínua.

Inclusive, a presença da nuvem também permite a integração com diversos dispositivos, o que colabora para aumentar a disponibilidade das informações.

Facilidade o acesso a dados e informações

Muitas soluções de comunicação e compartilhamento de informações corporativas são complexas e exigem um treinamento extenso e limitado. Com o SharePoint, por outro lado, acontece justamente o contrário: os dados são acessados facilmente e de maneira intuitiva.

É possível, por exemplo, organizar os documentos em bibliotecas, assim como é possível fazer o compartilhamento de soluções integradas. Dá, por exemplo, para exportar dados de um CRM e garantir o acesso das pessoas de interesse, como os vendedores. Bastam apenas alguns cliques e eles estarão diante de informações relevantes para que consigam realizar as vendas de maneira mais adequada.

Além de tudo, é fácil criar e até mesmo personalizar os sites intra e extranet, o que torna o compartilhamento mais prático. Isso também democratiza o acesso à informação e permite um melhor aproveitamento de dados.

Fomenta a colaboração entre times

Uma das grandes mudanças no compartilhamento de informações corporativas que o SharePoint causa, é que ele permite não apenas a distribuição de dados, mas também a colaboração de maneira geral.

Justamente por contar com a nuvem, essa solução permite que sejam implantadas situações como a coautoria e a elaboração colaborativa de documentos. Isso pode acontecer simultaneamente e a possibilidade de escolher quem pode editar o arquivo aumenta a confiabilidade de dados.

Mais do que apenas divulgar as informações prontas, portanto, essa solução permite a construção de dados e de documentos de maneira a integrar a equipe e estimular a participação.

O SharePoint da Microsoft oferece não apenas flexibilidade e integração, mas também segurança, mobilidade e colaboração na hora do compartilhamento de informações corporativas. Assim, é a comunicação interna que sai ganhando, levando o negócio a desenvolver melhores níveis produtivos.

Cria um ambiente corporativo eficiente

Por fim, todos esses benefícios resultam no melhor ganho que qualquer empresa pode ter: um ambiente corporativo eficiente. O SharePoint faz com que os times trabalhem alinhados, dentro de prazos e com acesso facilitado à informação.

O ambiente também fomenta o compartilhamento e interação dos membros da empresa, funcionando como uma rede social corporativa para eles. Nesse meio, é possível que eles fiquem sabendo sobre outros projetos, novidades, conquistas e desafios da organização, participando mais. Isso é importante para criar uma cultura de colaboração e repartição eficiente.

Como implementar a solução?

Agora que você já conhece melhor a solução SharePoint e seus benefícios, provavelmente está se perguntando sobre como implementá-la em sua organização, certo? Para isso, é indicado procurar por um parceiro Microsoft na sua região.

Por ser uma organização global de tecnologia, a Microsoft usa um sistema de parcerias com empresas certificadas para a venda de suas soluções — sendo o SharePoint uma delas. Elas ajudam os clientes a identificar suas necessidades de TI e encontrar as melhores ferramentas Microsoft para seu ambiente, dando suporte em todo o processo.

Por isso, o ideal é procurar por um desses parceiros para começar o seu projeto.​ Com ajuda de um parceiro, você vai identificar qual a melhor versão do SharePoint para sua empresa e como deve ser o processo de implementação e adaptação do time para ter sucesso usando a ferramenta.

Agora que você já sabe o que é SharePoint e como essa ferramenta ajuda as empresas em sua comunicação, acha que é o momento de adotá-la no seu negócio? Então, entre em contato com a Softline, parceira oficial Microsoft, e veja como podemos ajudar nesse sentido.